L’ONG humanitaire MERCY CORPS recrute un Officier de Soutien Logistique (H/F), Ouagadougou, Burkina Faso

RESPONSABILITÉ GÉNÉRALE

Sous la supervision du Manager des Opérations du Burkina Faso, le/la Chargé(e) du Support Logistique est chargé d’appuyer, de faciliter et de conduire les processus logistiques, de transport, de gestion des actifs et de gestion des stocks conformément au manuel des procédures de Mercy Corps et des règles des donateurs. Il/elle est le/la point focal pour la gestion des actifs de Mercy Corps au Burkina Faso. Il/elle veille à l’adhésion de tout le personnel et au respect des procédures et politiques liées à la gestion logistique et contribue au renforcement des capacités du personnel et des partenaires sur les procédures logistiques autres que celles des achats. Il/elle assure l’intérim des Logisticiens de terrain en cas d’absence et leur fournit un appui technique continu. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le programme, l’administration, les finances, les bureaux de terrain et le département de sécurité et accès pour soutenir la mise en œuvre des activités des programmes. Il/elle veille au respect des règles des bailleurs et de la législation pendant tous les processus logistiques, et contribue activement à la promotion des règles d’éthique et à la réduction des risques de fraudes.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES    

 Le/la Chargé(e) du Support Logistique joue un rôle central dans la mise en œuvre des activités des programmes à travers la gestion du Support Logistique, mais également l’appui aux bureaux de terrain. Ainsi et sous la supervision du Manager des Opérations, il/elle a la charge de :

Gestion du parc automobile et la planification des mouvements

• Appuyer les équipes terrain dans le suivi de la bonne maintenance et réparation du parc automobile (véhicules, motos) et des générateurs, et suivre directement la maintenance et réparation des véhicules, motos et générateurs de Ouagadougou ;
• Mettre à la disposition des équipes terrain des outils nécessaires et appropriés pour assurer une meilleure gestion de la flotte de la base y compris la gestion du carburant ;
• Former l’équipe log terrain dans la gestion du carburant et sur le mécanisme de rapportage ;
• S’assurer que les rapports mensuels de gestion de la flotte sont préparés, revus et transmis à temps ;
• Veiller à l’utilisation rationnelle et efficace de la flotte et du carburant à travers un suivi rapproché et des analyses périodiques sur la gestion de la flotte et du carburant dans chaque base, et aider les équipes log terrain à la mise en place d’un système d’archivage des documents et données logistiques ;
• Organisateur des spots checks périodiques pour s’assurer d’un meilleur suivi de l’adhésion de nos équipes de Ouagadougou et de terrain au respect de la politique de gestion de la flotte ;
• S’assurer que la politique de gestion de la flotte est bien suivie et que les SOP relatives à l’utilisation des véhicules sont bien mises en œuvre, comprises et respectées par les membres du personnel ;
• S’assurer que les documents administratifs des véhicules soient bien suivis et maintenus à jour (Visite technique, assurance, vignette, etc.) ;
• Assurer que le bureau de Ouagadougou et les bases ont une performance dans toutes les activités liées à la gestion de la flotte en conformité avec les procédures et politiques standards d’Operations de Mercy Corps, y compris l’utilisation claire et concise des véhicules/motos. , leurs consommations de carburant, la gestion, les plans de mouvements, les réparations/entretiens, le classement systématique mensuel des consommations de carburant des véhicules/motos.
• Compiler les rapports mensuels logistiques (flotte automobile, générateurs, actifs, stocks, etc.) et les transmettre à temps au Manager des Opérations pour vérification.
• En coordination avec le responsable des chauffeurs et les chauffeurs, vérifier et documenter l’état mécanique des véhicules de location avant leur approbation pour utilisation par le personnel de Mercy Corps ;
• Assurer le suivi des contrats-cadres pour la localisation des véhicules et des générateurs, et placer les commandes de services en fonction des besoins approuvés exprimés par les programmes et les bureaux de terrain ;
• Assurer le suivi des contrats-cadres pour la maintenance et la réparation des véhicules et placer les commandes de services en fonction des besoins, et s’assurer du respect des procédures pour l’élimination des pièces détachées et pneus remplacés pour défectuosité.
• S’assurer de la mise en place et du maintien à jour d’un plan de maintenance des véhicules et motos, et d’un plan de maintenance des générateurs, et assurer que cela intègre les données des véhicules et générateurs utilisés par Mercy Corps dans les bureaux de terrain.
• Compiler les besoins de programmes hebdomadairement et partager le planning des mouvements à temps pour la semaine suivante ; et s’assurer que ce système est également en place dans les bureaux de terrain.
• Élaborer les ordres des missions pour les déplacements du personnel de Mercy Corps basé à Ouagadougou et actualiser le registre en ligne chaque fois qu’un OM est approuvé

