Conseil Danois pour les Réfugiés (RDC) recrute un Spécialiste Régional de la Chaîne d’Approvisionnement (H/F), Nairobi, Kenya

DESCRIPTION DE L’EMPLOI

Fondé en 1956, le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est une organisation humanitaire, non gouvernementale et à but non lucratif qui fournit une assistance directe aux populations touchées par le conflit – réfugiés, personnes déplacées à l’intérieur du pays (PDI) et communautés d’accueil – dans plus de 40 pays à travers le monde. le monde.

Le bureau régional de l’EAGL couvre les opérations dans les pays suivants : Burundi, Djibouti, RD du Congo, Éthiopie, Soudan, Kenya, Somalie, Soudan du Sud, Tanzanie et Ouganda.

Objectif général du rôle :

  • Agir en tant que personnel supérieur suppléant de la chaîne d’approvisionnement au bureau régional (RO) et dans les opérations pays (CO), généralement en tant que spécialiste/coordonnateur/gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement, sur des missions à court et à long terme – jusqu’à 75 % du temps. Le rôle est dans un RO et servira principalement les CO de la région EAGL.
  • Sous la supervision minimale du responsable régional de la chaîne d’approvisionnement, fournir un soutien technique quotidien (renforcement des capacités, conseils d’experts, contrôle de la conformité et substitution) aux opérations pays de la région sur les questions de chaîne d’approvisionnement afin de garantir des performances de haute qualité de la chaîne d’approvisionnement en tant que capacité complémentaire. renforcer les capacités du bureau régional
  • Soutenir le responsable régional de la chaîne d’approvisionnement dans le fonctionnement quotidien de la configuration de la gestion régionale de la chaîne d’approvisionnement
  • Possibilité de déploiement dans un court délai.

Le poste peut être basé à Nairobi (Kenya), à Nairobi (Kenya) ou dans tout autre bureau national de la RDC dans la région EAGL et ouvert aux candidats nationaux de la région EAGL.

Responsabilités :

Général

Direction

  • Se tenir au courant des meilleures pratiques de leadership en RDC, perfectionner continuellement ses compétences en gestion ;
  • Élaborer, examiner et mettre en œuvre des plans à court/long terme pour la mise en œuvre dans les opérations de pays lors d’une mission ;
  • Soutenir activement l’élaboration des termes de référence avec les dirigeants régionaux et nationaux en préparation des missions.

Apprentissage et développement

  • Se tenir continuellement au courant des meilleures pratiques en matière de chaîne d’approvisionnement en RDC, y compris DRC Dynamics et d’autres outils ;
  • En collaboration avec le personnel principal de la chaîne d’approvisionnement du bureau régional, examiner, adapter et préparer le matériel à utiliser en mission pour améliorer les capacités du personnel des bureaux de pays – tant les parties prenantes que le personnel de la chaîne d’approvisionnement.

Collaboration

  • Sous les auspices du responsable régional de la chaîne d’approvisionnement concerné, participer à une collaboration régionale et mondiale avec d’autres membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement ;
  • En collaboration avec le personnel principal de la chaîne d’approvisionnement du bureau régional, examiner, adapter et préparer le matériel à utiliser en mission pour améliorer les capacités du personnel des bureaux de pays – tant les parties prenantes que le personnel de la chaîne d’approvisionnement.

En mission de substitution (jusqu’à 75% du temps)

Agir en tant que capacité principale de la chaîne d’approvisionnement dans les opérations nationales

  • Fournir un leadership technique indépendant et un soutien aux opérations du pays en fonction du poste remplacé – généralement en tant que responsable de la chaîne d’approvisionnement du bureau de pays, chef d’équipe de la chaîne d’approvisionnement ou similaire. En cas de déploiement dans un rôle autre que celui de gestion, fournir un soutien technique à la gestion de la chaîne d’approvisionnement du CO sur toutes les questions pertinentes liées à la chaîne d’approvisionnement.
  • Effectuer des tâches conformément aux termes de référence de la mission spécifique, telles que :
    • Achats – garantir le respect du cadre de gouvernance mondial, examiner les dossiers d’achat par d’autres membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement, entreprendre des achats indépendants en utilisant les outils appropriés du bureau de pays, soutenir les autres membres du personnel des achats dans l’exercice de leurs fonctions, garantir la documentation et l’archivage en temps opportun de tous les dossiers d’achat pertinents ;
    • Gestion des actifs – garantir le respect du cadre de gouvernance mondial, superviser le processus de gestion des actifs, garantir le traitement en temps opportun des actifs, y compris l’enregistrement, le prêt et la radiation ;
    • Gestion des stocks – garantir le respect du cadre de gouvernance mondial, surveiller et superviser les fonctions d’entrepôt et d’inventaire, exécuter les fonctions d’entrepôt et d’inventaire pertinentes, le cas échéant, assurer l’enregistrement correct des transactions ;
    • Gestion de flotte – garantir le respect du cadre de gouvernance mondial, surveiller et superviser les fonctions de gestion de flotte.

