Avis de recrutement : Diakonie Katastrophenhilfe (DKH) recrute un Coordonnateur des finances, des ressources humaines, de l’administration et des approvisionnements (h/f), Cameroun

• Soutenir, conseiller et renforcer les capacités des autres collègues de DKH dans ses domaines d’expertise ;
• Soutenir et conseiller le Chef de Mission dans ses efforts pour améliorer la gestion de la mission DKH Sahel ;
• Préparer les budgets de mission en liaison avec le chef de mission et DKH Berlin ;
• Suivre et contrôler le budget du Bureau DKH Sahel ;
• Assurer le suivi des fonds et une comptabilité saine ;
• Assurer le strict respect de toutes les directives et procédures financières et logistiques établies par DKH pour le bureau de DKH Sahel ;
• Contribuer à la révision et/ou au développement et à l’adaptation des procédures locales de gestion logistique et financière qui contribueront à améliorer la gestion des ressources pouvant être transférées aux Partenaires et assurer leur intégration dans la gestion de leurs activités ;
• Développer toutes les procédures locales qui contribueront à améliorer la gestion des ressources de DKH Sahel ;
• Établir, entretenir et développer des relations professionnelles actives et régulières avec les autorités locales et lorsque nécessaire avec les acteurs non étatiques et obtenir les autorisations et accès nécessaires aux activités de DKH ;
• Assurer un environnement de travail favorable et une bonne dynamique d’équipe ;
• Gérer les conflits interpersonnels.

SUIVI DES PARTENAIRES

• Assurer un encadrement constructif, un soutien, des conseils et un renforcement des capacités aux Partenaires dans leurs domaines d’expertise, pour les aider à améliorer leurs compétences en gestion ;
• Assurer le suivi financier et la vérification des rapports financiers des projets des Partenaires avant leur transmission à Berlin ;
• Assurer le strict respect de toutes les directives et procédures financières et logistiques établies par DKH et les donateurs pour les projets partenaires en cours ;
• Veiller à ce que tous les projets disposent d’une stratégie de mise en œuvre et d’un plan d’action ;
• Anticiper et atténuer les risques de retards et fournir un soutien ad hoc, y compris la résolution continue des problèmes et la résolution des goulots d’étranglement ;
• Assurer la bonne clôture du projet avec des fonds tiers, préparer les audits par des auditeurs externes et les audits internes conformément aux procédures du DKH et des donateurs tiers ;
• Fournir une assistance technique continue aux partenaires pour développer des systèmes d’administration financière et de logistique fiables et efficaces ;
• Contribuer à l’amélioration des compétences et des capacités des partenaires en dispensant une formation sur le terrain lors des visites d’audit ;
• Développer des modules de formation dans les domaines de la Finance et de la Logistique et animer des ateliers de formation avec le Logisticien et la RAF. Concevoir, développer et accompagner la mise en place d’outils de gestion pour améliorer le suivi et la gestion des projets par les Partenaires et DKH (Management Dashboards) ;
• Rédiger les demandes de financement et assurer le suivi auprès du DKH Berlin ;
• Produire des rapports financiers mensuels en collaboration avec RAF et Logistique ;
• Établir des états financiers dans les délais légaux, donnant une image fidèle ;
• Faire approuver les comptes par des auditeurs externes ;
• Effectuer le suivi des recommandations des auditeurs ;

Aider à l’élaboration des budgets du projet en liaison avec les partenaires, le chef de mission et DKH Berlin ;

