Titre du poste : Représentant régional adjoint, Opérations
Relève de : Représentant régional
Division : Programmes
Département : Bureau régional
Lieu de travail : Nairobi, Kenya
Niveau scolaire : 11e année, international/national
Introduction : Church World Service (CWS) est une organisation confessionnelle à but non lucratif qui transforme les communautés du monde entier grâce à des solutions justes et durables à la faim, à la pauvreté, aux déplacements et aux catastrophes. CWS ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’origine nationale, l’identité de genre, les informations génétiques, l’âge, le handicap ou le statut d’ancien combattant dans l’emploi ou dans la fourniture de services.
But
Le représentant régional adjoint, Opérations, supervisera et surveillera la transition des fonctions opérationnelles centralisées du CWS Afrique actuellement détenues par les unités administratives du CWS Nairobi RSC vers les bureaux nationaux existants (Afrique du Sud, Tanzanie), émergents (Ouganda, Rwanda) et nouvellement ouverts ( Kenya, Afrique de l’Ouest, RDC (plus expansion supplémentaire confirmée) en Afrique. Le poste sera responsable de l’intégration administrative des portefeuilles CWS RSC et RDP.
Ce poste représentera également à la fois le représentant régional et les représentants nationaux, si nécessaire en cas d’absence.
Le poste assurera la supervision des unités régionales informatiques, financières, administratives et de sécurité.
Responsabilités
Surveillance générale :
- Responsable, en collaboration avec les responsables du programme pays, de la supervision de tous les services de soutien aux opérations du bureau pays du CWS, y compris les finances, l’administration, la logistique, les ressources humaines, les achats, l’immobilier, l’informatique et la sécurité.
- Assurer la liaison avec le siège à New York et aider à calibrer et développer les capacités de manière équilibrée entre le siège, le bureau régional au Kenya et plusieurs bureaux de pays du CWS en Afrique.
- S’engager avec l’auditeur interne du CWS Afrique, dans la mesure du possible, pour garantir que toutes les fonctions administratives à travers l’Afrique fonctionnent efficacement et en conformité.
- Aider les dirigeants de l’administration régionale à définir, mettre en œuvre et surveiller les plans de travail dans toutes les fonctions administratives.
Fonction administrative
- Remettre en question les cadres de mise en œuvre administrative existants pour garantir qu’ils soutiennent l’intégration efficace de toutes les fonctions administratives du CWS dans tous les bureaux de pays.
- Élaborer, aider à la mise en œuvre et surveiller les plans de travail pour renforcer les capacités de la fonction administrative du bureau de pays, afin de permettre à ces départements de fonctionner avec une indépendance croissante par rapport au bureau régional du CWS.
- Soutenir et superviser la mise en place de pratiques de gestion communes dans tous les bureaux de pays. Cela comprendra :
- Développer des normes opérationnelles minimales (MOS), en collaboration avec le siège de CWS, dans les domaines des achats, de l’informatique, de l’immobilier, des finances et des ressources humaines, dans tous les bureaux de pays.
- S’assurer que les MOS, tels qu’élaborés, sont conformes aux MOS du QG du CWS, au fur et à mesure de leur élaboration.
- Établir des références et des tableaux de bord pour gérer efficacement le respect des normes opérationnelles minimales.
- Développer un système de reporting pour offrir une visibilité à l’équipe de gestion pour chaque norme.
- Responsable du reporting sur le transfert de l’autorité et des capacités centralisées actuelles au sein de la fonction administrative du siège régional à Nairobi vers les bureaux de pays. Le rapport doit être fait au représentant régional pour l’Afrique et au siège du CWS.
Conformité et audit
- Est disponible pour les bureaux de pays et les programmes CWS (RSC Afrique et autres) pour aider les bureaux de pays à établir ou à améliorer les systèmes, politiques et structures de conformité au sein de chaque environnement opérationnel.
- Identifie et évalue, en collaboration avec l’auditeur interne et la direction du programme, les domaines présentant un risque de non-conformité important au sein des opérations du bureau de pays et, avec la direction, conçoit et met en œuvre des plans d’actions correctives.
Développement d’équipe et renforcement des capacités
- Établir un partenariat avec les représentants de pays et soutenir par le biais d’approches de gestion en pointillés et matricielles, d’unités ou d’équipes administratives dans chaque bureau de pays.
- Construisez un pipeline de gestionnaires et de dirigeants familiarisés avec la programmation et les politiques administratives du CWS.
- Superviser le développement des fonctions administratives dans chaque bureau de pays et au niveau régional pour servir d’administration intégrée pour les programmes RSC et RDP.
