Comment pouvez-vous faire la différence ?
L’associé approvisionnement et logistique effectue un travail hautement qualifié sur les chaînes d’approvisionnement de l’UNICEF et gère les cas les plus complexes et les demandes des clients, ce qui nécessite souvent l’évaluation de situations difficiles et l’adaptation des procédures et processus pour résoudre de tels cas. Il s’agit du niveau GS supérieur pour le travail spécialisé dans la chaîne d’approvisionnement et nécessite des connaissances spécialisées avancées acquises grâce à une formation formelle et à l’expérience.
La fonction est caractérisée comme étant hautement indépendante et offre aux associés la possibilité de diriger et d’assumer la responsabilité de la gestion de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout du début à la fin du processus et de contribuer à la conception et au développement de services et de services de chaîne d’approvisionnement améliorés. mécanismes de livraison.
Le titulaire peut superviser le personnel GS de niveau inférieur.
Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes
Prestation des services de la chaîne d’approvisionnement et planification de la réponse :
- En consultation avec le superviseur, contribuer à la planification d’action du programme de pays et donner des conseils sur les exigences d’approvisionnement pour le plan d’opérations et les plans de travail annuels. Participer à la prévision, à la planification, à la mise en œuvre, au suivi et à l’évaluation des opérations de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’établissement d’indicateurs de performance et l’évaluation de l’adéquation des produits et services.
- Soutenir les activités de préparation et d’intervention en cas d’urgence, y compris l’établissement d’accords à long terme (ALT), l’évaluation de la capacité logistique et la mise à jour du plan d’urgence, ainsi que le prépositionnement des stocks.
Achats/contrats :
- Fournir des commentaires et des conseils sur le plan d’approvisionnement annuel. Effectuer l’examen et l’analyse des données pour la gestion des catégories et l’élaboration de stratégies d’approvisionnement. Réaliser des études de marché dans les domaines pertinents pour l’UNICEF et donner des conseils sur les meilleures approches pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix et des achats durables. Soutenir l’innovation de produits et les initiatives d’élaboration du marché pour des catégories spécifiques de fournitures et de services.
- Assurer la liaison avec les clients dans la planification des initiatives d’approvisionnement et de passation de contrats, en soutenant l’élaboration de spécifications, de termes de référence, d’arrangements logistiques et de délais appropriés. Prendre en compte les opportunités de renforcer la durabilité des chaînes d’approvisionnement.
- Assurer la mise en place d’accords à long terme (LTA) et donner suite aux demandes d’approvisionnement spécifiques, selon les besoins. Préparer et traiter les demandes de devis (RFQ), les invitations à soumissionner (ITB) et les demandes de propositions (RFP), comme cela pourrait être demandé par le superviseur. Organiser les ouvertures de soumissions et procéder à l’analyse technique et financière des offres selon les besoins. Effectuer les clarifications et les négociations avec les fournisseurs. Maintenir le plus haut niveau d’intégrité, de normes éthiques et de responsabilité dans l’achat de biens, la passation de marchés de services et les travaux de construction.
- Préparer les demandes d’attribution, y compris les soumissions au comité d’examen des contrats. Préparer les bons de commande et les contrats dans SAP (système ERP – Enterprise Resource Planning) et les soumettre aux approbations pertinentes, en garantissant l’exhaustivité de la documentation dans les systèmes de l’UNICEF.
- Tenir les parties prenantes/partenaires informés des progrès. Assurer la liaison avec les fournisseurs, assurer un suivi en temps opportun des calendriers de livraison. Mettre en œuvre des pratiques de gestion des fournisseurs appropriées, par exemple des évaluations des performances des approvisionnements.
- Assurer le classement approprié des dossiers de passation des marchés et tenir à jour les dossiers pour référence future, y compris pour l’audit.
Logistique dans le pays :
- Fournir un apport logistique au plan d’approvisionnement, notamment en donnant des conseils sur les contraintes d’infrastructure (par exemple, dédouanement, capacité portuaire, options de transport et capacité d’entreposage) et différents mécanismes de livraison. Conseiller sur les exigences budgétaires pour diverses modalités de livraison et assurer l’établissement du budget avec les clients.
