Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) recrute un(e) Spécialiste de la chaîne d’approvisionnement, Abuja, Nigeria
Introduction
Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est une organisation non gouvernementale internationale danoise qui promeut et soutient des solutions durables aux problèmes rencontrés par les réfugiés et les personnes déplacées à l’intérieur du pays dans le monde entier. Le DRC est présent dans plus de 30 territoires en conflit à travers le monde et aide les personnes déplacées en leur fournissant un abri, de la nourriture, des activités génératrices de revenus et un large éventail d’autres formes d’assistance. Il est de la plus haute importance pour le DRC de travailler en conformité avec le système de gestion de la responsabilité et de la qualité du DRC et les législations nationales. Des systèmes opérationnels fluides, fiables et efficaces sont des conditions préalables pour que le DRC maintienne sa position de partenaire digne de confiance et fiable pour nos donateurs et d’organisation responsable envers nos bénéficiaires.
Arrière-plan
Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est présent au Nigéria depuis 2015 et possède une expérience de travail dans 33 zones de gouvernement local (LGA) dans les États de la Baie d’Ali Baba. Le DRC fournit une assistance et une protection vitales aux populations vulnérables et touchées par le conflit, notamment les personnes déplacées à l’intérieur du pays, les rapatriés et les communautés d’accueil dans les secteurs de la réduction de la violence armée, des moyens de subsistance, de la nutrition et de la sécurité alimentaire, de la protection, des abris et des articles non alimentaires (NFI) et de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène (WASH).
Le contexte opérationnel dans le nord-est du Nigéria reste difficile, car le conflit en cours entrave l’accès des communautés touchées par le conflit aux services de base limités disponibles, ainsi que l’accès de la DRC et d’autres organisations humanitaires aux personnes relevant de sa compétence.
But
Fournir un soutien au programme en effectuant des tâches opérationnelles techniques et pratiques pour assurer un fonctionnement fluide, sûr et efficace des activités de la chaîne d’approvisionnement conformément au manuel des opérations et au manuel du programme, dans le respect des directives des donateurs.
Fonctions et responsabilités :
Approvisionnement:
- Coordonner avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement et l’équipe pour s’assurer que :
- Des mécanismes d’approvisionnement stratégique sont élaborés et mis en œuvre pour améliorer en permanence l’efficacité et l’efficience des achats en RDC, en accordant une attention particulière à l’optimisation de la base d’approvisionnement, aux accords à long terme pour les articles communs et à la préparation aux situations d’urgence.
- Participer à l’évaluation des offres et des propositions et s’assurer que le rapport d’évaluation des offres, l’évaluation technique, le procès-verbal des négociations et le contrat négocié lors de la sélection des consultants contiennent tous les faits et informations nécessaires pour justifier les recommandations formulées dans le rapport
- Système d’archivage, copies électroniques et copies papier des documents selon la procédure.
- Soutenir le terrain dans la préparation des documents pertinents pour les demandes de devis et les appels d’offres, ainsi que pour les rapports d’appel d’offres (TOC) destinés à être examinés par le comité d’approvisionnement et d’appel d’offres.
- La coordination en temps opportun de tous les processus d’approvisionnement nécessaires pour satisfaire aux demandes d’achat ou aux plans d’approvisionnement. Rechercher constamment sur le marché de nouveaux fournisseurs susceptibles d’offrir un meilleur service ou un meilleur rapport qualité-prix pour la RDC.
- Aider à l’approvisionnement stratégique des articles fréquemment achetés afin de garantir la mise en place d’accords-cadres avec les fournisseurs et les prestataires de services
- S’assurer que les dossiers d’approvisionnement sont exacts et que les registres sont conformes aux politiques d’approvisionnement de la DRC et des donateurs, que le système de classement est correctement établi, que toutes les copies électroniques et papier des dossiers d’approvisionnement sont accessibles et gérables par les auditeurs.
- Veiller à ce que les fournisseurs non retenus reçoivent une notification de la DRC sur le statut de leurs offres
Entreposage
- Responsable de veiller à ce que les tâches de gestion de l’entrepôt soient exécutées, lorsque cela est nécessaire, notamment en veillant à ce que la documentation de l’entrepôt soit conservée conformément aux politiques de la DRC, en supervisant les livraisons et les expéditions depuis les entrepôts de la DRC et en vérifiant les niveaux de stocks.
- Assurez le suivi auprès des magasiniers concernés pour obtenir des rapports de stock hebdomadaires et mensuels mis à jour.
- Initier des inventaires physiques sporadiques en collaboration avec le personnel concerné, dans tout le pays
- Garantir la mise à jour en direct du rapport de stock et sa diffusion à la direction et au personnel concernés sur une base hebdomadaire
- Archivage des documents d’entrepôt, tant sur papier que sur papier.
- Expliquer les écarts dans les rapports de stock à la direction et les archiver.
- Assurez-vous que les rapports de stock sont reçus et publiés conformément à la procédure DRC, en ligne via le système Dynamics et hors ligne.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement et transférer les informations aux magasiniers.
