Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) recrute un(e) Analyste à l’Administration et Logistique, Conakry, Guinée

La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion comme moyen de garantir que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en matière de diversité signifie accroître la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler. Apprenez-en plus sur le travail au PNUD, y compris nos valeurs et des histoires inspirantes.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni toute forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
Sous la supervision du DRR, l’Analyste à l’Administration et Logistique, est responsable de la gestion administrative effective ainsi que de la Logistique du bureau.

Il/Elle interprète les règles et procédures administratives et logistiques et apporte des solutions adéquates à diverses situations qui ont trait à la gestion quotidienne du bureau.

Il/Elle promet une collaboration et une approche orientée vers les clients et supervise et oriente le personnel de l’Unité Logistique.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le groupe des Opérations, du Programme, des projets du bureau, le siège ainsi que les agences en vue d’assurer une gestion performante et efficace.

Dans le cadre du renforcement de l’équipe du bureau de Guinée, le PNUD recrute les services d’un(e) l’Analyste à l’Administration et Logistique.

Objectif du poste

Sous la direction et la supervision générale du Représentant Résident Adjoint, l’Analyste à l’Administration et Logistique assure la gestion et l’exécution générales d’activités opérationnelles et logistiques variées et interdépendantes au sein du bureau de pays, garantissant une qualité et une précision élevée du travail.

Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter aux besoins opérationnels changeants et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé dans différentes unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Fonctions et responsabilités
Veiller à ce qu’un contrôle administratif et logistique efficace et approprié soit fourni au bureau de pays
  • Assurer la pleine conformité des activités administratives et logistiques avec les règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD ;
  • Développer la cartographie des processus administratifs opérationnels du CO et l’élaboration des procédures opérationnelles standards (SOP) internes ;
  • Préparateur des plans de travail axés sur les résultats pour l’équipe administrative ;
  • Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
  • Coordonner et superviser les expéditions et le dédouanement, les déplacements, la gestion des événements, les enquêtes administratives, les services de transport et d’assurance et la gestion de l’espace 
  • Fournir un soutien pour les questions de protocole, l’inscription du personnel, l’espace, la coordination avec les autorités locales et d’autres questions administratives
Coordonner la gestion des actifs
  • Préparer et soumettre des rapports périodiques d’inventaire et de gestion des actifs, correspondant à la vérification physique des articles en stock.
  • Assurer la gestion du parc automobile et un contrôle adéquat des stocks et superviser la distribution appropriée des articles et des fournitures en stock.
Assurer le contrôle de la gestion administrative
  • Présenter des informations soigneusement documentées pour la planification des ressources financières des services administratifs. 
  • Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle des services administratifs, tenir à jour les registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses, et assurer le respect des exigences de continuité des activités  
  • Examiner, rechercher, vérifier et rapprocher une variété de données et de rapports en garantissant l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives
  • Examen de l’intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle ; analyser des résultats et lancement d’actions correctives si nécessaire 
  • Examiner les autorisations de voyage, la documentation, les paiements 
Assurer la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du bureau pays en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants 
  • Organisation de formations pour le personnel des opérations/programmes/projets ;
  • Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques ; 
  • Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Fournir un soutien majeur aux services communs
  • Assurer la maintenance des services communs pour garantir l’intégration des activités des services communs et la mise en œuvre de la réforme de l’ONU ;
  • Assurer une planification et un suivi adéquats des opérations sur les services communs et des contributions des organismes au compte des services communs ;
  • Soumettre des informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts ;
  • Participer à la préparation du budget des services communs, définir les rapports et fournir des informations documentées pour les différents services ;
L’Analyste à l’Administration et Logistique exécute d’autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
Supervision/gestion : Supervision et gestion des performances du personnel de la Logistique.  
Compétences
  • Compétences de base

Obtenir des résultats : NIVEAU 2 : Élargir les solutions et simplifier les processus, équilibrer la rapidité et la précision dans l’exécution du travail 

Penser de manière innovante : NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée 

Apprendre en continu : NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage 

S’adapter avec agilité : NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement 

Agir avec détermination : NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément 

Engager et nouer des partenariats : NIVEAU 2 : Est un facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, crée/entretient des coalitions/partenariats 

Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte les différences dans la prise de décision  

  • Compétences transversales et techniques 

Satisfaction de la clientèle/Gestion de la clientèle – Satisfaction de la clientèle/Gestion de la clientèle : Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre aux besoins réels des clients et les comprendre. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Chercher à ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients. 

