L’EPER recrute un(e) Responsable de la logistique nationale, Goma, République Démocratique du Congo
L’EPER emploi quelque 600 personnes à titre permanent. Le travail de l’organisation est porté par la vision d’un monde juste, dans lequel la paix règne, la dignité de tous les êtres humains est respectée et les moyens de subsistance naturels sont préservés. L’EPER est active dans 25 lieux en Suisse et dans 30 pays à travers le monde. Elle y mène plus de 380 programmes et projets, pour un montant total de CHF 138 millions. L’organisation travaille dans le cadre de référence de l’Agenda 2030 selon quatre thèmes prioritaires : « justice climatique », « droit à la terre et à l’alimentation », « asile et migration », « inclusion ». L’EPER fournit également une aide humanitaire aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés. Elle vise une transition aux niveaux social, économique et politique. L’EPER contribue à améliorer les conditions de vie des personnes en Suisse et à l’étranger et revendique leurs droits. À cette fin, elle sensibilise et mobilise la société, les sphères politique et économique ainsi que les Églises. En 2023, le travail de l’EPER a bénéficié à environ 16 millions de personnes.
Le logistics Manager sera basé à Goma et est un membre clé dans la gestion de la logistique et apporte un appui en collaboration avec le logisticien Chargé de la chaîne d’approvisionnement. Il/elle sera mené(e) à effectuer des déplacements réguliers sur le terrain pour apporter un soutien tactique aux projets en cours et aux réponses aux situations d’urgence ; il/elle s’assurera que les exigences standard de l’EPER et des donateurs sont mises en œuvre, renforcera les capacités du personnel, déterminera, en coordination avec les autres collègues du bureau de coordination du pays les mesures d’amélioration et les plans à mettre en œuvre.
Le titulaire du poste fournira aux programmes clés dans le pays un soutien en matière de leadership et de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique technique. Il/elle devra faire preuve de flexibilité pour se déployer selon les besoins afin de fournir des analyses et des recommandations pour de futures améliorations.
Nous sommes recherons a notre projet en congo à partir du octobre un/une :
Country Logistics Manager, DRC, 100%
Vos principales responsabilités :
Coordination de la chaine d’approvisionnements (achats, stock, transports/livraisons) :
- Il/(Elle) centralise les demandes d’achat des bases et procède au lancement du processus de passation de marché dans le respect des procédures HEKS EPER et Bailleurs conformément aux plans d’achat établi
- Il/(Elle) tient à jour une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leurs dossiers administratifs soient à jour (acquittement des taxes, enregistrement au registre du commerce, etc…)
- Il/(Elle) participe à la sélection des fournisseurs avec le coordinateur logistique et les représentants des services à l’origine de la Demande d’Achat (programme, administration, coordination, etc…)
- Il/(Elle) participe à la rédaction du Procès-Verbal de sélection des fournisseurs
- Sous la supervision du coordinateur logistique, il/(elle) vérifie la conformité des Bons de Commandes et des Contrats (qualités et quantité des marchandises, conditionnement et délais de livraison)
- Il/(Elle) supervise la gestion des stocks : maintenir les systèmes en place de gestion des entrepôts et des livraisons
- Il/(Elle) s’assure que les entrepôts sont entretenus conformément aux exigences du programme et aux politiques/normes de HEKS
- Il/(Elle) veille à ce que les dons en nature soient gérés et stockés de manière appropriée conformément aux exigences des bailleurs et HEKS. Supervise l’ensemble des flux de marchandises et veille au respect des procédures internes et bailleurs
- En collaboration avec le coordinateur logistique, il/elle organise et supervise les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale par voie terrestre comme par fret aérien
- Il/(Elle) assure, contrôle et établit ou fait établir les documents de suivi, de transport et de réception des commandes (waybill, bon de réception, liste de colisage et autres)
- Il(Elle) assure la centralisation et l’archivage de tous les documents relatifs à la gestion des achats de la mission en capitale
Gestion durable des équipements :
- Il/Elle peut être amené à participer aux recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie. Il/Elle participe à la validation des choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements
- Il/Elle supervise le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immobilisations) et la tenue d’inventaires physiques
- Il/Elle participe à l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement
- Il(Elle) compile les inventaires physiques des équipements durables mensuels de toutes les bases et transmet le rapport a sa hiérarchie
- Il/Elle contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation
- Il(Elle) établit et archive tous les documents relatifs à la gestion des équipements et du patrimoine (fiche de réparation, fiche de perte, attestation de responsabilité, certificat de donation, etc…)
Gestion du parc automobile :
- Il/Elle supervise le parc véhicule en collaboration avec le logisticien de base et/ou le chef de charroit
- Il/Elle supervise le suivi des véhicules (état, documents administratives, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi
- Il/Elle supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires
- Il/Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il/Elle s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books)
