Avis de recrutement : IRC recrute un(e) Responsable des Ressources Humaines et de l’Administration, Kampala, Ouganda
ARRIÈRE-PLAN:
L’International Rescue Committee (IRC) est l’une des principales agences mondiales de réponse aux crises, fournissant une aide vitale et soutenant le rétablissement et la reconstruction des personnes touchées par la guerre et les catastrophes naturelles. Actif dans les domaines de la santé publique, de l’éducation, des moyens de subsistance, de l’autonomisation des femmes, du développement de la jeunesse, ainsi que de la protection et de la promotion des droits, IRC aide les personnes en danger jusqu’à leur domicile.
L’IRC a été enregistré en Ouganda au milieu de 1998 et met en œuvre des activités de réadaptation dans les secteurs de la protection et du développement de l’enfance et de la jeunesse, de la santé, du redressement et du développement économiques ainsi que de la protection et de l’autonomisation des femmes, tout en contribuant à la réponse à la situation des réfugiés du Sud-Soudan. IRC Ouganda a un siège social à Kampala et des bureaux extérieurs à Lamwo, Kiryandongo, Moroto, Kyaka et West Nile.
ÉTENDUE DES TRAVAUX :
En étroite consultation avec le coordonnateur adjoint des ressources humaines, le responsable des ressources humaines et de l’administration contribue à la mise en œuvre des politiques de gestion des ressources humaines, assume la responsabilité spécifique du lancement du plan de développement des ressources humaines à partir du système de gestion de la performance et en assure le suivi pour assurer la disponibilité des ressources humaines. un mélange adéquat de compétences et de compétences requises pour mettre en œuvre la stratégie de l’IRC. De plus, le titulaire du poste assume la responsabilité de l’administration du système d’information, des pratiques et de la politique RH à travers la documentation, la saisie et la gestion des données conformément à la stratégie et aux objectifs RH de l’IRC. Le titulaire du poste pourra être appelé, selon les besoins, à soutenir l’équipe d’intervention d’urgence en cas de crise humanitaire.
DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :
Conformément aux politiques et procédures de l’IRC, le responsable RH et administration sera spécifiquement responsable des tâches suivantes :
- Participer à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’examen des plans et politiques de ressources humaines.
- Participer à l’élaboration du budget RH et suivre sa mise en œuvre conformément au plan RH et faciliter les événements/ateliers liés aux ressources humaines.
- Coordonner l’ensemble du processus de recrutement et fournir un soutien au processus.
- Emmenez tous les nouveaux employés suivre une orientation à travers le matériel du pack d’intégration IRC, le manuel RH, l’organigramme et la formation IRC Way, entre autres.
- Responsable de la révision des descriptions de poste ; travailler en étroite collaboration avec les chefs de département et les supérieurs hiérarchiques respectifs pour garantir la clarté des rôles et éviter les duplications.
- Saisir les données sur les mises à jour des congés du personnel et produire des mises à jour mensuelles sur les soldes et suivre celles du personnel de terrain et s’assurer que des mises à jour trimestrielles sur les soldes sont fournies au personnel avant le 15 ème jour du mois.
- Fournir un soutien administratif dans la préparation et la mise en œuvre d’ateliers/séminaires et de fonctions RH.
- Coordonner les formations du personnel pour inclure des formations en ligne obligatoires pour le nouveau personnel.
- Mettre à jour et garantir que tous les employés sont dûment enregistrés auprès de la Caisse nationale de sécurité sociale (NSSF) et que leurs dossiers/cotisations sont mis à jour et soumis au service financier pour la préparation de la paie avant le 15ème jour du mois.
- Assurer la mise à jour régulière des dossiers des employés dans les fichiers, y compris le soutien aux bureaux extérieurs.
- Effectuer le suivi des feuilles de temps et produire des mises à jour mensuelles partagées avec le personnel avant le 10e jour du mois.
- Effectuer le suivi du statut de cessation de service et des documents relatifs à la cessation de service dans le mois suivant la cessation de service.
- Gérer l’approvisionnement de toutes les demandes de papeterie et d’achat de tout le service RH et effectuer les réapprovisionnements sur une base trimestrielle.
- Soutenir le processus de sourcing des consultants, participer aux réunions de sélection, à la communication et à la mise à jour de la banque de données des consultants, et maintenir un dossier de leur documentation (travaux en cours et accords).
- Procurez-vous des identifiants pour le personnel dans les 5 jours suivant votre adhésion.
- Organisez des discussions d’inspiration pour le personnel sur une base trimestrielle.
- Encourager les membres du personnel à défendre les valeurs et les principes de l’IRC sur leur lieu de travail ainsi que dans leur environnement.
- Assurer le bon déroulement de toutes les activités de la section administrative du bureau pays – Kampala.
- Veiller à ce que les bureaux du personnel soient toujours propres et à ce que tous les éléments défectueux soient réparés immédiatement.
