Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire médicale internationale indépendante qui délivre une aide médicale d’urgence aux populations en danger touchées par les conflits armés, les épidémies, les désastres naturels et créés par l’homme et aux populations n’ayant pas accès aux soins de santé. MSF est présent dans plus de 70 pays et s’est réinstallée au Benin depuis février 2022.
Médecins Sans Frontières (MSF) recrute pour son bureau de la coordination à Cotonou, un/une Spécialiste Systèmes d’Information (SI)
OBJECTIFS DU POSTE :
Planifier, coordonner et assurer la mise en œuvre, la maintenance, le suivi et le contrôle autonomes de tous les équipements, outils et services informatiques et de télécommunications, ainsi qu’assurer le soutien technique sur place et la formation des utilisateurs et des experts en logistique de la mission, conformément aux normes, politiques et protocoles de MSF, afin de garantir l’utilisation efficace de tous les services et infrastructures informatiques et de télécommunications. Fournir un soutien technique approprié de haut niveau à son coordinateur logistique.
Responsabilités :
- Contrôler, maintenir et assurer le suivi de tous les équipements, outils et services de technologies de l’information (IT) et de télécommunications de la mission, conformément aux normes, politiques, protocoles et procédures de MSF, ainsi qu’aux besoins actuels et futurs
- Adapter et assurer la conformité des politiques, lignes directrices et documents généraux en matière de IT et de télécommunications afin de répondre aux besoins spécifiques de la mission, ainsi que veiller à leur mise en œuvre pour permettre le développement de la mission dans des conditions de travail parfaites, après validation par le coordinateur logistique
- Préparer et collaborer à l’établissement du budget annuel des secteurs IT et Télécommunication en apportant son expertise technique dans le processus d’achat local. Préparer tout le contenu technique lié aux appels d’offres nationaux pour le déploiement des technologies de l’information et des télécommunications et participer à la sélection
- Superviser, mettre en œuvre et améliorer les protocoles de sécurité des données (sauvegarde des données, pare-feu, droit d’accès des utilisateurs, sauvegarde, sécurité des équipements et des logiciels, etc. ) pour assurer la sécurité et la disponibilité des données, ainsi que la récupération et la continuité opérationnelles immédiates en cas d’urgence [au cas où le(s) superviseur(s) ICT (technologies de l’information et de la communication) n’est (ne sont) pas présent(s) dans le projet/la mission]
- Superviser, diriger et déléguer des tâches au(x) superviseur(s) ICT. Participer au processus de recrutement avec le soutien du département des ressources humaines, du coordinateur logistique et du/des référent(s) technique(s) du siège
- Fournir un soutien technique et présenter les normes, politiques, protocoles et procédures de MSF à tous les utilisateurs.
- Fournir un soutien technique avancé aux experts en logistique qui s’occupent des systèmes informatiques et de télécommunications. En cas de besoin, assurez la liaison avec le(s) référent(s) technique(s) du siège pour le soutien de seconde ligne, ainsi qu’avec les fournisseurs externes, afin de garantir que tout incident ou problème ne pouvant être résolu au niveau de la mission est correctement transmis
- Fournir un soutien pédagogique (briefing, formation et soutien, etc.) à tous les utilisateurs. Fournir un soutien pédagogique avancé (briefing, formation et soutien, etc.) aux experts en logistique qui s’occupent des systèmes informatiques et de télécommunication
- Assurer le suivi, participer à des rapports réguliers au niveau de la coordination, conformément aux lignes directrices de MSF, et rendre compte de l’avancement des travaux et de tous les aspects techniques dans le domaine des technologies de l’information et des télécommunications. Mettre à jour et archiver toute la documentation relative aux utilisateurs et aux ICT en raison des modifications apportées aux infrastructures informatiques et de télécommunications
- Planifier, préparer et rapporter les visites sur le(s) site(s) sous sa responsabilité pour assurer les points précédents
- Effectuer toute autre tâche spécifique à son domaine de spécialité, telle que définie dans sa description de poste et selon le supérieur hiérarchique.
Responsabilités spécifiques
Objectif principal
Responsable des processus de gestion, de conservation et d’élimination des documents et enregistrements papier et
électroniques reçus ou générés par le projet/la coordination ; responsable du maintien de la confidentialité (le cas échéant) des documents, leur intégrité, leur fiabilité et leur traçabilité ; faciliter leur récupération pour le personnel qui le demande ; expliquer les procédures à leurs coéquipiers ; promouvoir une gestion responsable qui préserve le droit à la vie privée des patients, des communautés, des employés, des partenaires et des donateurs. Pour ce faire, ils appliquent les directives et le protocole de MSF à leur contexte.
Responsabilités
1. Pour chaque activité, dans chaque site, identifier et maintenir une liste de documents et d’enregistrements principaux : informations nécessaires pour assurer la continuité des opérations (dont la perte pourrait avoir un impact sur les opérations ou les personnes de MSF) ou utiles pour une compréhension claire des activités et des décisions de MSF, identifiant un « propriétaire » par document/enregistrement.
2. Conformément aux réglementations sur la protection des données personnelles, mettre en œuvre la politique et les directives pertinentes de MSF pour stocker et archiver les documents et les enregistrements dans un référentiel physique ou numérique sécurisé et hermétiquement fermé, organiser des audits réguliers et des journées de nettoyage.
