L’Organisation internationale du travail (OIT) recrute un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) du Directeur, Dakar, Sénégal

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein de l’Equipe d’appui technique au travail décent et bureau de pays, ETD/BP-Dakar qui couvre les pays comme le Sénégal, le Cabo Verde, la Guinée, la Guinée Bissau et la Gambie. Cette unité a pour mission, dans les dits-pays, d’accompagner les gouvernements et les partenaires sociaux dans la réalisation de la promotion du Travail Décent. Dans ce cadre elle met en œuvre les objectifs tels que définis dans le Programme et Budget. Ce poste entre dans le cadre du renforcement de l’organisation administrative au sein du Bureau de Dakar.

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un appui de haut niveau et est chargé(e) d’assurer, de mener à bonne fin et de surveiller la prestation d’un ensemble de services d’appui opérationnel et administratif, dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Ces services sont fournis dans divers domaines (appui administratif et bureautique, ressources humaines, finances, voyages et logistique) et avant l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le(la) titulaire joue un rôle clé en faisant preuve d’une grande capacité de discernement pour veiller, dans une optique de transparence, à ce que les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives soient établies correctement appliquées, interprétées et adaptées. . Il(elle) évalue des situations difficiles, propose des solutions et contribue à la conception et à l’amélioration des services d’appui et des processus d’exécution dans le domaine opérationnel.

Le/la titulaire travaille sous la supervision du/de la Directeur/trice du Bureau de Dakar. Cette supervision est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes. Les missions sont généralement accomplies offrant une supervision minimale, le/la titulaire disposant d’un degré élevé d’autonomie en particulier en ce qui concerne les questions relatives à l’exécution des activités opérationnelles. Le travail est passé en revue afin de vérifier la pertinence des recommandations et l’exactitude des résultats finaux, ainsi que le traitement des questions complexes et délicates dans le domaine opérationnel du fait de la nouvelle application ou interprétation d’une politique ou de leurs incidences. sur des activités connexes de l’unité de travail.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir des orientations et un appui d’ordre opérationnel et administratif pour la prestation de services et le règlement de questions complexes dans le respect des normes applicables. Le(la) titulaire travaille en liaison avec diverses unités administratives pour coordonner des activités, les hiérarchiser et en assurer le suivi.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales, des organisations non gouvernementales (ONG), des ambassades, des missions permanentes et d’autres autorités concernées ; ils visent à coordonner et à assurer le suivi de questions en instance ou à obtenir des éclaircissements, à fournir des orientations sur les pratiques et procédures du bureau et à régler des questions d’ordre administratif. Le(la) titulaire travaille également en liaison avec des prestataires de services pour le règlement de questions en instance.

Fonctions et responsabilités essentielles

En fonction des besoins et des priorités du bureau où le poste est à pourvoir, le(la) titulaire assurera des services pertinents des attributions suivantes :

1. Entreprendre et mener à terme un ensemble de services d’appui opérationnel et administratif dans divers domaines (administration générale et appui administratif, ressources humaines, finances, voyages et logistique). Assurer la préparation, le traitement, l’examen et le suivi d’actions administratives, et comprendre en vérifiant que les informations et la documentation sont conformes aux normes applicables.
2. Contribuer activement à l’intégration et à la coordination des services d’appui. Surveiller et orienter le travail du personnel d’appui, selon les besoins, et veiller au bon déroulement du travail de bureau et à la fluidité des échanges d’information au sein de l’unité de travail et avec d’autres unités.
3. Préparer, rédiger et finaliser la correspondance, courante ou non, nécessitant des recherches, une compréhension des questions administratives, opérationnelles et programmatiques et une connaissance des domaines d’intervention. Contrôler la qualité des documents sortants (exactitude du contenu, grammaire, style et respect des normes applicables). Effectuer des traductions informelles.
4. Assurer la préparation, le traitement et le suivi d’actions administratives dans le domaine des ressources humaines, en vérifiant que les informations sont conformes aux normes applicables. Entrer des données complètes dans le progiciel de gestion intégré (PGI). Répondre aux demandes de renseignements concernant les ressources humaines et fournir au personnel des informations d’ordre général dans ce domaine. Assurer un vaste ensemble de services liés aux ressources humaines, selon les besoins.
5. Participer à la préparation et au contrôle de la comptabilité de l’unité de travail en ce qui concerne les allocations et les dépenses. Exécuter des opérations aux fins de l’autorisation et de l’engagement de dépenses et faire les ajustements nécessaires pour utiliser au mieux les fonds disponibles. Assurer la tenue à jour des systèmes de suivi et de présentation de rapports, et préparer les rapports et les statistiques budgétaires nécessaires à l’élaboration de la documentation concernant le programme et budget et le plan de travail ainsi que des rapports techniques et financiers à l ‘intention des donateurs sur l’état d’avancement des activités.
6. Tenir à jour le plan des voyages officiels de l’unité de travail. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d’hébergement, coordonner les formalités liées aux exigences en matière de visas et de sécurité, et assurer le traitement des transactions administratives dans les délais impartis. Fournir au personnel des orientations et une assistance en ce qui concerne les formalités à accomplir au titre des voyages officiels, notamment à l’arrivée et au départ. Établir et entretenir des contacts avec des homologues des administrations publiques et des prestataires de services pour faciliter le règlement des questions de voyage, de visa, de transport ou d’autre nature.

