L’Organisation de l’aviation civile internationale (ICAO) recrute un(e) Collaborateur(rice) administratif(ve) du LEB (Bureau des affaires juridiques et des relations extérieures) , Montréal, Canada

L’Organisation de l’aviation civile internationale (ICAO) recrute un(e) Collaborateur(rice) administratif(ve) du LEB (Bureau des affaires juridiques et des relations extérieures) , Montréal, Canada

Le Bureau des affaires juridiques et des relations extérieures (LEB) fournit des conseils et une assistance sur les questions juridiques et de relations extérieures en général, et à l’appui des objectifs stratégiques de l’OACI, aux États membres de l’OACI, aux organes directeurs, au Président du Conseil et au Secrétaire général, aux autres bureaux et bureaux régionaux de l’OACI. En ce qui concerne les questions juridiques, le Bureau est chargé de : fournir des conseils juridiques aux organes directeurs et au Secrétariat sur des questions juridiques, en particulier sur le droit international et le droit aérien ; le développement général du droit aérien ; l’examen de tous les accords et contrats ; et l’exercice des fonctions de dépositaire des traités de l’Organisation. En ce qui concerne les questions de relations extérieures, le Bureau est chargé de : maintenir des relations de travail étroites et harmonieuses avec les États membres ; servir de point focal pour les relations de l’Organisation avec le gouvernement hôte ; s’acquitter des fonctions de liaison et de protocole ; et suivre et fournir des orientations et des conseils sur les événements politiques actuels qui pourraient affecter l’OACI.

Le titulaire relève directement du directeur de la LEB (D/LEB), qui fournit des conseils généraux et avec qui le titulaire consulte sur des questions administratives complexes. Le titulaire travaille de manière indépendante en fournissant un soutien administratif au directeur de la LEB et est chargé de fournir un soutien aux autres membres du personnel de soutien administratif du bureau du directeur de la LEB.

Fournit un soutien administratif en ce qui concerne les différends entre les États membres au titre de la Convention relative à l’aviation civile internationale (Convention de Chicago) et d’autres instruments de droit aérien international, les différends entre l’Organisation et des entités publiques ou privées, et les différends liés à l’emploi,  en obtenant des résultats tels que :

• Effectuer des tâches administratives relatives aux différends soumis par les États membres au Conseil de l’OACI en vertu du Chapitre XVIII de la Convention de Chicago, y compris la distribution et la diffusion des documents pertinents (plaidoyers écrits, mémos, correspondance, courriels, documents de travail, etc.) ; la tenue des dossiers et des bases de données ; le suivi des délais de soumission des documents ; la coordination et la communication au sein du LEB et avec les bureaux du Président et du Secrétaire général et d’autres parties prenantes. 
• Effectuer des tâches administratives en relation avec la Commission de recours et le Tribunal d’appel des Nations Unies (TANU) ; suivre les dossiers en fonction des priorités et initier des réponses sur les questions administratives, en particulier lorsque les juristes (en qualité de Secrétaire de la Commission de recours ou de représentant de l’Administration) sont en congé/mission, en coordination avec le Président et les membres de la Commission de recours pour éviter de retarder les procédures ; préparer les réunions ou les audiences d’appel en réservant des salles de conférence et tout autre soutien logistique connexe.
• Contrôler et tenir à jour tous les dossiers d’appel du personnel et les dossiers de l’UNAT; surveiller le mouvement des dossiers, vérifier l’exhaustivité, la présentation, le suivi, le transfert, etc.; tenir à jour les dossiers de correspondance ouverts et confidentiels pour le Secrétaire de la Commission d’appel, le Représentant de l’Administration et les Membres du Conseil.

Fournit des services de soutien administratif pour les conférences diplomatiques, les réunions du Comité juridique, les sous-comités/groupes de travail/groupes de travail et d’autres réunions,  obtenant des résultats tels que :

• Coordonner l’organisation des questions administratives liées aux conférences diplomatiques, aux réunions du comité juridique, etc. 
• Initier et rédiger des lettres d’invitation aux États et suivre les réponses.
• Tenir à jour les listes des participants.
• Préparez vos réunions et vos vidéoconférences en réservant des salles de conférence et en organisant l’interprétation si nécessaire.
• Préparer la correspondance pour l’approbation des conseillers juridiques et rassembler la documentation relative aux réunions.
• Préparez les informations nécessaires pour les participants lors des réunions en mettant à jour le site Web de la réunion.
• Recueillir et assembler la documentation. 
• Aider au traitement de la documentation de travail pour les réunions préparée par le Secrétariat, les États membres, les organisations internationales, ainsi qu’à la préparation du rapport final de la réunion. 
• Aider à la préparation de la documentation sur le suivi des recommandations des réunions et surveiller les mesures de suivi, si nécessaire.
• Discuter et proposer le contenu du site Web avec le responsable juridique en charge de la réunion.
• Assurer la liaison avec les TIC pour la conception et la gestion du site Web.
• Collecter et publier toute la documentation pertinente sur le site Web et maintenir le contenu du site Web.