- Assurer la liaison avec les collègues fournisseurs ainsi qu’avec les clients et utiliser les tableaux de bord d’approvisionnement pour assurer la surveillance du pipeline et la mise en place d’une capacité logistique appropriée. Surveiller les progrès des achats offshore et/ou régionaux et prendre des mesures pour assurer le dédouanement en temps opportun des fournitures entrant dans le pays. Effectuer des recherches, collecter des données et effectuer des analyses, produire des rapports et garantir l’exactitude des informations dans les systèmes d’entreprise pour permettre une prise de décision éclairée.
- Fournir un soutien spécialisé dans le domaine de la logistique, en suivant des processus standards et en contribuant, directement ou indirectement, à la livraison efficace des fournitures du programme. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
- Identifier les besoins en matière de sous-traitance de services logistiques tiers (par exemple, dédouanement, entreposage, transport, distribution) et gérer la passation de contrats avec ces prestataires de services, y compris l’établissement d’indicateurs de performance clés et de mécanismes de suivi des performances.
- Gérer le traitement de la documentation pour l’exécution des opérations logistiques (par exemple, dédouanement, vérification des factures) et prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels, en transmettant les problèmes complexes au superviseur.
Entreposage et gestion des stocks :
- Gérer les installations et les opérations des entrepôts de l’UNICEF conformément aux politiques et procédures de l’UNICEF. Évaluer la capacité d’entreposage, y compris les installations, les conditions de l’équipement, la main-d’œuvre et les processus. Proposer des actions correctives au superviseur. Évaluer les nouvelles installations d’entrepôt si nécessaire. Si nécessaire, mettre en œuvre et organiser de nouvelles installations d’entrepôt qui peuvent inclure l’installation et l’assemblage de structures d’entrepôt temporaires (par exemple Wiik-Halls/Rub Halls).
- Maintenir des processus d’entreposage et de gestion des stocks appropriés à l’appui de la mise en œuvre du programme de pays. Veiller à ce que des systèmes de comptabilité, de reporting et de contrôle interne précis et complets soient en place et que les registres pertinents soient correctement tenus.
- Évaluer la disponibilité de l’espace et préparer des plans d’empilage et de stockage pour garantir un stockage approprié et optimiser l’utilisation de l’espace.
- Superviser la réception des colis et l’expédition des fournitures.
- Préparer les rapports de stocks. Surveillez l’inventaire pour suivre les tendances et tenir compte de l’état de l’inventaire de la source au bénéficiaire. Effectuer des inventaires physiques réguliers dans l’entrepôt. Préparer la documentation pour l’élimination des produits par l’intermédiaire du comité du Property Survey Board.
Mécanismes de prestation alternatifs et services d’approvisionnement :
- Soutenir l’évaluation et la collaboration avec les partenaires de mise en œuvre, y compris la société civile, pour l’établissement d’accords de coopération de programme (PCA) et le suivi des composantes d’approvisionnement dans le cadre de l’approche harmonisée des transferts monétaires (HACT).
- Participer à des événements/réunions qui établissent des partenariats et des relations de collaboration avec les organisations des Nations Unies pour soutenir des arrangements harmonisés et collaboratifs en matière d’approvisionnement et de logistique. Faciliter les transactions des services d’approvisionnement (PS) en collaboration avec les sections du programme et la Division des approvisionnements (SD) de l’UNICEF. Le cas échéant, aider les homologues du bureau de pays dans la prévision et le coût des fournitures de canaux PS. Surveiller l’émission des bons de commande (PO) et/ou des ordres de transfert de stock de l’entrepôt de Copenhague sur les commandes client PS. Effectuer un suivi auprès des transitaires de SD et de l’UNICEF, si nécessaire, pour assurer la livraison/expédition en temps opportun des commandes PS. Soutenir les communications et assurer le suivi auprès des bureaux de pays concernant les demandes de partenariat et les négociations, au besoin.
- Tenir à jour les fichiers de toutes les transactions du service des achats, y compris un système de suivi des différentes étapes de chaque transaction.
- Surveillez le pipeline entrant des expéditions PS. Si nécessaire, en fonction de la répartition des responsabilités convenue dans le protocole d’accord (MoU) et l’estimation des coûts (CE), superviser l’arrivée, le dédouanement, le stockage, l’emballage et la distribution dans le pays des produits PS jusqu’au point de livraison convenu.
