FHI 360 recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve), Lubumbashi, République Démocratique du Congo
Description du projet :
FHI 360 est une organisation de développement humain sans but lucratif vouée à l’amélioration de la vie par des moyens durables en avançant des solutions intégrées, établies au niveau local. Notre personnel comprend des experts en santé, éducation, nutrition, l’environnement, le développement économique, la société civile, l’égalité des genres, la jeunesse, la recherche et technologie – créant un mélange unique de capacités pour relever les défis de développement interreliés d’aujourd’hui. FHI 360 sert dans plus de 70 pays et dans tous les états des Etats-Unis d’Amérique et ses territoires. Nous sommes actuellement à la recherche de candidats qualifiés pour le poste d’Assistant Administratif qui sera basé dans la ville de Lubumbashi.
DESCRIPTION DU POSTE :
Description du poste :
L’assistant(e) Administratif(ve)gérera et exécutera des fonctions administratives complexes et confidentielles pour assurer le bon déroulement des opérations exécutives lui assignées et fournir un soutien administratif et de secrétariat au bureau du projet à Lubumbashi. Il/elle gérera et fournira un soutien direct au Directeur Financier et des Opérations dans toutes les questions administratives.
Responsabilité du poste :
- Gérer toutes les correspondances entrantes et sortantes, des rapports, des courriels, leur archivage, tout en assurant la diffusion des informations au sein de l’organisation
- Tenir les inventaires périodiques du bureau Lubumbashi à jour
- Rédiger la correspondance et les rapports demandés. Enregistrer les procès-verbaux des réunions et les diffuseurs parmi le personnel du bureau de pays. Gérer les dossiers et les dépôts de bureau, le cas échéant
- Aider l’équipe des opérations à fournir un soutien logistique pour les ateliers, les formations et toute autre activité du projet.
- Travailler en collaboration étroite avec le reste de l’équipe de projet pour assurer un flux de travail en temps opportun.
- Assurer la rédaction, la révision et la diffusion de tous les procès-verbaux des réunions et assurer la qualité
- Gérer le petit cash et assurer l’expédition des pièces
- Fournir une gamme complète de soutien administratif pour les liaisons.
- Effectuer des tâches supplémentaires comme assignées par la direction
Connaissances, compétences et aptitudes :
- Compétences considérables en communication orale et écrite.
- Capacité à communiquer efficacement et avec tact avec tous les niveaux du personnel, les représentants des donateurs et des organismes collaborateurs, des personnes de cultures diverses et le public.
- Capacité à négocier avec tact.
- Initiative et discrétion dans le jugement et la gestion des questions confidentielles, des documents et des questions sensibles.
- Ingénieux grâce à la technologie, aux compétences en recherche et à l’établissement de relations entre plusieurs équipes et unités organisationnelles et organisations professionnelles pour résoudre les problèmes et amorcer des améliorations.
- Maîtrise des compétences en secrétariat pour inclure la grammaire, l’orthographe et la relecture.
- Maîtrise des logiciels Word, PowerPoint et Excel.
- Capacité à travailler de manière autonome et à organisateur, coordonner et traiter efficacement les affectations de travail, tout en accordant une attention aux détails.
- Avec une supervision minimale, gérer efficacement le flux de travail à volume élevé.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à définir des priorités. Capacité à gérer une charge de travail exigeante.
- Capacité d’anticiper le support technique et administratif requis.
- Capacité de rechercher et d’obtenir des informations de diverses sources.
- Possibilité de voyager dans les diverses zones d’activité du projet si nécessaire
Qualifications et exigences :
- Être détenteur d’un diplôme de licence en administration des affaires ou son équivalent reconnu et 3 ans d’expérience pertinente.
- Connaissance des compétences administratives et/ou de secrétariat indispensables.
- Expérience en tant qu’adjointe administrative, de préférence dans une grande organisation complexe
- La connaissance des programmes financés par l’USAID et des organisations non gouvernementales en RDC serait un plus.
Les candidates féminines sont à encourager.
Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme constituant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de réviser et de réviser ce document à tout moment.
FHI 360 est un employeur pratiquant l’égalité des chances et l’action positive, selon lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’encontre de toute personne employée ou recherchant un emploi en raison de sa race, de sa couleur, de sa religion, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son origine nationale ou ethnique, de son âge, de son état matrimonial, de son handicap physique ou mental, de son statut d’ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements en matière de sauvegarde :FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent avec notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications de sélection appropriées, y compris des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au programme interinstitutions de divulgation des fautes professionnelles (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats à un emploi sur toute constatation fondée d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuel pendant le mandat du candidat auprès de ses anciens employeurs. En postulant, les candidats à un emploi confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces vérifications de sélection.
FHI 360 examinera pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
FHI 360 ne vous demandera jamais votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe pour accéder à votre site de carrière, et nous ne vous demanderons jamais d’argent, de biens ou de services pendant le processus de candidature, de recrutement ou d’emploi. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre correspondance, veuillez envoyer un e-mail à [email protected] .
FHI 360 favorise la force et la santé de ses employés grâce à un ensemble d’avantages sociaux compétitifs , à un développement professionnel et à des politiques et programmes qui favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Rejoignez notre personnel mondial pour faire une différence positive pour les autres – et pour vous-même.
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