section facultative (si nécessaire)

7. Organisateur et coordination des réunions, des ateliers et d’autres manifestations. Diriger des services de secrétariat et surveiller les dispositions prises sur les plans administratifs et financiers. Etablir des supports d’exposé, des dossiers d’information et d’autres documents, ou surveiller leur élaboration. Rédiger les procès-verbaux de réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises. Assister et participer aux réunions et ateliers internes ou externes portant sur les domaines de travail attribués.
8. S’assurer que les systèmes de classement de l’unité de travail sont à jour, accessibles et efficaces. Veiller à l’actualisation des sites Web et des bases de données. Etablir et produire divers rapports, tableaux statistiques et autres documents de référence périodiques ou ponctuels.
9. Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives ainsi que d’autres faits nouveaux dans ce domaine, et orienter et ancien le personnel en vue de renforcer les connaissances.
10. Évaluer les méthodes et les processus de travail et proposer des améliorations. Évaluer l’incidence des changements et formuler des recommandations sur les mesures de suivi requises. Travailler en liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
11. Accomplir et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, comme celles relatives aux registres des présences et des absences, aux espaces de bureau, à l’enregistrement, aux stocks et aux achats.
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Lorsque le poste à pourvoir est celui d’assistant(e) exécutif(ve) du directeur/de la directrice, outre un ensemble de fonctions parmi celles présumées, le/la titulaire doit s’acquitter des tâches suivantes :

1. Fournir et/ou coordonner divers services d’appui administratif et bureautique pour aider le directeur/la directrice à assurer le bon fonctionnement du bureau. Se tenir informé(e) des manifestations importantes et des activités du bureau, et en aviser le personnel concerné.
2. Tenir à jour l’emploi du temps du directeur/de la directrice. Examiner les demandes de rendez-vous et y répondre en fonction du degré de priorité et d’urgence. Coordonner les demandes émanant de visiteurs de haut niveau et établir des programmes d’information. Recevoir les visiteurs et répondre en temps voulu aux demandes de renseignements faites en personne, par téléphone ou par courrier électronique.

3. Analyser, gérer et contrôler divers courriers et documents, y compris ceux présentant un caractère confidentiel et sensible, et s’assurer que les questions importantes sont immédiatement portées à l’attention du directeur/de la directrice. Rédiger des notes et des réponses nécessitant des recherches et une compréhension des domaines administratifs, opérationnels et programmatiques. Préparer et/ou revoir et viser la correspondance à faire signer par le directeur/la directrice, en veillant à l’exactitude du contenu et au respect des normes applicables.
4. Coordonner la préparation de divers documents et éléments d’information portant sur des questions de politique et de gestion et sur divers domaines techniques de l’OIT, pour aider le directeur/la directrice à prendre des décisions stratégiques et à établir des rapports sur les activités de l’OIT. Déterminer les priorités et assurer le suivi des délais auprès du personnel et des responsables concernés, le cas échéant.
5. Rester en contact avec des ministres, des gouvernements responsables, des organisations d’employeurs et de travailleurs, des institutions nationales et/ou régionales ou sous-régionales, des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales ainsi qu’avec des membres du corps diplomatique, et tenir à jour des listes de ces contacts.
6. En tant que point focal du bureau pour le système de gestion des talents, apporter son appui au directeur/à la directrice en ce qui concerne les mesures visant à améliorer la conformité avec les différents modules de ce système en vérifiant le degré de conformité du personnel du bureau et en suivant la question avec le personnel et les responsables concernés, selon les besoins. Fournir des orientations et une assistance de premier niveau, transmettre les questions plus complexes à l’échelon supérieur, générer des rapports et assurer un suivi le cas échéant.

Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation dans un domaine lié à l’administration générale et à l’appui administratif.

Expérience

Au moins six ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration générale et de l’appui administratif, dont la prestation de divers services d’appui de haut niveau. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI).

Langues

Excellente maîtrise du français. Connaissance pratique de l’anglais et d’une langue nationale officielle du Sénégal

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Bonne connaissance d’un ensemble de domaines opérationnels.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableaux et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.
Connaissance du fond des programmes et activités de l’OIT.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes :

Aptitude à s’adapter rapidement aux nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Aptitude à coordonner et à surveiller un vaste ensemble d’activités opérationnelles.
Aptitude à rechercher, extraire et compiler des informations provenant de diverses sources.
Bonne aptitude à rédiger.
Aptitude à coordonner le travail du personnel d’appui.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement des questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.