1. Vérifier la fourniture d’une gamme de services, y compris la gestion des installations et la maintenance des informations, pour contribuer à la fourniture d’un environnement de travail sûr et confortable ;
2. Coordonner et gérer tous les services d’entretien du bureau et toutes les réparations requises dans les locaux du CO ;
3. Administrer et superviser les fournisseurs/prestataires de services externes pour l’entretien des bureaux, le nettoyage des bureaux, l’approvisionnement en eau potable, les fournisseurs de papeterie, les produits de nettoyage, etc. Y compris l’évaluation des performances et la gestion des bons de commande relatifs ;
4. Rassembler et traiter les informations, y compris leur diffusion, pour soutenir la production de documents et de rapports standard pour l’unité, afin de permettre la prise de décision et la gestion efficace des ressources ;
5. Gérer et conserver les dossiers papier et électroniques dans la zone de responsabilité conformément aux procédures établies, pour garantir un accès rapide et facile aux données selon les besoins ;
6. Entreprendre des recherches et effectuer des analyses de base des données, pour contribuer à la fourniture d’informations précises et à une gestion efficace des ressources ;
7. Être un premier point de contact pour les requêtes internes du CO (demandes d’entretien du bureau, de papeterie, de mobilier, d’attribution d’espace de bureau, etc. afin de faciliter la fourniture d’une résolution efficace et efficiente des problèmes administratifs quotidiens ;
8. Point focal pour le fournisseur/MPO création et paiements au sein de l’Unité de gestion des installations ;
9. Point focal pour l’exercice annuel de reporting sur la durabilité environnementale du PAM dans les domaines de l’utilisation de l’énergie/des combustibles, de l’utilisation de l’eau et de l’élimination des eaux usées, de la production et de la gestion des déchets, y compris la contribution à la mise en œuvre éventuelle de la gestion environnementale. système (EMS) dans le pays ;
10. Soutien à l’amélioration de la performance environnementale de l’opération du PAM au Mozambique, y compris des procédures d’élimination sûres des déchets, des mesures d’efficacité énergétique et en termes de déchets solides municipaux (MSW) et de déchets électroniques (déchets électroniques) en identifiant les meilleures options en termes de possibilités de recyclage dans le pays et à l’extérieur ;
11. Gérer le système de suivi de l’unité FM (maintenance générale, MPO, etc.) ;
12. Gérer les activités liées à la planification, au suivi, au contrôle et à la mise à jour du système de gestion budgétaire au sein de l’unité FM pour les CO et SO ;
13. Coordonner les activités liées à la planification, au suivi et au traitement des actions de gestion des installations liées aux achats, aux finances, etc., y compris les contrats avec des fournisseurs externes, pour garantir que toutes les données sont enregistrées avec précision et en temps opportun, traitées dans le système institutionnel du PAM et que tout problème opérationnel est résolu ;
14. Coordonner, superviser et soutenir les SO dans le domaine de la gestion des installations, y compris la gestion des SOP/Manuels ;
15. Soutenir Compound dans toutes les activités de gestion, y compris la création de SOP ;
16. Fournir une formation et des conseils au personnel dans l’interprétation des procédures, processus et activités de gestion des installations, et utiliser un système de suivi pour garantir la cohérence et l’efficacité des services fournis à tous les clients ;
17. Adapter, coordonner, superviser et mettre à jour les processus de gestion des installations, en soutenant la mise en œuvre des procédures opérationnelles afin de continuer à améliorer les services de gestion des installations dans le domaine de responsabilité ;
18. Coordonner avec le chef des SO dans toutes les activités FM et contribuer à l’amélioration continue des services FM au niveau des SO ;