Gestion des actifs, autres équipements et mobiliers des bureaux

• Être le point focal national pour la gestion des actifs de Mercy Corps au Burkina Faso sous la supervision du Manager des Opérations ;
• S’assurer de la numérotation de tous les biens nouvellement achetés et de l’enregistrement adéquat et conforme dans la liste appropriée ;
• Il s’assure que tous les outils en rapport à la gestion des actifs sont partagés, expliqués et compris de tout le staff log terrain et que les équipes terrain s’approprient et respectent la politique de gestion des actifs ;
• Contrôler les rapports mensuels des actifs soumis par les bureaux de terrain et s’assurer que ceux-ci sont à jour avant de les soumettre au gestionnaire national des Opération pour vérification ;
• Suivre et s’assurer que les mouvements des actifs sont correctement documentés, que la documentation est correctrice archivée ;
• Prendre le lead pour l’inventaire physique périodique des actifs et faire le suivi de la correction de toutes les insuffisances constatées, et assurer que les dommages et pertes des actifs sont correctement documentés conformément aux procédures de Mercy Corps ;
• S’assurer que tous les documents d’achat des actifs sont bien archivés
• Assurer que les différentes bases de Mercy corps au Burkina Faso disposant d’un mécanisme approprié de gestion et de suivi des actifs, et suivre toutes les activités liées à la gestion des biens/actifs/Asset de Mercy Corps.
• Contrôler les rapports de tous les biens/propriétés de Mercy Corps y comprenant les mobiliers du bureau et procéder à l’inventaire systématique des équipements et mobiliers du bureau de Mercy Corps, suivre leur état et localisation, et faciliter leur vérification ;
• Faire le suivi des achats des équipements et mobiliers du bureau et produire sur base mensuelle les rapports de leur inventaire ;

Gestion immobilière

• Faire le suivi de la maintenance et des petites réparations dans les bureaux et dans les résidences de Mercy Corps à Ouagadougou (Plomberie, électricité, froid, menuiserie, peinture, etc.), et s’assurer préalablement de l’éligibilité des travaux dans les résidences avant de procéder ;
• En coordination avec l’équipe des achats, mettre en place et maintenir à jour la base de données des petits prestataires pour les travaux de réparations dans les bureaux et les résidences ;
• S’assurer de la bonne qualité et de la durabilité des travaux de maintenance effectués par les prestataires approuvés dans les bureaux et les résidences, et documenter adéquatement les processus conformément aux procédures ;
• Faire une inspection trimestrielle des bureaux et des résidences de Mercy Corps à Ouagadougou afin de s’assurer de leur état et d’identifier les sources potentielles de risques (électricité, plomberie, etc.) et les besoins en maintenance, en consultation avec les occupants (pour les résidences) et l’Administration (pour les bureaux) ;

Gestion des stocks

• Être responsable de la gestion efficace, rationnelle et transparente des stocks, et s’assurer que la gestion des entrepôts et petits magasins se fait dans le respect strict de la politique de Mercy Corps en matière de gestion des entrepôts ;
• S’assurer que tous les outils de gestion des entrepôts sont en place et systématiquement renseignés dans le cadre de la gestion des entrepôts et petits magasins ;
• S’assurer que les équipes log terrain comprennent l’utilisation des outils de gestion des entrepôts et le mode de rapportage ;
• Appuyer la diffusion et l’explication des nouvelles politiques et SOP de gestion des entrepôts auprès du personnel ;
• Assurer que les bases de Mercy corps au Burkina Faso ont une performance sur toutes les activités liées à la réception des marchandises/produits provenant de fournisseurs externes/internes vers les entrepôts de Mercy Corps et les destinations prévues au niveau des différents sites sur le terrain en bonne coordination avec le personnel concerné et que tous les documents pour besoins d’audit sont correctement archivés ;
• S’assurer de la bonne documentation et archivage lié aux mouvements de stock et maintenir les fiches de stock ainsi que le rapport de stock à jours pour un rapport mensuel.
• Effectuer des contrôles sporadiques et périodiques des stocks physiques dans les entrepôts (Ouagadougou et terrain) et documenter les constats tout en prenant des mesures correctives si applicables ;
• Vérifier et transmettre à temps les rapports mensuels de gestion des entrepôts et des petits magasins au Directeur des Opérations pour vérification ;

