L’Institut international de gestion de l’eau (IWMI) recrute un(e) Réceptionniste, Accra, Ghana
L’Institut international de gestion de l’eau (IWMI), un centre de recherche du CGIAR, recherche un candidat polyvalent pour rejoindre son bureau d’Accra, au Ghana, en tant que réceptionniste – assistant administratif.
Le réceptionniste – assistant administratif sert de point de contact initial pour les visiteurs et les appelants, jouant un rôle crucial pour donner une première impression positive. Ce rôle consiste à gérer la réception, à traiter les appels entrants et à effectuer diverses tâches administratives. Le candidat retenu jouera un rôle clé pour assurer le bon fonctionnement de la réception de l’institut, en donnant une première impression positive et en soutenant l’équipe administrative.
Ce poste requiert des compétences exceptionnelles en communication et en organisation, ainsi que la capacité de gérer de multiples responsabilités dans un environnement dynamique. Le candidat idéal sera professionnel, accessible et capable de gérer efficacement diverses tâches administratives.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :
Gestion de la réception,
- Servir de point de contact principal pour tous les visiteurs et appelants en veillant à ce que tous les visiteurs et appelants reçoivent un accueil chaleureux et professionnel, créant une première impression positive de l’organisation.
- Traiter les demandes de renseignements du public en fournissant des informations de base sur les activités de l’institut, les programmes de recherche et les événements.
- Maintenez la sécurité du bureau en gérant les processus d’enregistrement et de départ des visiteurs (y compris la délivrance de laissez-passer pour les visiteurs), en veillant à ce que tous les invités soient correctement documentés et dirigés vers les emplacements appropriés.
- Répondez et résolvez les préoccupations ou les plaintes des visiteurs rapidement et professionnellement.
- Superviser l’organisation et la propreté de l’espace de réception, en s’assurant qu’il soit présentable et propice à un environnement professionnel.
Administration et coordination du bureau,
- Responsable du traitement du courrier (tout le courrier entrant et sortant, y compris les courriers internationaux et nationaux) et assure la livraison interne et externe fluide et rapide du courrier et d’autres documents, y compris les colis de messagerie au bureau.
- Fournir un soutien administratif, contribuer au bon fonctionnement du bureau et soutenir les membres de l’équipe selon les besoins. Cela comprend la gestion des tâches de photocopie, d’impression et de numérisation, la coordination avec les fournisseurs de services, la supervision des services de messagerie, le traitement des factures de téléphone et de téléphonie mobile, la facturation des frais d’appel aux codes de compte respectifs, l’envoi de chèques, d’invitations et de documents, la mise à jour des registres d’actifs du bureau du Ghana, l’entretien des machines de bureau et le dépannage des problèmes en contactant les fournisseurs de services et en informant le responsable du bureau.
- Aider à coordonner les activités et les événements du bureau, y compris les séminaires, les ateliers et les réunions.
- Maintenir et mettre à jour les listes de contacts, les répertoires et les calendriers, y compris le suivi des déplacements et des horaires de congés du personnel.
- Superviser l’inventaire des fournitures et des ressources de bureau, en s’assurant que les articles nécessaires sont stockés et facilement disponibles.
- Aider à la collecte de données sur la durabilité.
- Aider aux réservations de vols, en particulier les vols locaux.
- Entreprendre toute autre tâche connexe qui pourrait être assignée au besoin.
Exigences
QUALIFICATIONS ÉDUCATIVES ET EXPÉRIENCE :
Essentiel:
- Baccalauréat en gestion d’entreprise, en administration ou dans une discipline connexe.
- Minimum de 02 années d’expérience pertinente.
Souhaitable:
- Une expérience professionnelle similaire dans des organisations internationales ou des ambassades est fortement préférée.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES :
Essentiel:
- Excellentes compétences linguistiques orales et écrites en anglais, y compris une écoute efficace et de solides capacités de communication verbale et écrite.
- Bonne connaissance de l’étiquette appropriée au téléphone et au courrier électronique.
- Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles de manière professionnelle.
- Flexibilité pour s’adapter aux priorités changeantes et travailler sous pression dans un environnement en évolution rapide.
- Apparence et attitude professionnelles, avec d’excellentes compétences interpersonnelles et de service à la clientèle.
- Capacité à utiliser un ordinateur fonctionnant sous le système d’exploitation Microsoft Windows avec une connaissance de la navigation sur Internet.
- Maîtrise du progiciel MS Office.
- Solides compétences d’organisation personnelle et capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Forte capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces avec des individus dans un environnement multiculturel et multidisciplinaire, en faisant preuve de sensibilité et de respect de la diversité.
Souhaitable:
- Bonnes compétences linguistiques orales et écrites en français souhaitées.
Avantages
Il s’agit d’un poste à pourvoir au niveau national et seuls les ressortissants ghanéens seront pris en considération. L’IWMI offre un salaire et des avantages sociaux compétitifs, comprenant une assurance maladie, une assurance vie, une assurance décès et mutilation accidentels (AD&D) et une couverture invalidité de longue durée. La durée du contrat sera initialement de trois ans avec possibilité de prolongation.
COMMENT POSTULER : Postulez pour le poste en suivant les instructions de candidature à l’adressewww.iwmi.org/jobs . Nous accepterons les candidatures jusqu’au 20 octobre 2024 à minuit (IST) (les candidatures seront examinées au fur et à mesure). Votre candidature doit inclure un CV, une lettre de motivation et trois (3) références, qui pourront être contactées si vous êtes présélectionné. Nous accuserons réception de toutes les candidatures, mais seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
L’IWMI estime que la diversité alimente notre innovation, contribue à notre excellence et est essentielle à notre mission. Nous offrons un environnement de travail multiculturel, multicolore, multigénérationnel et multidisciplinaire. Nous créons consciemment une organisation inclusive qui reflète notre caractère mondial et notre engagement en faveur de l’égalité des sexes. Nous encourageons donc les candidats de toutes les cultures, races, ethnies, religions, sexes, origines nationales ou régionales, âges, statut de handicap, orientations sexuelles et identités de genre.