- Visite sur le terrain dans tous les entrepôts de la RDC à travers le Nigéria pour s’assurer que la procédure standard est en place et suivie.
- Conseiller la direction sur les nouveaux espaces d’entrepôt intéressants, les besoins en nouveaux emplacements avec le soutien de l’équipe logistique et des achats.
- Suivi auprès du pôle Logistique sur les réglementations et les mouvements d’expédition.
- Éliminez les articles conformément à la procédure DRC et aux réglementations gouvernementales.
Actifs / Inventaire
- Responsable de l’exécution efficace des processus et procédures qualitatifs et conformes en matière d’actifs et d’équipements, conformément aux directives et normes de la DRC et des donateurs.
- Vérification de l’inventaire des actifs et des GPE conformément aux achats de la RDC mensuellement, semestriellement et annuellement dans tous les bureaux de la RDC au Nigéria
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement et le personnel logistique concerné pour s’assurer que les actifs et la base de données d’inventaire des GPE sont mis à jour conformément au manuel opérationnel de la RDC.
- Soumettre les rapports sur les actifs et les GPE au donateur à la clôture de chaque projet et chaque fois que cela est demandé.
- Planifiez avec les RH, l’informatique et les achats les besoins en nouveaux actifs.
- Archives des actifs et documents GPE, copies papier et copies électroniques.
- Éliminer et transférer les actifs et les GPE conformément à la procédure de la RDC et aux réglementations gouvernementales.
Flotte
- Responsable de l’exploitation de l’ensemble du parc automobile du pays, conformément aux politiques de la RDC et des collectivités locales en matière de parc automobile et de transport.
- Assurer l’utilisation et la répartition correctes de la flotte à travers le pays.
- Le manuel opérationnel de la flotte de la RDC est en place, expliqué et suivi.
- Analyser et vérifier les données de la flotte du pays sur les coûts de fonctionnement, l’utilisation et la maintenance.
- Assurez un suivi régulier avec l’équipe de sécurité et partagez les mises à jour sur les situations critiques avec l’équipe.
- Placez un contrat pour l’accord du véhicule chaque fois que nécessaire.
Installations
- Assurer le suivi et le traitement des demandes d’installations :
- Suivre toutes les demandes.
- Étudier et analyser toutes les demandes et conseiller la direction sur la meilleure voie à suivre.
- Suivez toutes les dépenses liées aux installations.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de la flotte sur le générateur, le véhicule et d’autres machines.
Renforcement des capacités
- En consultation avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement, planifier et gérer le renforcement des capacités de l’ensemble du personnel, en plus de fournir un soutien au personnel du programme sur les procédures et processus pertinents.
Les responsabilités énumérées dans le JD ne sont pas exhaustives et peuvent être réajustées en fonction des besoins opérationnels mais resteront en phase avec l’objectif global du rôle.
Expérience et compétences techniques :
Essentiel:
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion de la chaîne d’approvisionnement.
- Expérience de renforcement et de développement des capacités du personnel de la chaîne d’approvisionnement à l’aide de formations, de cadres de gestion des performances et de plans de développement
- Connaissance et expérience de la gestion des prestataires de services et des entrepreneurs.
- Excellentes compétences informatiques en MS Word et Excel
- Expérience en système ERP.
Souhaitable:
- Flexible et disposé à travailler dans un environnement éloigné et à se déplacer vers d’autres sites sur le terrain.
- Expérience des procédures d’approvisionnement standard et de la documentation.
- Expérience en construction et en gestion de projets de chantier.
- Expérience en mécanique automobile ou en installations électriques.
- Expérience de travail dans une (I)ONG
Éducation :
- Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires, en économie, en ingénierie ou dans des domaines d’études pertinents
- BTS avec certification professionnelle pertinente.
Nous offrons.
Durée du contrat : Un (01) an, avec possibilité de prolongation en fonction de la disponibilité du financement.
Lieu de travail : Abuja, Nigéria
Date de début : lorsque le bon candidat est identifié.
Le salaire et les conditions seront conformes à la structure salariale nationale de la RDC. Il s’agit d’un poste national contractuel pour lequel les conditions générales locales nigérianes s’appliquent.
Règlement général :
Processus de candidature
Vous êtes intéressé ? Alors postulez en ligne à ce poste : https://job.drc.ngo/jobs/. Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV actualisé (pas plus de quatre pages). Les deux doivent être rédigés en anglais.
La DRC offre l’égalité des chances en matière d’emploi et interdit toute discrimination dans l’emploi fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état matrimonial ou le handicap.
La DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans aucun processus de recrutement.
Cependant, tous les candidats doivent prendre en considération que la RDC ne peut pas offrir un contrat de travail international à un citoyen du pays d’affectation (dans ce cas précis, le Nigéria).
Date limite : Les candidatures seront clôturées le 27 septembre 2024 à minuit (heure GMT) .