La Fondation Terre des hommes recrute un Responsable logistique (H/F), Nairobi, Kenya

Contexte

La Fondation Terre des hommes est une organisation suisse indépendante, neutre et impartiale fondée en 1960, qui se consacre à apporter des changements significatifs et durables dans la vie des enfants et des jeunes, en particulier les plus à risque. Tdh veille à leur bien-être et à la mise en œuvre effective de leurs droits tels que définis dans la Convention relative aux droits de l’enfant et d’autres instruments des droits de l’homme. Pour faire la différence, Tdh concentre ses efforts sur la santé maternelle et infantile, les enfants et jeunes en situation de migration et l’accès à la justice. Tdh promeut la participation active des enfants et des jeunes pour les responsabiliser. Nous défendons leurs droits et les aidons à exprimer leurs besoins et leurs intérêts. Tdh intervient dans des contextes fragiles et des zones de conflits, ainsi que dans des environnements plus stables.

Tdh est présent au Kenya depuis 2011. Actuellement, Tdh fournit des services de protection et de santé/nutrition aux enfants et aux familles touchés par la migration, la sécheresse et la pauvreté dans le campement informel de Korogocho à Nairobi, dans le comté de Garissa, dans les camps de réfugiés de Dadaab et Kakuma, et dans le camp de Kalobeyei. et les communautés d’accueil.

Dans le comté de Garissa, Tdh soutient le ministère de la Santé dans la fourniture de services intégrés de nutrition et de protection aux enfants souffrant de malnutrition sévère et aux femmes enceintes et allaitantes. Dans les quartiers informels de Korogocho, Tdh met en œuvre des activités de développement de la petite enfance et de protection de l’enfance avec une approche communautaire forte visant à réduire la violence contre les enfants et à renforcer les mécanismes de protection de l’enfance. L’intervention dans les camps de réfugiés de Dadaab et Kakuma, dans le camp de Kalobeyei et dans les communautés d’accueil est axée sur la prévention et la réponse aux besoins de protection des enfants tout en renforçant les mécanismes de protection communautaires dans l’opération de réfugiés et dans ses communautés d’accueil.

Responsabilités spécifiques

Sur tous les sites du projet :

GESTION DES ACHATS

• Veiller au respect des procédures d’achat de Tdh et des bailleurs de fonds ;
• Identifier et planifier les achats de la délégation en collaboration avec le personnel de journalisation/administration et les chefs de projet.
• Veiller au respect de la qualité de l’achat et des délais de livraison ;
• Suivre la commande/achat jusqu’à la livraison ;
• Assurer le suivi régulier des achats en étroite collaboration avec le service administratif pour les acomptes et le suivi budgétaire mensuel.
• Assurer la préparation des mises à jour hebdomadaires du suivi des achats selon le format disponible à la délégation

GESTION DES STOCKS

• Veiller au respect de la procédure de gestion des stocks de Tdh et des bailleurs de fonds ;
• Gérer l’inventaire régulier (mensuel, trimestriel, annuel) des différents articles stockés dans la délégation ;
• Planifier l’approvisionnement des stocks en fonction des contraintes locales ;
• En charge du système de gestion et de contrôle de l’entrepôt ;
• Assurer la sécurité et le suivi du matériel utilisé sur la délégation (identification, inventaire, affectation) ;
• Assurer la sécurité et le suivi du matériel (et fournitures) de communication et informatique sur la délégation (identification, inventaire, affectation) ;

GESTION DE FLOTTE

• Veiller au respect de la procédure de gestion des véhicules de Tdh et des donateurs ;
• Superviser le suivi général du véhicule de la délégation (contrôles de consommation, planification des déplacements, contrats de location du véhicule, etc.)
• Assurer un entretien régulier sur les différents véhicules de la délégation, établir un contrat d’entretien approprié avec le fournisseur ou assurer un processus de réparation approprié avec des techniciens locaux ;
• Gérer la négociation des contrats de transport avec les fournisseurs et assurer le suivi ;
• Définir les moyens de transport les plus pertinents pour l’acheminement des marchandises et traiter les formalités administratives liées (par route, par avion, par bateau, etc.) nationales, régionales et internationales dans un contexte en pleine évolution

GESTION DES MOUVEMENTS

• Assurer le déroulement fluide et transparent des mouvements avec l’approbation et l’enregistrement nécessaires