- Assurez-vous que le personnel utilise efficacement la machine du système biométrique et que des rapports sont générés mensuellement et partagés avec votre superviseur pour suivre les progrès du système.
- Superviser toutes les réparations et travaux dans les bureaux de Kampala.
- Assurez-vous que la chambre de bébé est toujours propre, afin de fournir un environnement sûr aux mères et aux bébés.
- Veiller à ce que les exigences et procédures en matière de santé et de sécurité au travail soient en place.
Gestion des propriétés/installations.
- Assurer la liaison avec le propriétaire pour l’entretien général des locaux du bureau de pays, gérer les actifs et les équipements des installations (environnement de travail physique) et veiller à ce qu’ils soient sécurisés et utilisés efficacement.
- En liaison avec l’équipe Supply Chain, élaborer un calendrier de tous les contrats de location pour les différentes résidences et bureaux et suivre la date d’échéance du loyer.
- Recevoir et traiter toutes les demandes de biens et services liés à la gestion immobilière.
- Veiller à ce que des documents précis tels que les demandes d’achat et les spécifications détaillées soient fournis à la section de la chaîne d’approvisionnement pour action et assurer la liaison avec l’équipe de la chaîne d’approvisionnement pour l’achat et la livraison en temps opportun des biens et services concernant les installations de bureau, y compris les fournitures de papeterie et l’administration globale du bureau. gestion.
- Suivi des questions IRC liées à la fourniture de services sur les services publics comme l’eau et l’électricité.
- Participer à la préparation de la documentation pour inclure les contrats de location, les rappels aux propriétaires et la gestion des résiliations de location, des réparations et des transferts.
- Participer à la préparation des plans d’approvisionnement pour les fournitures de bureau.
- Suivre et maintenir une base de données principale à jour pour tous les biens du programme national.
- Veiller à ce que les dépôts de garantie attachés aux contrats de location soient suivis et récupérés à l’expiration du contrat de location.
Gestion des ressources humaines
- Superviser les agents des ressources humaines et de l’administration, l’assistant, la réceptionniste et les nettoyeurs.
- En consultation avec votre superviseur, évaluez les besoins en capacités de l’équipe pour organiser des formations dans le but de renforcer les capacités de l’équipe.
- Gérez la performance de l’équipe que vous supervisez et assurez-vous qu’elle atteint ses objectifs comme prévu.
( Exécuter d’autres tâches pertinentes assignées (de nature similaire ou connexes et dans l’intérêt de l’organisation).
Profil
EXIGENCES:
Éducation
- Licence en gestion des ressources humaines ou en sciences sociales.
- Une certification professionnelle en RH est hautement souhaitable.
- Une maîtrise dans un domaine pertinent sera un atout supplémentaire.
Expérience
- Au moins 5 ans d’expérience en gestion intermédiaire dans un rôle similaire.
- Expérience antérieure de travail avec une ONG internationale dans un contexte interculturel, de préférence dans le secteur des ressources humaines.
- Expérience de chef d’équipe et connaissance de la dynamique d’équipe souhaitables.
Connaissances, compétences et aptitudes fonctionnelles :
- Compréhension et compétence démontrées dans le domaine de la gestion des ressources humaines et capacité à travailler sous un minimum de supervision.
- Bonne compréhension des exigences légales nationales relatives aux ressources humaines, y compris le droit du travail et le droit administratif.
- Connaissance des politiques organisationnelles, de la formulation et de la gestion des systèmes et des procédures.
- Bonnes compétences en entretien, en négociation et en conseil
- Sensibilisation culturelle très développée et capacité à bien travailler dans un environnement international avec des personnes d’origines et de cultures diverses.
- Excellentes compétences en matière de planification, de coordination et de reporting, avec la capacité d’organiser une charge de travail importante composée de tâches et de responsabilités complexes et diverses.
- Créatif et visionnaire
- Capacité à intervenir en matière de gestion de crise ou de dépannage si nécessaire.
- Compétences interpersonnelles et de communication très développées, notamment en matière d’influence, de négociation et de coaching.
- Des connaissances en informatique et d’excellentes compétences en documentation sont indispensables.
- Excellente capacité de gestion du temps et de planification
NORMES DE CONDUITE PROFESSIONNELLE
L’IRC et le personnel de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes décrits dans The IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique une série de politiques, notamment sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Égalité des sexes et égalité des chances
Nous nous engageons à réduire l’écart entre les sexes aux postes de direction. Nous offrons des avantages généreux qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et allocations de soutien. Nous accueillons et encourageons fortement les professionnelles qualifiées à postuler.
IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances et nous valorisons la diversité au sein de notre organisation. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le sexe, l’âge, l’état civil, le statut d’ancien combattant, le statut de handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi applicable. Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de candidature à un emploi ou d’entretien, pour exercer des fonctions professionnelles essentielles et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. Veuillez nous contacter pour demander un aménagement raisonnable.
Ce poste est réservé aux ressortissants ougandais ; IRC s’efforce d’attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes.
Date limite : 18 décembre 2023