3. Assurer un accès facile, en accord avec les propriétaires des documents et des archives et selon les besoins, en établissant des droits d’accès physiques ou numériques et/ou de publication (sur tableau d’affichage local, serveur, Intranet, etc.)
4. Élaborer et mettre en œuvre des processus pratiques et réalistes pour la sauvegarde des documents et des enregistrements (sauvegarde), l’évacuation, l’hibernation ou la destruction en cas d’urgence (évaluation des risques et planification d’urgence), et rendre compte de leur mise en œuvre.
5. Évaluer et rendre compte de la maturité de la gestion des documents et des enregistrements.
6. Élaborer et mettre en œuvre des tactiques/stratégies créatives pour améliorer la qualité de la gestion des dossiers par site, en appliquant la politique et les meilleures pratiques de MSF, en travaillant avec les TIC pour organiser les serveurs locaux et avec les conseillers juridiques pour adapter le calendrier de conservation des dossiers de MSF à la législation locale (conformité); de manière proactive et non réactive.
7. Informer systématiquement le nouveau personnel et rappeler régulièrement au personnel existant les processus, les mesures de sécurité, la protection des données et leur rôle dans la gestion des documents et des dossiers. Faire un briefing sur tout le personnel sortant en facilitant la conservation et le transfert de la propriété des documents et des dossiers avant le départ.
SIG : Gérer les activités techniques lié au SIG dans la mission en soutien et en étroite collaboration avec la Coordination Médicale, la Coordination de la Logistique, et l’équipe de gestion du projet. Cela inclut les tâches suivantes :
- Gérer et hiérarchiser les demandes de produits ou de services cartographiques ; assister toutes les activités médico opérationnelles, à savoir logistique, approvisionnement, activités de terrain, WHS, sécurité, leadership du projet et de la mission, communication et rapports de suivi, promotion de la santé, etc. à la demande des opérations
- Gérer le développement, le contrôle qualité et la reproduction des produits dans des formats adaptés aux utilisateurs.
- Utiliser et promouvoir les normes en matière de données et de cartographie.
- Identifier, collecter et intégrer des ensembles de données externes dans le référentiel MSF. Entretenir et développer les archives ; exploiter les données afin de créer des thèmes et des couches utilisables en GIS ainsi que des produits analytiques.
- Effectuer les évaluations et les études de faisabilité du projet pour offrir aux supérieurs hiérarchiques des possibilités alternatives aux difficultés rencontrées dans le domaine SIG.
- Si les protocoles standard ne sont ni disponibles ni adaptés, établir un protocole favorisant largement les retours d’expérience et les tests pilotes de manière à en assurer la bonne marche ainsi que la définition des normes de fonctionnement et des systèmes de contrôle
- En tant que référent technique, donner un avis spécialisé, assurer le contrôle qualité et renforcer les connaissances de l’équipe. Assurer des formations et l’appui au développement de compétences du personnel avec une simple cartographie, Google Earth, l’utilisation du GPS, etc .
Qualification et Expérience Requise
Formation
Diplôme universitaire ou d’école technique indispensable. Une certification en administration de réseau ou de serveur serait un atout.
Expérience
De préférence, 5 ans d’expérience avérée dans des fonctions informatiques ou techniques. Expérience en gestion d’information et GIS souhaitée. Expérience en collecte de données est un atout.
Connaissance
Expertise de la dernière version du système d’exploitation Microsoft et des applications professionnelles (Office365 : OneDrive / Sharepoint / Teams / Outlook / Word / Excel / PowerPoint etc.).
Compréhension de la gestion des serveurs (dernière version du système d’exploitation Microsoft, Active directory) et de la virtualisation (Hyper-V). Bonnes connaissances en administration de réseau (LAN, VLAN, politiques et protocoles de réseau).
Langues
Excellente maîtrise du français, de l’anglais de préférence niveau d’anglais B1-B2 et de quelques langues locales (fon, adja, dendi etc…).
Qualités Engagement envers les principes de MSF, adhésion aux engagements comportementaux de MSF.
Flexibilité comportementale, orientation vers les résultats et la qualité, travail d’équipe et coopération, capacité à travailler avec des personnes issues d’un environnement multidisciplinaire et multiculturel.
COMMENT POSTULER
Soumettre un dossier composé d’une lettre de motivation, d’un CV à jour, des attestations de travail et la copie des diplômes. Le dossier de candidature sera déposé au bureau de coordination de Médecins Sans Frontières, au plus tard le 24 Mai 2024 à 17h avec la mention « Candidature au poste de Spécialiste Systèmes d’Information (SI) – source d’information », et sera adressé à la Coordinatrice des Ressources Humaines de MSF au Bénin, Lot B5, C/316, Rue 374, Haie Vive Cotonou.
Ainsi, pour chaque candidature le/la candidat(e) doit spécifier comment il a été informé de l’offre d’emploi de Médecins Sans Frontières en remplissant la partie source d’information.
Le dossier peut être également envoyé par voie électronique à l’adresse suivante avec la même mention précédemment soulignée:
[email protected]Seuls les candidats sélectionnés seront convoqués à un test écrit et ensuite à un entretien oral.
NB : MSF se réserve le droit de ne pas donner suite à cette offre d’emploi.