GESTION DE LA SÉCURITÉ

• Mettre à jour et assurer le respect de la directive de sécurité adoptée sur la délégation, le bon fonctionnement des outils et processus relatifs et la bonne utilisation et reconnaissance de la part de tous les membres de la délégation (personnel national et international) en liens étroits avec le chef de délégation ;
• Gérer les mises à jour des directives de sécurité, le suivi géopolitique, les rapports et analyses d’incidents ;
• Veiller à ce que chaque incident soit signalé le plus rapidement possible au chef de délégation ;
• Restez informé des tendances en matière de sécurité

SOUTIEN SUR LE TERRAIN

• maintenir un système de gestion de routine (réunions, rapports, points de situation, etc.) pour assurer une diffusion fluide des informations pertinentes (logistique) au niveau de la délégation ;
• Gérer le support logistique en collaboration avec les logisticiens et les conseils et interagir spécifiquement avec l’équipe Projet sur une base régulière.
• Des déplacements fréquents sont à prévoir entre les différentes bases si les contraintes sécuritaires et administratives le permettent ;
• Assurer un lien proactif entre le terrain (besoins) et l’équipe logistique (besoins & support) et jouer un rôle de médiateur continu ;

LOCAUX

• Assurer le bon fonctionnement des équipements et de la maintenance de tous les sites (ordinateurs, imprimantes, photocopieurs, réfrigérateurs, génératrices, etc.).
• Recherche des locaux adéquats lorsque requis
• Organise les déménagements lorsque nécessaire

ACTIFS

• Maintient les actifs dans de bonnes conditions
• Dispose d’actifs au besoin
• Tient à jour les dossiers des actifs

GESTION D’ÉQUIPE

• veiller à la stricte application et au respect du Règlement Intérieur par votre personnel concerné
• accompagner et conseiller votre équipe dans la mise en œuvre de leurs plans d’actions ;
• assurer un retour d’information vers l’équipe sur les problèmes potentiellement soulevés par elle ;
• assurer un bon niveau de communication – coordination – information de chaque membre de l’équipe à travers des réunions de coordination régulières (ou autres si besoin) ;
• assurer la résolution des conflits (personnels et professionnels) en équipe
• proposer les adaptations nécessaires nécessaires à l’organigramme de la délégation et contribuer à sa mise en œuvre (descriptifs de poste, etc.),
• Vous accompagnez vos collaborateurs dans leur mission de management : réunions de coordination, entretiens individuels, etc.

RAPPORTS

• Centraliser toutes les informations logistiques disponibles sur la délégation et consolider un rapport mensuel (dans le formulaire de reporting approprié) à remettre au chef de délégation.
• Préparer un rapport hebdomadaire à remettre au chef de délégation.
• Fournir un reporting régulier de vos activités au Chef de Délégation.

REPRÉSENTATION

• Vous participez activement aux réunions de logistique et d’information avec des organisations pairs ;
• Entretenir des relations positives avec les partenaires et partenaires potentiels de TDH

AUTRE:

• Toute autre tâche ici est assignée par le chef de délégation.

EXIGENCES

• Un baccalauréat en logistique
• Un minimum de 5 ans dans un poste similaire au sein d’une ONG
• Qualifications en gestion de la sécurité ou expérience équivalente
• Informatique : une connaissance en maintenance informatique est un atout
• Une expérience en gestion du renforcement des capacités est un atout majeur
• Anglais obligatoire (oral et écrit)
• Capacité à travailler sous pression avec un grand niveau d’organisation personnelle
• Sens de la diplomatie et patience
• Capacité à effectuer une analyse critique avec des informations limitées
• Un état d’esprit axé sur les résultats.

Autre :

Politique de prévention des abus – Gestion des risques opérationnels

• S’engager à respecter les politiques de gestion des risques de Tdh, notamment : la politique de protection des enfants, la politique de sûreté et de sécurité et la politique de lutte contre la fraude/corruption, la politique de dénonciation.
• S’engager à assurer la meilleure mise en œuvre possible des politiques de gestion des risques de Tdh
• S’engager à informer les superviseurs et à traiter tout cas, allégation ou possibilité de transgression, même potentielle, des politiques de gestion des risques de Tdh.