Qualifications
Expérience :
- Douze (12) années d’expérience, dans un rôle administratif étendu, de préférence dans une OING
- Huit (8) années d’expérience dans un rôle de gestion
- Quatre (4) années d’expérience dans un rôle de haute direction, supervisant des gestionnaires ayant des subordonnés directs
- Expérience de travail avec des fonds du gouvernement américain, avec responsabilité de reporting conformément aux règles et réglementations de financement du gouvernement américain
- Expérience de travail direct avec des représentants et des parties prenantes d’agences gouvernementales américaines.
Compétences :
- Excellentes compétences démontrées en gestion de projet
- Excellentes compétences démontrées en gestion du changement
- Excellentes compétences en gestion des parties prenantes
- Excellentes compétences en planification et en organisation
Formation et certifications :
- Un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine similaire est requis (ou 4 ans d’expérience de travail au lieu d’un baccalauréat)
- Une maîtrise est préférable
Capacités :
- Travailler et prendre des décisions de manière indépendante et contribuer aux opérations globales au niveau de la direction
- Faire preuve de bon jugement et demander conseil, le cas échéant, lorsque vous êtes confronté à des problèmes imprévus sur le terrain ;
- Maintenir un niveau de performance élevé avec une attention aux détails, en accomplissant les tâches dans les délais fixés ;
- Traiter efficacement et courtoisement avec un grand nombre d’associés, d’agences externes, de réfugiés et de membres du grand public ;
- Gérer une charge de travail importante et diversifiée sous pression avec des priorités concurrentes
- Maintenir l’intégrité des documents officiels ;
- Analyser et résoudre des problèmes complexes et prendre des décisions judicieuses ;
- Travailler avec un minimum de supervision
- Maintenir un niveau de performance élevé avec une attention aux détails ;
- Travailler de manière indépendante et contribuer aux opérations globales de RSC Afrique ;
- Participer activement à la mise en œuvre du programme américain d’admission des réfugiés (USRAP).
- Être flexible en changeant les tâches quotidiennes selon les besoins
Exigences importantes :
- Solides compétences en communication en anglais, à la fois écrite et orale.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel requise.
- Engagement envers la diversité, l’équité et l’inclusion et volonté de soutenir la plateforme du CWS sur la justice raciale en tant qu’employé du CWS.
Besoins spéciaux
- La vaccination contre la COVID est requise pour tous les candidats retenus
- Le candidat doit être en bonne santé, disposé et capable de voyager beaucoup dans des conditions souvent difficiles, et faire preuve d’un haut degré de flexibilité. Doit avoir une preuve de vaccination contre la fièvre jaune avant de voyager pour le RSC Afrique
- Ce poste est basé à Nairobi, au Kenya
- Ce poste nécessite l’utilisation d’ordinateurs portables à tout moment, une compétence dans les packages Microsoft Office est requise.
- Ce poste peut nécessiter des déplacements en Afrique subsaharienne dans de brefs délais et dans des conditions parfois difficiles pour répondre aux exigences d’un programme opérationnel dynamique.
- Une vérification des antécédents comprenant des références et une vérification scolaire et pénale est requise avant le début de l’emploi pour les candidats internationaux.
- Un passeport valide et la capacité de conserver un passeport valide pendant toute la durée du rendez-vous sont requis, ce qui implique d’avoir suffisamment de pages de passeport pour voyager.
- Les candidats internationaux doivent être légalement éligibles pour travailler et obtenir un permis de travail au (Kenya)
- Physique : Cette position nécessite de se pencher, de s’accroupir, de ramper, de grimper, de s’agenouiller, de s’asseoir, de se tenir debout, de marcher, de pousser/tirer, de manipuler des objets (dextérité manuelle), d’atteindre le niveau des épaules, d’utiliser des mouvements fins des doigts et de soulever/porter de lourdes charges.
- Environnemental : les titulaires de ce poste seront exposés à un bruit excessif, à des changements marqués de température et/ou d’humidité, à la poussière et aux maladies infectieuses, à des climats rigoureux, à de longues heures de travail, à des routes cahoteuses, à des déplacements prolongés, à une exposition excessive au soleil et à des espaces non ventilés. .
- L’ambassade américaine classe le Kenya à la fois comme ÉLEVÉ en matière de criminalité et comme ÉLEVÉ en matière de terrorisme. Les titulaires doivent pleinement comprendre les insécurités présentes au Kenya et dans la région.
- À temps plein
- Tous les employés doivent être prêts à travailler depuis le bureau du CWS dans leur lieu d’embauche. Les modalités de travail à distance peuvent varier en fonction du lieu et des décisions en vigueur concernant la pandémie de COVID-19.
- Date de clôture :