Rapports

  • Tenir le responsable régional de la chaîne d’approvisionnement informé des problèmes, des cas et des besoins en matière de comblement des lacunes dans les opérations du pays afin de garantir que le soutien continu au pays puisse être rationalisé.
  • À la fin de la mission, compléter les rapports de mission et discuter avec les dirigeants régionaux et nationaux pour assurer le transfert de connaissances au personnel concerné.
  • Développer les leçons apprises et soutenir le RSCM dans le partage avec les parties prenantes au niveau du siège, du RO et du CO.
  • Soutenir (à distance) le nouveau personnel remplissant le rôle qui a été remplacé pour une période pouvant aller jusqu’à 4 semaines si possible.

Lorsque vous travaillez dans un bureau régional, aider le responsable régional de la chaîne d’approvisionnement à exécuter ses responsabilités dans les zones désignées de la chaîne d’approvisionnement comme suit (jusqu’à 25 % du temps)

Couverture de spécialiste régional de la chaîne d’approvisionnement

  • Agir en tant que support de première ligne auprès des CO dans les opérations de la chaîne d’approvisionnement
  • Interpréter les politiques globales en relation avec le domaine du conseiller technique défini pour ce poste
  • Lire et comprendre les OH de la RDC conformément au cadre de gouvernance de la chaîne d’approvisionnement en anglais. Contribuer et soutenir d’autres manuels d’opérations liés à la chaîne d’approvisionnement, sur demande.
  • Contribuer et soutenir d’autres manuels d’opérations liés à la chaîne d’approvisionnement, sur demande.
  • Terminez tous les cours eLearning liés à SC
  • Consultez le responsable régional de la chaîne d’approvisionnement sur les achats de grande valeur et les exceptions aux questions de politique.
  • Développer des modèles de rapports mensuels standardisés et garantir des rapports mensuels en temps opportun sur les opérations du CO SC.
  • Soutenir les CO selon les besoins dans le recrutement du personnel de la chaîne d’approvisionnement.
  • Soutenir l’élaboration de SOP spécifiques au contexte du CO et les porter à l’attention du RSCM
  • Se tenir continuellement au courant des meilleures pratiques en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement dans des environnements éloignés et difficiles. Favoriser la professionnalisation du personnel impliqué dans ce domaine à tous les niveaux de l’organisation.
  • Agir en tant qu’agent de liaison pour les questions de chaîne d’approvisionnement pour les pays assignés, y compris l’examen des approbations et des dérogations. Contact de travail quotidien avec les pays assignés, donnant des conseils professionnels sur les questions de chaîne d’approvisionnement.
  • Travailler avec le personnel du bureau de pays dans la chaîne d’approvisionnement, le soutien aux programmes et autres, si nécessaire, pour trouver des solutions optimales dans le cadre de gouvernance de la RDC pour soutenir les opérations nationales et régionales.
  • Aider les pays dans la mise en œuvre et l’utilisation de DRC Dynamics et être un superutilisateur pour le volet Supply Chain.
  • Revue des KPI CO et des tableaux de bord BI et suivi des domaines à améliorer
  • Aider les bureaux de pays à examiner et à mettre en œuvre les résolutions issues des conclusions de l’audit du SC.
  • Fournir une introduction aux processus SC de la RDC à tous les nouveaux gestionnaires SC et coordinateurs SC dans les pays.
  • S’assurer que le bureau de pays classe sur SharePoint conformément aux SOP d’archivage de la RDC en effectuant des contrôles ponctuels réguliers.
  • Toute autre tâche qui sera assignée de temps à autre.

Support technique aux opérations régionales et nationales

  • Fournir un soutien technique indépendant aux opérations nationales dans la région sur les questions de chaîne d’approvisionnement (achats, actifs, entreposage et autres logistiques) conformément aux politiques et processus mondiaux de la chaîne d’approvisionnement.
  • Soutenir le renforcement des capacités du personnel sur la base du matériel de formation développé par le siège et affiné pour répondre au contexte local
  • Fournir des conseils d’experts indépendants sur les requêtes complexes des parties prenantes des bureaux régionaux et nationaux.