RESSOURCES HUMAINES

• Fournir des conseils en matière de ressources humaines et un soutien consultatif au chef de mission et au personnel sous sa direction hiérarchique du bureau du Sahel et de tous les bureaux rattachés.
• Examiner régulièrement les politiques RH et les SOP, garantir le respect du droit du travail, des réglementations internes et spécifiques à DKH et surveiller leur mise en œuvre.
• Soutenir le chef de mission dans toutes les étapes du recrutement du personnel (annonce, présélection, planification des entretiens, préparation des documents d’entretien, liaison avec les candidats, vérification des références, etc.)
• Intégration – en collaboration avec le bureau de renforcement des capacités et de gestion des connaissances : développer et exécuter une séance d’orientation complète et bien documentée pour garantir une bonne expérience aux nouveaux employés.
• En étroite coopération avec le chef de mission, préparer, réviser et mettre à jour les TdR, les offres et les contrats de travail du personnel, des consultants et des stagiaires.
• Avantages sociaux et bien-être du personnel – Point focal pour l’assurance médicale et la couverture d’évacuation médicale pour le personnel de tous les bureaux du Bureau du Sahel, garantissant les renouvellements, les ajouts et les suppressions en temps opportun, le cas échéant, et soutenant le personnel pour les demandes connexes.
• Fournir un soutien en gestion des ressources humaines au chef de mission, incl. rédaction de fiches de poste, d’évaluations de performance, de formations, de lettres de licenciement/démission, d’entretiens de départ, de contrats de conseil, développement d’une base de données, etc. conformément au droit du travail
• Assurer le classement précis et en temps opportun et la gestion des données du personnel, vérifier que les documents des employés sont conformes aux réglementations locales
• Gestion des dossiers RH et protection des données – Maintenir des bases de données et des systèmes de classement systématiques des ressources humaines (y compris les listes du personnel, le registre des congés, etc.) et mettre à jour tous les dossiers et la documentation des ressources humaines pour le bureau du Sahel.
• Gérer les congés et les jours de travail du personnel, valider les congés et les jours de maladie, assurer le respect du droit du travail et des politiques de DKH
• Servir de point focal pour les permis de travail et les demandes de résidence pour le personnel international et, en coordination avec l’avocat de DKH, garantir que tout le personnel international dispose des documents appropriés. Organiser et traiter les demandes de visa pour les visiteurs internationaux
• Assurer la liaison avec le service financier du siège social sur tous les changements et mises à jour liés aux ressources humaines et lors de l’émission des paies.
• Conformité – Soumissions annuelles en temps opportun à la NEA (Autorité nationale pour l’emploi) et autres questions liées à la conformité, y compris HELB.
• Relations avec les employés – En collaboration avec d’autres départements et le point focal : développer des initiatives pour favoriser un environnement de travail positif, assurer une résolution rapide des conflits et des griefs et une gestion disciplinaire conformément à la politique et au droit du travail.
• Développer des initiatives et un soutien au renforcement des capacités du personnel, au développement de carrière et à la fidélisation du personnel
• En collaboration avec d’autres départements, soutenir la résolution rapide des conflits et la gestion disciplinaire conformément aux politiques du DKH et au droit du travail.

ADMINISTRATION

• Représenter l’organisation auprès des autorités locales, notamment de l’inspection du travail, et en collaboration avec les services des impôts et de la sécurité sociale, selon les besoins.
• Assurer une bonne communication et représentation de DKH auprès des tiers (vendeurs, autorités locales, consultants, etc.).
• Dépositaire de tous les contrats de services, y compris, mais sans s’y limiter, les contrats de location immobilière, les contrats de location de véhicules, les services informatiques, les conseils, etc.
• Superviser et superviser le travail du personnel de soutien dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes (chauffeur, assistant de bureau, nettoyeur).
• Assurer la diffusion efficace des informations pertinentes à l’équipe ; aider le chef de mission à organiser des réunions régulières du personnel et veiller à ce que les procès-verbaux soient rédigés.
• Assurer la liaison avec le conseiller en digitalisation au siège de DKH pour apporter un soutien à la mise en œuvre des objectifs stratégiques et des spécifications opérationnelles de DKH au sein du bureau du Sahel et de ses zones d’opérations.
• En coordination avec les points focaux concernés de DKH, assurer le respect des lois sur la protection des données et des politiques de données et de sécurité de DKH.
• Surveiller et accompagner le personnel dans l’utilisation des logiciels et outils informatiques ; fournir une formation aux utilisateurs, des conseils et des commentaires.
• En coordination avec le coordonnateur du renforcement des capacités, assurer et soutenir le personnel dans le maintien d’un système de classement standardisé.
• Conserver tous les dossiers, fichiers, dossiers et documents administratifs sur papier et électroniques de manière à jour, précise et ordonnée.
• Assurer le paiement mensuel, trimestriel et annuel des services publics et des services – par exemple, les contrats de services informatiques, les abonnements aux logiciels informatiques, l’assurance des bureaux, etc., y compris le suivi des dates d’expiration, les conseils et les actions sur les renouvellements en temps opportun.
• En coordination avec les autres membres du personnel financier, maintenir et mettre à jour l’inventaire et la liste des actifs pour garantir une documentation appropriée de l’équipement DKH.

