Rôle et responsabilités

L’objet du poste d’assistant logistique pour les achats est d’assister dans la mise en œuvre quotidienne des fonctions support au sein de la zone.

Il est responsable d’assister le Team Leader aux achats sur Goma et de donner un appui aux équipes programme en termes d’approvisionnement sur les sites.

Responsabilités générales :

1. Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives du NRC.
2. Assiste dans la mise en œuvre des fonctions support conformément au plan d’action.
3. Rédige les rapports sur l’état d’avancement des activités support sur demande du superviseur ou de la direction.
4. S’assure de l’archivage correct des documents.
5. Encourage et est force de proposition pour favoriser l’amélioration des fonctions support.

Responsabilités spécifiques :

• Met à jour les registres de suivi des achats et de suivi des contrats sont à jour et les partage régulièrement.
• Appuie les activités d’achats sur le terrain.
• Assiste dans le traitement les demandes d’achat et s’assure de leur conformité.
• Assiste à la mise à jour de la liste des fournisseurs pré qualifiés.
• Assiste à la négociation des clauses et conditions des contrats et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs en collaboration avec les programmes et autres demandeurs.
• Assiste à la gestion de la performance des contrats, incluant la livraison, la réception, les garanties, les dommages et assurances.
• S’assure de la gestion des stocks à Goma conformément aux procédures en vigueur.

Interfaces critiques

Les interfaces critiques pertinentes pour ce poste – i.e. processus et projets internes qui sont liés aux autres fonctions/services ou personnes sont :

• Support : coordonnateur du support, manageur de la logistique.
• Support aux programmes : coordonnateurs des compétences clefs, coordonnatrice des urgences.
• Sécurité : Area Manager, officier de sécurité de la zone.

Ampleur du poste :

Parties prenantes : Fournisseurs, autres organisations, autorités locales, cluster logistique.

Informations : Aucun.

Légalité et/ou conformité institutionnelle : Aucun.

Compétences 

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales : 

• Expérience professionnelle en tant qu’Assistant/Stagiaire dans une fonction support dans un contexte humanitaire.
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Anglais un atout.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte : 

• Connaissance approfondie du contexte social, culturel, économique et juridique du Nord-Kivu.
• Connaissance de base pour les logiciels Excel, Word et Outlook.
• Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit et du swahili à l’oral.
• Permis de conduire pour moto est un atout.

2. Compétences comportementales :

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Planifier et obtenir des résultats.
• Travailler avec les gens.
• Communiquer de façon respectueuse et impactante.
• Faire face aux changements.

Gestion de Performance

Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.

Les documents suivants seront utilisés :

• Description de poste.
• Plan de travail et de développement de l’employé .
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
• Modèle du bilan des performances de fin de contrat.
• Référentiel des compétences.

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