Contribue à la production de documents et exerce des fonctions de contrôle de la qualité,  obtenant des résultats tels que :

• Examiner tout le matériel pour le style, la grammaire, la ponctuation et l’exactitude; taper, relire et mettre en forme les lettres, les mémorandums, les documents de travail, les lettres d’État, les procès-verbaux, les circulaires, les avis et toute autre correspondance, souvent de nature confidentielle ou urgente, en coordination avec les auteurs et les destinataires si nécessaire, pour l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité aux règles et procédures établies. 
• Aider à la préparation de la documentation relative au LEB pour les sessions du Conseil de l’OACI.
• Créez des présentations PowerPoint et des feuilles de calcul Excel.
• Assurer le suivi auprès des conseillers juridiques pour s’assurer que les priorités et les délais sont respectés ; initier des réponses appropriées en l’absence des superviseurs.
• Assurer la liaison avec le service des langues et des publications (LP) pour assurer l’exactitude,  la traduction et la production en temps opportun des documents (par exemple, documents de travail, notes du président et du secrétaire général, correspondance, etc.); soumettre des travaux de traduction et d’édition via le réseau de documents électroniques et de demandes de renseignements (EDEN). 
• Coordonner avec la Section de gestion des documents et d’externalisation (DMO) et l’Unité éditoriale (EDL) la production et la distribution de cette documentation et résoudre de manière indépendante les problèmes associés.
• Effectuer des recherches et fournir des documents de référence pour la production de documents provenant du LEB.

Fournit un soutien général aux services de bureau , obtenant des résultats tels que :

• Prendre des rendez-vous et organiser des plannings de réunions.
• Répondre aux demandes de renseignements, obtenir des informations générales; initier et entreprendre des recherches de documents de référence.
• Surveiller et filtrer les appels téléphoniques, notamment en l’absence des superviseurs ; aider les visiteurs.
• Préparer les autorisations de voyage et coordonner avec l’unité des voyages (TRV) les modalités de voyage et les visas.
• En l’absence d’autres adjoints administratifs ou de l’associé administratif, assumer leurs tâches et responsabilités. 

Assure une gestion efficace des dossiers,  obtenant des résultats tels que :

• Tenir à jour les dossiers relatifs aux sujets; tenir à jour les registres des mouvements de dossiers, en vérifiant leur exhaustivité.
• Suivre et maintenir une indexation précise des dossiers.
• Maintenir des dossiers de correspondance ouverts et confidentiels. 

• Effectue d’autres tâches connexes, selon les besoins.

Essentiel

Achèvement des études secondaires. 

Souhaitable

Un diplôme d’études collégiales (DEC) ou une formation équivalente, complété de préférence par une formation en administration de bureau et en secrétariat.

Essentiel

• Au moins six (6) années d’expérience en secrétariat/administration, dont cinq (5) de préférence au sein de l’Organisation, d’une organisation internationale ou d’un gouvernement, à des postes de responsabilité croissante.
• Expérience dans la préparation de notes, de correspondance, de présentations et de rapports.
• Vaste expérience dans les applications MS Office.

Souhaitable

• Expérience en travail administratif dans l’aviation.

Essentiel 

• Capacités de lecture, d’écriture et d’expression orale courantes en anglais.

Souhaitable 

• Une connaissance pratique de toute autre langue de l’Organisation (arabe, chinois, français, russe, espagnol).

Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; démontrer sa compétence professionnelle et sa maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; rester calme dans des situations stressantes. Prendre la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. 

Travail en équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite l’avis des autres en valorisant véritablement leurs idées et leur expertise ; est disposé à apprendre des autres ; place l’ordre du jour de l’équipe avant son ordre du jour personnel ; soutient et agit en accord avec la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la coresponsabilité des lacunes de l’équipe.

Communication :  Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste son intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format en fonction du public ; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.

Planification et organisation : Élabore des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.

Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.  

Veille technologique :   Se tient au courant des technologies disponibles ; comprend l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montre sa volonté d’apprendre de nouvelles technologies.

Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste recruté localement et réservé aux citoyens canadiens, aux résidents permanents du Canada et aux candidats titulaires d’un permis de travail.

Il est à noter que ce poste est à pourvoir à durée déterminée pour une période d’un an (la première année est probatoire pour un candidat externe).

Les membres du personnel de l’OACI sont des fonctionnaires internationaux soumis à l’autorité du Secrétaire général et peuvent être affectés à toutes activités ou à tous bureaux de l’Organisation dans le lieu d’affectation.

Les membres du personnel de l’OACI doivent se comporter d’une manière conforme à leur statut de fonctionnaire international. À cet égard, l’OACI a intégré les Normes de conduite de la fonction publique internationale de 2013 dans les Instructions du personnel de l’OACI. 

L’OACI offre à ses employés un ensemble d’avantages sociaux attractifs, conformément aux politiques de la Commission de la fonction publique internationale   (CFPI),

L’âge légal de départ à la retraite pour le personnel entrant ou réintégrant le service après le 1er janvier 2014 est de 65 ans. Pour les candidats externes, seuls ceux qui sont censés terminer un mandat seront normalement pris en considération.

POSTULER ICI