La Société Financière Internationale (IFC) recrute un(e) Réceptionniste Administration, Douala, Cameroun
Description
IFC – membre du Groupe de la Banque mondiale – est la plus grande institution mondiale de développement axée sur le secteur privé des marchés émergents. Nous travaillons dans plus de 100 pays, utilisant notre capital, notre expertise et notre influence pour créer des marchés et des opportunités. Notre mission est de tirer parti du pouvoir du secteur privé pour mettre fin à l’extrême pauvreté et promouvoir une prospérité partagée sur une planète vivable. Pour plus d’informations, visitez www.ifc.org
Le bureau de pays de l’IFC à Douala recherche un professionnel hautement organisé, énergique et expérimenté pour soutenir l’unité de gestion pays en tant que réceptionniste temporaire à durée prolongée (ETT), basé à Douala, au Cameroun.
Le ET Temporaire – Réceptionniste sera principalement responsable de recevoir les clients en tant que premier point de contact, en fournissant une assistance générale pour la correspondance et les demandes d’informations.
Ce poste travaille en étroite collaboration avec l’assistant de programme et relève de celui-ci, sous la supervision générale du responsable pays d’IFC, Douala Cluster (CACCM).
Rôle et responsabilités :
Il s’agit d’un poste de soutien de bureau de niveau débutant qui contribue au bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau. L’ET Temporaire (Réceptionniste) effectuera une gamme complète de tâches qui peuvent varier selon les besoins et les exigences du bureau. Les tâches comprendront la gestion de la réception, des services de messagerie, la distribution de la correspondance, l’établissement des bons de commande manuels, la gestion des stocks, la planification des vidéoconférences et le soutien aux activités ponctuelles, selon les besoins.
Les responsabilités impliqueront la collaboration avec les membres de l’équipe du bureau de Douala, ainsi que des interactions fréquentes avec des homologues externes tels que des consultants, des fonctionnaires, des donateurs internationaux, des prestataires de services, des fournisseurs et des membres du secteur privé et de la société civile.
- Recevoir les visiteurs et répondre aux questions de manière polie et significative tout en s’assurant que les procédures standard sont suivies.
- Fournir un service téléphonique de haute qualité via le standard en répondant aux requêtes, en prenant des messages téléphoniques précis et en veillant à ce qu’ils soient acheminés en temps opportun vers le destinataire prévu de manière efficace, agréable et efficiente.
- Gère le courrier entrant et sortant, les services de messagerie et la pochette hebdomadaire tout en veillant à ce que tout courrier adressé au bureau national soit correctement enregistré et livré au Front Office le plus rapidement possible.
- Demander des devis aux fournisseurs et établir des points de vente manuels pour les achats de routine.
- Recevoir et compiler les offres des fournisseurs à partager avec les équipes de réception appropriées.
- Recevoir et transmettre les factures à l’équipe des Finances incluant la coordination des fournitures de bureau et la gestion des stocks.
- Coordonner la livraison des paiements.
- Maintenir une base de données à jour des responsables gouvernementaux, des donateurs, des agences des Nations Unies, des organisations non gouvernementales, des fournisseurs et autres institutions et personnes régulièrement associées au travail du bureau de pays.
- Tenir à jour la liste du répertoire interne du bureau des emplacements des sièges du personnel, des numéros de poste et des numéros de téléphone portable, et la mettre à jour et la diffuser en permanence au personnel.
- Gérer la planification de plusieurs vidéoconférences et salles de réunion.
- Prend en charge la coordination logistique des conférences, ateliers, retraites, événements d’apprentissage, envoie les invitations aux participants et assure le suivi de la confirmation de participation, si nécessaire.
- Servir de remplaçant pour les autres membres du personnel de l’ACS du programme IFC au bureau de Douala et fournir un soutien aux missions de visite et aux équipes d’IFC sur le terrain, selon les besoins.
- Gérer le classement et autres tâches administratives selon les besoins.
- Gérer et résoudre des tâches et des demandes non routinières (répondre aux demandes nécessitant des requêtes d’adresse, etc.).
- Fournir un soutien de bureau général selon les besoins et assigné pour assurer le bon fonctionnement du bureau de pays.
Critères de sélection
- Minimum d’un diplôme d’études secondaires, un baccalauréat de préférence avec au moins 2 ans ou plus d’expérience, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
- Expérience de travail similaire ou pertinente en tant que réceptionniste dans une grande organisation multinationale et multilingue.
- Maîtrise de l’utilisation des fonctions avancées d’applications informatiques telles que Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication et capacité d’interagir efficacement avec les clients et le personnel à tous les niveaux.
- Solides compétences en communication orale et écrite en anglais et en français.
- Capacité à rédiger et traduire de la correspondance simple selon les besoins.
- Un joueur d’équipe éprouvé, profondément engagé à travailler dans un environnement hautement collaboratif au sein d’une équipe multidisciplinaire.
- Capacité à démontrer du respect pour différents points de vue, en agissant toujours avec intégrité pour établir la confiance avec les membres de l’équipe et les clients et partenaires externes.
- Suit les conseils de l’assistant de programme rapidement et de manière proactive.
- Affiche les valeurs fondamentales et la mission du GBM.
• Travaille avec professionnalisme et dévouement exemplaire envers nos clients.
Compétences de base du Groupe de la Banque mondiale
Nous sommes fiers d’être un employeur inclusif et garantissant l’égalité des chances avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité de genre, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à IFC , notamment sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Remarque : Le candidat sélectionné se verra proposer un mandat d’un an, renouvelable à la discrétion du Groupe de la Banque mondiale, et sous réserve d’une nomination ET maximale à vie de trois ans. Si un rendez-vous ET se termine avant une année complète, il est considéré comme une année complète vers le maximum à vie. Les employés ET anciens et actuels qui ont terminé tout ou partie de leur nomination ET de troisième année ne sont pas éligibles pour de futures nominations ET.