Contrôle et outils de conformité

  • Recueillir des données sur les performances de la chaîne d’approvisionnement aux niveaux régional et national conformément aux KPI RO/CO
  • Effectuer une vérification de la conformité régionale dans les bureaux régionaux et nationaux grâce à des contrôles de données de haut niveau et des vérifications ponctuelles
  • Surveiller l’archivage approprié de la documentation de la chaîne d’approvisionnement dans les bureaux régionaux et nationaux conformément aux normes mondiales
  • Examiner les cas de chaîne d’approvisionnement des bureaux de pays et recommander leur approbation conformément aux normes mondiales d’autorisation et/ou de dérogation.
  • Soutenir le CO dans les audits des donateurs, y compris l’examen de la documentation.

Au propos de vous

Dans ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences de base de DRC :

  • Viser l’excellence : Vous vous concentrez sur l’atteinte des résultats tout en assurant un processus efficace.
  • Collaborer : vous impliquez les parties concernées et encouragez les commentaires.
  • Prendre les devants : Vous prenez l’appropriation et l’initiative tout en visant l’innovation.
  • Communiquer : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous agissez conformément à notre vision et à nos valeurs.

Expérience et compétences techniques

  • 5 ans d’expérience dans un ou plusieurs domaines techniques de la supply chain,
  • 3 à 5 ans d’expérience sur le terrain
  • 1 à 3 ans d’expérience avec les systèmes ERP
  • Expérience professionnelle dans un domaine pertinent Expérience d’ONGI ou d’autres agences dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
  • Diplôme en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou en achats et fournitures
  • Ce poste nécessitera une capacité démontrée à obtenir des résultats dans un environnement exigeant et en évolution rapide.
  • Connaissance des systèmes internationaux d’aide humanitaire et de développement, des institutions et des programmes des donateurs (y compris ECHO, DFID, DANIDA et OFDA), ainsi que des procédures, des cadres de responsabilisation et des meilleures pratiques.
  • Grande intégrité, caractère proactif, stable, robuste et bon esprit d’équipe
  • Excellentes aptitudes de communication
  • Excellentes capacités d’analyse et de négociation.
  • Engagement avéré envers des pratiques responsables.
  • Connaissance du travail dans des environnements difficiles.
  • Capacité avérée à gérer des charges de travail variées et à gérer de manière constructive le stress et les périodes d’horaires longs.
  • Capacité avérée à prioriser les tâches, à respecter les délais et à travailler avec une supervision limitée.
  • Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée à établir des relations de travail efficaces entre le CO et le RO
  • Capacité à voyager régulièrement dans la région et au-delà jusqu’à 4 semaines avec un court préavis et parfois dans des zones de conflit et dans des conditions physiquement difficiles.
  • D’excellentes compétences en communication en anglais sont requises et des compétences en communication en français constituent un avantage supplémentaire.

Ce que nous offrons

Contrat : Contrat d’un an avec possibilité de prolongation, sous réserve de financement et de performance.

Salaire : conformément aux conditions d’emploi du Conseil danois pour les réfugiés, bande de non-gestion/G1.

Disponibilité : 1er août 2024.

Lieu d’affectation : Nairobi ou autre bureau de pays de la RDC dans la région EAGL

Ligne hiérarchique :  responsable régional de la chaîne d’approvisionnement

Offrir l’égalité des chances Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et positif basé sur le respect mutuel pour tous les employés. Tous les candidats sont considérés pour un emploi sans tenir compte de la race, de l’âge, des capacités, de l’origine ethnique, de la nationalité, de la religion, de l’identité de genre, de l’orientation sexuelle, de l’état civil ou de tout autre facteur. Chez DRC, nous célébrons la diversité et apprécions nos employés pour les personnes qu’ils sont et leurs compétences, antécédents et perspectives uniques. Nous encourageons tous les candidats intéressés à postuler.

DRC s’efforce d’attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié au sein de ses programmes.

Promouvoir des normes élevées : la capacité de la RDC à assurer la protection et l’assistance aux réfugiés, aux personnes déplacées et aux autres personnes relevant de sa compétence dépend de la capacité de notre personnel à respecter et à promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de la RDC. y compris la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels. DRC effectue des vérifications approfondies et complètes des antécédents dans le cadre du processus de recrutement.

Candidature et CV

Seules les candidatures motivées, répondant aux fonctions stipulées et répondant aux qualifications requises, accompagnées d’un CV, seront prises en considération.

DRC n’accepte que les candidatures envoyées via notre formulaire de candidature en ligne sur www.drc.ngo sous JOB/Vacancies.

Veuillez soumettre votre candidature et votre CV en anglais au plus tard le 28 juin 2024.

Le processus de sélection pour ce poste se déroule sur une base continue, c’est pourquoi la soumission précoce des candidatures est encouragée.

 

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