Orientation et stratégie d’entreprise – Pensée systémique :  Capacité à utiliser une analyse objective des problèmes et un jugement pour comprendre comment les éléments interdépendants coexistent au sein d’un processus ou d’un système global, et à considérer comment la modification d’un élément peut avoir un impact sur d’autres parties du système

Gestion d’entreprise – Gestion de portefeuille :  Capacité à sélectionner, hiérarchiser et contrôler les programmes et projets de l’organisation, en fonction de ses objectifs stratégiques et de ses capacités ; capacité à équilibrer la mise en œuvre des initiatives de changement et le maintien du statu quo, tout en optimisant le retour sur investissement

Administration et opérations – Gestion des actifs : Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenance du module de gestion des actifs dans l’ERP, tableau de bord des actifs ; développement d’outils de soutien pour la certification des actifs et améliorations supplémentaires pour le module AM ​​; conception et exécution de programmes de formation, etc. sur la gestion des actifs et l’enregistrement des actifs ; exécution de l’interface AP-AM ; réalisation d’un rapprochement AP-AM-GL ; réalisation d’un examen analytique des rapports AM et des informations sur les actifs pour garantir l’exhaustivité et l’exactitude des informations sur les actifs

Administration et opérations – Gestion des expéditions :  Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés à la gestion des expéditions, y compris la contractualisation des expéditions pour les membres du personnel qui voyagent lors de leur nomination initiale, de leur réaffectation et de leur rapatriement 

Gestion d’entreprise – Gestion des opérations :  Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficace. Connaissance des concepts et mécanismes pertinents.

Administration et opérations – Gestion d’événements (y compris les retraites, les formations et les réunions) :  Connaissance des cadres réglementaires et des processus liés à la gestion des expéditions, y compris la contractualisation des expéditions pour les membres du personnel qui voyagent lors de leur nomination initiale, de leur réaffectation et de leur rapatriement 

Compétences et expérience requises

Éducation:
  • Un diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) en administration publique, logistique ou dans un domaine équivalent est requis, ou
  • Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence) associé à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante sera pris en considération à la place du diplôme universitaire supérieur.
Expérience:
  • Au minimum deux 2 années (avec le diplôme de Master) ou quatre 4 années (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion des services administratifs, gestion financière ou de soutien aux programmes avec des responsabilités croissantes, sont requises ;
  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des tableaux et des bases de données et de systèmes de gestion Web tels que l’ERP est requis ; 
  • Connaissances des procédures du système des Nations unies et du PNUD en particulier sont souhaitées
  • Avoir une expérience pertinente en logistique ou gestion administrative de préférence dans une Institution Internationale serait un atout ;
  • Des certifications en administration, en finances, et ou approvisionnement sont souhaitables
Veuillez noter que la prolongation de la nomination au-delà des 12 premiers mois est subordonnée à la réussite d’une période probatoire.
Clause de non-responsabilité
En vertu de la loi américaine sur l’immigration, l’acceptation d’un poste au sein du PNUD, une organisation internationale, peut avoir des conséquences importantes pour les résidents permanents des États-Unis. Le PNUD informe les candidats à tous les postes de niveau professionnel qu’ils doivent renoncer à leur statut de résident permanent des États-Unis et accepter un visa G-4, ou avoir soumis une demande valide de citoyenneté américaine avant le début de leur emploi. 
Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance sur la demande de citoyenneté américaine et il est donc conseillé aux candidats de demander l’avis d’avocats en immigration compétents concernant toute demande.
Informations sur les candidatures aux listes de candidats du PNUD
Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance de poste. Nous pouvons également conserver les candidatures et examiner les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière de formation similaires.
Non-discrimination
Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes.  
Le PNUD est un employeur garantissant l’égalité des chances et l’inclusion, qui ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité de genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut.
Avertissement d’arnaque
Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une demande de paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d’une prudence particulière lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.

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