APPROVISIONNEMENT

• Examiner les politiques d’approvisionnement et de logistique de DKH, soutenir le déploiement des politiques mises à jour et surveiller leur mise en œuvre.
• Former, soutenir et guider le personnel dans le respect des politiques d’approvisionnement et de logistique, y compris. examen en temps opportun des documents de passation des marchés et retour d’information complet, pour garantir la conformité globale.
• Recevoir et traiter les demandes d’achat du personnel. Examiner, comparer, analyser et approuver les produits et services à acheter conformément à la politique d’approvisionnement et de logistique et à la politique financière, rechercher et interroger les fournisseurs, négocier les contrats et les coûts.
• Aider le personnel à suivre les politiques et réglementations lors des appels d’offres (par exemple pour les ateliers, les formations, etc.), évaluer les offres, définir les critères de sélection, compiler l’analyse des offres et diriger le comité d’approvisionnement.
• Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur du renforcement des capacités pour annoncer, présélectionner, sélectionner et contracter les services de conseil. Fournir un soutien administratif pour les contrats de consultants pour les services externalisés.
• Communiquer et coordonner étroitement avec les fournisseurs, les clients et les membres de l’équipe pour aligner les objectifs.
• Gardez une trace de tous les biens et services commandés et reçus et tenez des registres précis, y compris des détails sur le prix, la qualité et la livraison.
• Maintenir et mettre à jour la base de données des fournisseurs et des consultants, incl. des informations telles que les qualifications, les délais de livraison, les gammes de produits/services, etc.
• Veiller à ce que le bureau soit approvisionné en articles de bureau nécessaires (papeterie, mobilier et équipement technique)
• Créer des dossiers séparés pour chaque processus d’approvisionnement et assurer un classement approprié (copie papier et copie électronique)

AUTRES TÂCHES

• Si nécessaire, agir à titre de Chef de Mission par intérim pendant son congé, dans la limite des prérogatives qu’il aura établies ;
• D’une manière générale, réaliser toutes autres tâches qui lui sont demandées dans le cadre de sa fonction et qui contribuent au bon fonctionnement du bureau de coordination et des Partenaires.
• Fournir un soutien général au chef de mission et au personnel, sur demande.
• Soutien au personnel non anglophone ou francophone avec traduction et interaction avec les autorités/acteurs des pays d’opérations
• Assurer et suivre les rapports mensuels et annuels destinés aux mises à jour du bureau régional et du siège de DKH, en plus des rapports sur les ateliers et réunions régionaux.
• Garantir à tout moment un haut niveau de confidentialité et de sécurité des données confiées.
• Maintenir le manuel logistique à jour et ajouter des politiques et des réglementations si nécessaire
• Élaborer et développer des formats, des outils et des modèles de rapports liés à la logistique pour améliorer les procédures de bureau fluides et conformes et la mise en œuvre des projets.
• Assurer le fonctionnement du service logistique
• Visites fréquentes sur le terrain dans les bureaux et les partenaires de DKH pour remplir les rôles et responsabilités

DKH se réserve le droit de modifier les responsabilités en fonction des demandes et des besoins programmatiques conformément aux objectifs du programme du Bureau du Sahel.

QUALIFICATION, EXPERTISE & COMPÉTENCES

Expertise technique et qualifications professionnelles

• Qualification professionnelle en finance et administration (Master ou équivalent)
• Minimum de 10 ans d’expérience avérée dans la gestion et la direction de départements Finance, Administration, RH et Logistique
• 8 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des postes similaires, de préférence dans le domaine de l’aide humanitaire, idéalement dans des pays francophones
• Connaissance démontrable et familiarité avec l’administration financière de l’UE, de l’USAID, du BMZ, du ministère allemand des Affaires étrangères (AA) et des agences des Nations Unies,…
• Connaissance démontrable des exigences des donateurs humanitaires et des réglementations locales.
• Langues : Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais, la connaissance des langues locales est un atout
• Excellentes compétences informatiques : Excel, Word, Outlook, PowerPoint.
• Maîtrise des logiciels de comptabilité et de gestion des ressources humaines, ainsi que des outils informatiques courants
• La connaissance de la région du Sahel est un avantage.

Capacités et compétences

• Solides capacités de négociation et de résolution de conflits, excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Capable de maintenir le plus haut niveau de confidentialité concernant les informations liées au travail.
• Normes éthiques élevées ; Engagement envers les valeurs du secteur humanitaire.
• Attitude de travail proactive avec d’excellentes compétences en résolution de problèmes
• Esprit d’équipe avec une attitude personnelle hors du commun : notamment sens des responsabilités, diplomatie, souci de la qualité, orientation résultat.
• Valeurs personnelles exceptionnelles : intégrité, engagement, respect de la diversité, patience et sens de l’humour.
• Capacité à travailler efficacement sous pression, à respecter les délais et à prioriser la charge de travail.
• Capacité à travailler dans un environnement de sécurité instable
• Pratiques de travail matures, très motivé et bon jugement.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, et capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec des collègues, des partenaires et des donateurs.
• Esprit d’équipe avec une attitude personnelle exceptionnelle : notamment sens des responsabilités, diplomatie, souci de la qualité, orientation vers les résultats.