Gestion du personnel et Appui aux bureaux de terrain

• S’assurer que les membres de l’équipe placés sous sa supervision sont adéquatement supervisés, techniquement appuyés, disposant des objectifs périodiques de performance, et que leurs évaluations de performance sont adéquatement faites ;
• S’assurer que les membres de l’équipe placés sous sa supervision disposent des outils de travail requis ;
• Appuyer les bureaux de terrain en fonction des nécessités et assurer l’intérim des Logisticiens des bureaux de terrain en cas d’absence ;
• Assurer l’encadrement technique des équipes log de terrain sur les aspects logistiques ;
• Évaluer les besoins de renforcement de capacité des équipes journal terrain et discuter avec le Gestionnaire des Opérations pour les solutions appropriées ;
• Veiller à ce que l’équipe Log terrain comprenne et adhère aux politiques et procédures de gestion logistique de Mercy Corps ;
• En coordination avec le Responsable des Opérations, assure des formations périodiques du personnel terrain sur des thématiques pertinentes dans le cadre de la gestion logistique ;
• Participer activement à l’orientation de tous les nouveaux employés de Mercy Corps sur les procédures logistiques ;

COLLABORATION ET SUPERVISION
Rapporte au : Manager des Opérations Burkina Faso
Responsabilité de supervision : Elle/il supervise

• Des Assistants aux Opérations et/ou Logistics Officer des bureaux terrains
• Les Chauffeurs orientés à Ouagadougou.
• Les stagiaires affectés à la logistique à Ouagadougou.
• En cas d’intérim sur le terrain : Le personnel logistique y comprend les stagiaires à la logistique du bureau concerné.

Travail/collabore directement avec : les chefs des bases, les équipes des programmes (les Gestionnaires des Projets (PM), etc.), les équipes des Finances et des RH/Admin, les équipes logistiques des bases, et le Conseiller en Sécurité et Accès.

EXPÉRIENCES ET QUALIFICATIONS

• Avoir un diplôme universitaire (BAC+3) dans le domaine pertinent lié à la gestion logistique, ou à l’Administration, ou aux sciences sociales ;
• Prêter une grande attention aux détails et disposer d’une capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois ;
• La connaissance des systèmes de gestion logistique et d’achat de Mercy Corps serait d’un grand atout ;
• Démontrer un comportement d’éthique et de travail exemplaire ;
• Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion de la logistique, du transport ou de l’Administration ;
• Avoir au moins 2 ans d’expériences de travail dans le secteur humanitaire avec une ou des ONG internationales ;
• Avoir une expérience dans la supervision des équipes.
• Avoir un raisonnement analytique et une capacité à formuler pertinemment des concepts et à produire des rapports.
• Avoir une excellente capacité de diplomatie, de négociation et de discrétion ;
• Avoir une très bonne maîtrise du français. La connaissance de l’anglais est un atout ;
• Bonne maîtrise de l’informatique, notamment dans les applications MS Office et de l’utilisation de l’internet ;
• Avoir une attention particulière aux détails, une capacité de suivre et d’appliquer les procédures, et une capacité à travailler de façon autonome est essentielle ;
• Patience, honnêteté, intégrité, flexibilité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités, y compris la capacité à promouvoir les règles d’éthique ;
• Avoir des bonnes aptitudes communicationnelles et de développement des bonnes relations interpersonnelles.
• La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Burkina Faso serait d’un grand atout.

FACTEURS DE SUCCÈS

La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire. Une capacité démontrée de travail en équipe mais aussi de façon indépendante. Une capacité de travailler sous pression de manière rapide et efficace en accomplissant des multiples tâches tout en respectant les délais. Être capable de travailler avec autonomie et moins de supervision. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.

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