- En collaboration avec les collègues d’approvisionnement et les sections de programme, identifier les opportunités de renforcement des capacités des homologues gouvernementaux et d’améliorer le processus de la chaîne d’approvisionnement pour le rendre plus efficace.
Autres tâches/responsabilités :
- Dans les cas où le titulaire a des responsabilités de gestion du personnel GS de niveau inférieur, le titulaire assurera une gestion rapide et efficace des performances du personnel, en fournissant des conseils et des orientations pratiques pour garantir que les objectifs individuels et d’équipe soient atteints.
- En collaboration avec le superviseur de la Division des approvisionnements, du bureau régional et de la communauté mondiale des approvisionnements, contribuer à garantir que l’échange de connaissances et l’apprentissage sont prioritaires afin de renforcer continuellement les capacités des individus et de l’équipe. Développer et faciliter la formation des nouveaux arrivants, établir des processus ou des manuels pour soutenir des flux de travail efficaces.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant, vous devrez…
Les exigences minimales suivantes :
Éducation : Un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés à la chaîne d’approvisionnement, à l’administration des affaires, au droit des contrats/commercial ou à un autre domaine technique pertinent.
Expérience : un minimum de 6 ans d’expérience administrative pertinente dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un contexte commercial est requis. La compréhension du développement et du travail humanitaire est un avantage.
Exigences linguistiques : La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.
Les souhaits suivants :
- Expérience professionnelle dans les pays en développement et/ou familiarité avec les situations d’urgence.
Pour chaque Enfant, vous démontrez…
Les valeurs fondamentales de l’UNICEF que sont l’attention, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS) sous-tendent tout ce que nous faisons et la manière dont nous le faisons. Familiarisez-vous avec notre Charte des valeurs : les valeurs de l’UNICEF
Les compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…
(1) Établit et entretient des partenariats
(2) Fait preuve d’une conscience de soi et d’une conscience éthique
(3) Volonté d’obtenir des résultats pour avoir un impact
(4) Innove et adhère au changement
(5) Gère l’ambiguïté et la complexité
(6) Pense et agit de manière stratégique
(7) Travaille en collaboration avec les autres.
Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux.
L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre personnel mondial doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l’UNICEF s’engage à inclure tout le monde , indépendamment de sa race/origine ethnique, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de sa religion, de sa nationalité, de son origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.
Nous offrons un large éventail d’avantages à notre personnel , notamment un congé parental payé, des congés pour allaiter et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées . L’UNICEF encourage fortement le recours à des modalités de travail flexibles.
L’UNICEF n’embauche pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification de leurs antécédents.
Les rendez-vous à l’UNICEF sont soumis à un examen médical. La délivrance d’un visa par le pays hôte du lieu d’affectation est requise pour les postes IP et sera facilitée par l’UNICEF. Les rendez-vous peuvent également être soumis à des exigences d’inoculation (vaccination), notamment contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné pour un poste à l’UNICEF, vous devez soit être vacciné comme requis, soit recevoir une exemption médicale du département compétent de l’ONU. A défaut, la sélection sera annulée.
Remarques:
Conformément au paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale lors de l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes normes d’efficacité, de compétence et d’intégrité.
L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les candidates éligibles et appropriées sont encouragées à postuler.
Les employés du gouvernement considérés pour un emploi à l’UNICEF doivent normalement démissionner de leurs fonctions gouvernementales avant d’accepter une affectation à l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’engagement, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.
L’UNICEF ne facture aucun frais de traitement à aucune étape de ses processus de recrutement, de sélection et d’embauche (c’est-à-dire l’étape de candidature, l’étape d’entretien, l’étape de validation ou la nomination et la formation). L’UNICEF ne demandera pas d’informations sur le compte bancaire des candidats.
Tous les postes de l’UNICEF sont annoncés et seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne occupant un poste au niveau du poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe dans le groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s’il est approprié pour le poste, sans évaluation des autres candidats.
Des informations supplémentaires sur le travail pour l’UNICEF peuvent être trouvées ici .