- Effectue tous les mois un suivi de la consommation carburant par véhicule
- Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…)
- Il(Elle) archive des documents relatifs à la gestion des véhicules
Assurer la circulation de l’information, la coordination et la représentation sur les questions logistiques :
- Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain et en capitale
- Il/Elle participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités. Il/Elle veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique et établit ses besoins bimensuels en trésorerie
- Il/Elle apporte sa contribution pour la rédaction de rapports bailleurs (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement…) et participe à la bonne tenue de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…)
- En externe, il/elle peut être amené (e) à représenter HEKS auprès des autorités/fournisseurs/prestataire de services pour toute question d’ordre logistique (enregistrement d’équipements, douanes…)
- Il/Elle participe enfin à la préparation des pièces logistiques en vue d’un audit à venir ou en cours
Superviser et encadrer les équipes logistiques :
- Il/Elle supervise directement les activités des logisticiens basés au bureau de coordination de Goma
- Il/Elle organise des réunions de travail avec son équipe et élabore un plan d’action
- Il/Elle participe à la formation continue aux procédures et outils de HEKS des staffs nationaux et internationaux
- Il/Elle appuie les logisticiens des bases avancées dans la conduite de leurs activités logistiques, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique
Autres activités générales :
- Il(Elle) travaille en coordination avec la finance pour la gestion des achats, le suivi budgétaire et la gestion administrative des membres de l’équipe sous sa supervisons direct
- Il/(Elle) élabore et transmet au coordinateur logistique un prévisionnel de dépense logistique sur une base bimensuel pour validation
- Il(Elle) fait respecter les délais imposés par la logistique pour le bon fonctionnement de la mission,
- Il(Elle) participe à larédaction des rapports bailleurs, rapport mensuels et à l’analyse critique des rapports logistiques (pack-log) en provenance des bases sous la supervision du coordinateur logistique
- Assurer le suivi des avances qui lui sont attribuées ainsi qu’aux personnels placés sous sa responsabilité directe
- Il/Elle s’assure de la conformité des factures : Nom du fournisseur, adresse, date, signature et tampon ou cachet si disponible
- Il/Elle supervise le point focal auprès de service de vols humanitaires (UNHAS, ECHO-Flight), en charge des réservations de vol pour le staff de la mission après validation du coordinateur logistique
Compliance et meilleures pratiques :
- S’engager dans la détection des fraudes, la réduction des risques et le signalement des fraudes ; veiller au respect des politiques et procédures de l’EPER, des règlements des donateurs et des lois locales
- Travailler avec les points focaux des finances et de l’audit pour évaluer la conformité avec les principes de contrôle internes et la documentation requise en matière technique. Participer à la vérification de la liste de contrôle de l’inspection des marchés publics et veiller à ce que les risques associés aux marchés publics soient évalués régulièrement afin que des plans soient élaborés pour y faire face. Examiner la documentation relative à la passation des marchés ainsi que les rapports d’audit interne et externe afin de détecter les risques liés à la passation des marchés. Travailler avec les équipes nationales pour mettre en œuvre des mesures correctives
- En collaboration avec les responsables du budget, examiner les calendriers de contrôle ponctuel des entrepôts des bases afin de s’assurer que les risques liés à la gestion des entrepôts sont mis en évidence et que des plans soient élaborés pour y remédier
- Travailler avec l’équipe des programmes pour évaluer la mise en œuvre des procédures de planification de la chaîne d’approvisionnement et des achats pour les projets existants et futurs, signaler les lacunes et proposer des mesures correctives
- Effectuer d’autres tâches en fonction des besoins. Les tâches et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné, mais ne sont pas limitatives
Vos atouts et compétences :
- Bac + 2, + 3 en logistique
- Min 4 ans d’expérience dans l‘humanitaire dans un contexte sécuritaire volatile
- Expérience en gestion logistique de terrain
- Expérience en gestion d‘équipe
- Français courant/langue maternelle et bonnes connaissances de l’anglais
- Connaissance des bailleurs institutionnels (ECHO, BHA, agences UN…)
- Connaissance des secteurs d’activités suivants est un atout : EHA, SAME, distributions d’urgence (cash et AME)
- Connaissances logistiques et en administration et gestion
- Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
- Bonne résistance au stress
- Capacités a travailler sous forte pression
- Adaptabilité a des conditions météo et physique difficiles
- Sens de la diplomatie
- Capacité d’analyse
- Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
- Organisation, rigueur et respect des échéances
- Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
- Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée
Nous vous offrons :
- Un poste intéressant et stimulant dans un environnement international dynamique
- Un package salarial compétitif
- Lieu de travail : Goma avec des régulières visites de terrain
- Paquet d’assurances
- Logement fourni par l’EPER
- Un contrat de 12 mois renouvelable
- Date d’entrée en fonction : octobre ou après accord