CONTEXTE
COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d’un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d’urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l’Europe de l’Est, COOPI favorise l’accès à l’eau et le droit à la santé et à l’instruction des communautés les plus pauvres.
COOPI est présent au Niger depuis 2012 avec un bureau de coordination à Niamey, et de bases terrain à Diffa, Agadez, Tillabéry, Tahoua, Maradi, Dosso et Zinder. COOPI intervient dans les secteurs de la santé, santé mentale et soutien psychosocial (SMSPS), éducation, protection, nutrition/sécurité alimentaire, WASH, CASH et réduction de risques de catastrophes. Les principaux bailleurs de fonds sont DG ECHO, Union E BHA/USAID, la Coopération Suisse, la Coopération Italienne (AICS), Union Européenne, et les agences des nations unies (UNHCR, UNICEF, OIM, OMS, OCHA), BPRM, SRF.
I.DESCRIPTIF DU POSTE
L’assistant logisticien est chargé de la mise en œuvre et de la supervision de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation.
Il organise le support logistique aux programmes dans le respect des procédures COOPI.
Il assiste le responsable de base ou le coordinateur terrain dans la mise en œuvre des règles de sécurité.
Affectation (Indiquez d’une croix ; complétez si nécessaire) :
Coordination []
Projet [X] Nom du projet : Lieu d’affectation :
Missions hors du lieu d’affectation prévues ? (Effacer la mention inutile) : Oui
Responsabilité et supervision (si même poste, indiquez 2 fois) :
Responsabilité hiérarchique : Coordinateur Logistique
Superviseur directe : Chef de base
Liens fonctionnels :
De par sa fonction, L’Assistant logistique est amené à collaborer avec :
– L’équipe au complet (programme, administratif et logistique).
– La coordination logistique.
– Le chef de base.
II. RESPONSABILITES
A/ Gestion de l’approvisionnement
a1/ Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local
a2/ Assurer la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
a3/ Maitriser les procédures d’achat COOPI et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
a4/ Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
a5/ Assurer la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
a6/ Participer à la rédaction des appels d’offre
a7/ Assurer la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
a8/ Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
a9/ S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures COOPI
a10/ Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
B/ Gestion du parc véhicules
b1/ Négocier les contrats de location de véhicules
b2/ Assurer la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la base
b3/ Etablir le planning des mouvements de véhicules
b4/ S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
b5/ Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
b6/ Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à
b7/ Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
b8/ Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
b9/ Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
b10/ S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
C/ Gestion du parc équipement / télécommunication
c1/ Mettre à jour l’état de parc en temps réel
c2/ Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités
c3/ Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel
c4/ Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
c5/ Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication
D/ Gestion et suivi du parc informatique
d1/ Mettre à jour les antivirus
d2/ Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données
d3/ S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
d4/ Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation
E/ Gestion des stocks
e1/ Organiser la sécurisation des espaces d’entreposage
e2/ S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
e3/ S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
e4/ Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
e5/ Assurer l’inventaire physique mensuel des stocks
F/ Gestion des ressources humaines
f1/ Assurer la formation des chauffeurs sur les procédures des COOPI en matièe de sécurité
f2/ Effectuer les EAP des chauffeurs
f3/ Organiser des réunions formelles régulières avec les chauffeurs
G/ Sécurité
g1/ Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes
g2/ Former les équipes aux procédures et règles de sécurité
g3/ Faire remonter les informations relatives à la sécurité à son responsable hiérarchique
H/ Reporting / Capitalisation
h1/ Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
h2/ Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
h3/ Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique
h4/ Fournir au coordinateur logistique tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
h5/ Faire remonter les dossiers d’achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie
Cette liste des tâches est non-exhaustive et peut être adaptée au besoin des activités sur demande du superviseur direct.
III PREREQUIS
- Être de nationalité Nigérienne ;
- Diplôme Universitaire bac+3 ans en logistique transport
- Minimum 1 an d’expérience professionnelle dans le domaine ;
- Expérience de travail dans les ONG humanitaires est un plus ;
IV. APTITUDES ET QUALITES RECHERCHEES
- Autonomie et bonne volonté ;
- Appréciation du travail en équipe ;
- Sens de l’écoute et empathie ;
- Inventivité, créativité et prise d’initiatives ;
- Adaptabilité interculturelle et tolérance ;
- Très bonne capacité d’adaptation et bon esprit relationnel avec le milieu de travail ;
- Être disposé à travailler dans des situations de stress et à faire face à l’imprévu ;
- Excellente maitrise du français, Haoussa et du zarma ;
Connaissance de l’anglais et de l’arabe est un plus
V. DEPOTS DES DOSSIERS
Le dossier de candidature devra contenir :
- Un CV détaillé avec les références d’au moins trois personnes à contacter pour la vérification des expériences antérieures ;
- Une copie légalisée du diplôme ;
- Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Cheffe de Mission de COOPI Niger ;
- Carte ANPE
Les dossiers y compris les attachements seront envoyés avec le sujet « Assistant Logisticien Base» au suivant adresse électronique
[email protected].
NB : Seules les candidatures sélectionnées seront invitées pour un test écrit et après un entretien.
Les dossiers de candidature reçus restent la propriété de COOPI.
Date limite : 23/05/2024 à 17H00