Responsabilités du Finance Assistant
ORGANISATION DU POSTE :
Sous la supervision directe du Country Finance Manager, le Finance Assistant sera le point focal de l’équipe Finance dans la zone d’implémentation du projet.
Relations fonctionnelles : Elle/Il travaillera en étroite collaboration avec les équipes du projet, l’équipe logistique ainsi que tout le département finance ;
RESPONSABILITES DU POSTE:
Le (la) Finance Assistant sera chargé (e) de l’exécution et du suivi financier et administratif de l’ensemble des activités de Search dans la zone, il sera aussi appelé à faire le pont avec les équipes des partenaires de mises en œuvre. Assurera un classement systématiquement de toutes les pièces comptables et contrats impliquant des engagements financiers du bureau par ordre, de rapport financier, il sera en charge du suivi de la conformité, trésorerie, le paiement, la comptabilité, l’archivage,
A ce titre il (elle) a les responsabilités spécifiques suivantes :
o Assurer la gestion de la petite caisse ainsi que du coffre-fort (tenue des livres de caisses, coffre & banques) ;
o Assurer la gestion de la liquidité en cordonnant avec le Finance Manager;
o Assurer le paiement des factures et autres dépenses diverses (taxes, impôts, eau, électricité, gardiennage, soins médicaux, location de véhicule, etc) ;
o Assurer le suivi de transfert des fonds vers les sites de mise en œuvre des projets via le mobile Money et autres agences de transfert de fonds disponible dans la zone ;
o S’assurer que la documentation validant les dépenses est approprié, réaliste, complète et conservée selon les exigences de SFCG ;
o Assurer le suivi des avances de fonds et justifications des dépenses;
o Réceptionner, vérifier et enregistrer les pièces justificatives après visa de la hiérarchie;
o Enregistrer journalièrement les opérations financières dans le logiciel selon les exigences y relatives;
o Préparer le rapport de caisse hebdomadaire et mensuel ;
o Assurer le suivi des diverses factures en coordonnant avec la logistique ;
o Participer à l’évaluation et au contrôles inopinés dans la zone selon les besoins ;
o Assurer le scan journalier de tout document lié à chaque paiement effectué ;
o Mettre en place un système d’archivage des documents et des dossiers en créant des classeurs appropriés pour chaque catégorie tant physique qu’électronique ;
o Facilité le dépôt et le suivis des déclarations au prés de services Etatiques ;
o Veiller au respect du règlement intérieur et procédures internes de SFCG.
Suivis des partenaires
- En tant que point focal pour le suivis des partenaires de mis en œuvre sur le projet l’assistant finance sera appelé à :
- S’assurer que tous les outils standards de gestion de financement de Search soient utilisés correctement au sein du projet pour faciliter l’adhésion aux politiques, règles et procédures du bailleur et ceux de Search ;
- Faire la revue de tous les rapports financiers soumis par les partenaires en préparant les journaux y relatifs une fois les rapports sont validés;
- Tenir informé le Country finance Manager des problèmes constatés dans les pièces comptables ;Participer aux travaux d’audits internes et externes selon le besoin ;
- Les responsabilités énumérées ci-dessus sont à titre indicatif. Une description des tâches ne pouvant être exhaustive, le titulaire du poste sera amené à entreprendre d’autres tâches dans le cadre de son travail et de son domaine de compétence.
COMPÉTENCE ET QUALIFICATION :
● Être de nationalité RD Congolaise ou avoir le statut légal pour travailler en RDC sous un contrat local ;
● Résider dans l’une de zones d’implémentation du projet ou accepter d’être recrutée sous le statut du résident ;
● Études supérieures ou universitaire en sciences commerciales et Administratives, Economie, Gestion, ou toute autre discipline similaires
● Minimum d’une (1) année d’expérience à un poste et responsabilité similaires, dans une ONG internationale ou toute autre organisation bien structurée travaillant avec des politiques en place et les deadlines ;
● Être rigoureux, cohérent, ordonné et faire preuve de souci d’atteintes des résultats escomptés ;
● Flexibilité et capacité de voyager souvent à travers les zones de mise en œuvre du projet ;
● Avoir le sens du respect de la confidentialité et forte capacité d’écoute ainsi qu’une bonne communication interpersonnelle ;
● Capacité de coopération et de travail sous pression ;
● Avoir une bonne maîtrise de la gestion financière, comptable et fiscale locales et internationales, une bonne connaissance des règles des bailleurs de fonds est un atout majeur
● Etre rigoureux, organisé, proactif, avoir un fort sens de priorité et réactivité
● Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (bureautique et logiciels comptables)
● Avoir un esprit d’équipe, un sens d’organisation et une facilité d’intégration en milieu multiculturel ;
● Faire preuve de leadership, d’un bon sens du relationnel et d’un sens élevé de communication interpersonnelle
● Avoir une bonne connaissance du français, du lingala et d’autres langues locales et un minimum de l’anglais parlés et écrits Adhérer à la vision, à la mission et aux valeurs de Search for Common Ground