Helen Keller recrute un(e) Chargé(e) de l’Administration et de Logistique, Sénégal

Guidée par l’héritage remarquable de sa cofondatrice, Helen Keller, Helen Keller Intl  s’associe à des communautés qui s’efforcent de surmonter des cycles de pauvreté de  longue durée.

Le/la Chargé(e) de l’Administration et de Logistique aura pour mission principale d’assurer la gestion administrative et logistique du bureau, en soutien aux différentes équipes. Il/elle contribuera au bon fonctionnement des activités en garantissant le suivi des procédures et la gestion efficace des ressources administratives

Travaillant en étroite collaboration avec le personnel du programme et du projet, le/la Chargé(e) de l’Administration et de Logistique fournit des services de qualité dans le domaine de la logistique et de l’administration ainsi que des conseils et un soutien aux clients internes et externes, dans le respect total des règles, des lignes directrices, des processus et des procédures applicables.

Il/Elle soutient toutes les activités administratives et logistiques, sous supervision directe du Human Resources & Operations Manager.

Ces responsabilités inclus de manière non exhaustives les points suivants :

Gestion du patrimoine

• Appuyer dans la planification et la coordination des achats de biens et services nécessaires aux opérations ;
• Participer aux inventaires annuels et assurer l’étiquetage de tout le matériel de Helen Keller Intl ;
• Mettre régulièrement à jour l’inventaire de Helen Keller Intl dans AssetPanda
• Suivre la maintenance et les réparations des motos ;
• Faire mensuellement un planning de maintenance et réparations et un état mensuel d’exécution du dit planning ;
• Suivre la consommation de carburant des motos et faire mensuellement un état de la consommation ;
• Suivre les documents administratifs des motos (cartes grises, assurance, etc.) et faire leur mise à jour périodique ;
• Assurer l’archivage (papier et électronique) des documents liés aux motos et à leurs réparations ;
• Organiser les aspects logistiques lors des missions programmées.

Transport et Distribution 

• Procéder à la réception des biens et du matériels commandés en collaboration avec le service demandeur ;
• Contrôler les expéditions et rendre compte régulièrement de leur état dans le cadre d’un système efficace de gestion des stocks pour les produits achetés par Helen Keller Intl;
• Travailler en étroite collaboration avec le service du procurement pour le calendrier de livraison, en liaison avec les destinataires locaux et les magasins médicaux pour assurer le respect des calendriers ;
• Fournir le soutien nécessaire aux bénéficiaires des achats de Helen Keller Intl pour répondre aux défis concernant la livraison des produits achetés ;
• Assurer la liaison avec les agences de transitaires pour garantir le dédouanement et la livraison en temps voulu des marchandises aux destinataires désignés ;
• Aider à la planification et à la coordination des transports pour garantir une livraison efficace des biens aux sites d’intervention.

Gestion des Stocks

• Veiller à ce que les besoins d’approvisionnement soient saisis correctement et en temps voulu et mettre régulièrement à jour les outils de suivi des expéditions et de gestion des stocks ;
• Travailler avec les partenaires du gouvernement pour garantir un entreposage approprié de tous les intrants à tous les niveaux de la distribution aux points de prestation de services ;
• Effectuer des inventaires réguliers et aider à la préparation des rapports d’inventaire.

Coordination Logistique

• Collaborer avec les autres départements (programmes, finance, administration) pour assurer une coordination logistique fluide ;
• Participer aux réunions de coordination logistique et fournir des mises à jour régulières sur l’état des opérations ;
• Contribuer à l’élaboration et à l’amélioration des procédures logistiques internes.

Administration et Documentation

• Préparer et gérer les documents administratifs liés aux activités logistiques (bons de commande, factures, rapports de réception) ;
• Maintenir des dossiers logistiques complets et bien organisés ;
• S’assurer que toutes les opérations logistiques respectent les procédures internes et les réglementations locales.
• Recevoir tous les visiteurs et les oriente de façon appropriée vers les personnes indiquées après vérification ;
• Recevoir toutes les correspondances destinées au bureau et les intègre dans le circuit mis en place ;
• Tenir des registres séparés de courriers arrivés et courriers départs ;
• Prépare les correspondances officielles sur demande du Directeur Pays ou de sa hiérarchie ;
• Préparer les bordereaux d’envoi ;
• Préparer les ordres de mission après la validation de la planification de voyage
• Tenir le registre de transmission des factures pour paiement destinés au département Achats ;
• Superviser la transmission des courriers sortants destinés aux partenaires ;
• Gérer les réservations d’hôtel, l’organisation des séminaires en collaboration avec la Chargée des Achats ;
• Responsable de l’archivage efficient de la documentation reçue et produite au niveau de l’administration ;
• Fournir un soutien logistique pour les réunions et les formations du personnel
• Répondre aux demandes de renseignements et aux questions d’ordre administratif et y apporter une solution ;
• Assurer la maintenance des fournitures de bureau et coordonner l’entretien du matériel de bureau ;
• Faciliter les procédures administratives pour l’obtention des visas, (rédaction et certification des lettres d’invitation, etc.) ;
• Assurer le scannage, la photocopie et la reliure des documents officiels.
• Évaluer le personnel sous sa supervision.
• Accomplir toute tâche contribuant au bon fonctionnement de Helen Keller Intl et à l’atteinte de ses objectifs, selon les directives de la hiérarchie.
• Qualifications et Compétences Requises
• Diplôme universitaire (Bac+3) en logistique et ou administration, gestion de la chaîne d’approvisionnement, ou domaine connexe.
• Expérience professionnelle d’au moins (3) ans dont au moins (02) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en français.
• Bon niveau (parlé et écrit) en anglais serait un atout.
• Connaissance avérée des systèmes de gestion logistique en ligne tels que AssetPanda et le système ERP est un atout ;
• Très bonne connaissance de l’informatique, notamment de la suite bureautique Microsoft (Word ; Visio ; PowerPoint ; Outlook), et solides compétences en Excel avancé,

Aptitude à :

• Exercer des fonctions qui requièrent une grande attention aux détails ;
• Hiérarchiser la charge de travail, assumer la responsabilité du travail et en assurer le suivi jusqu’à son achèvement.
• Maintenir un équilibre en cas de stress.
• Expérience de Travail dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.

Pour postuler

Les candidatures doivent être enregistrer sur le https://forms.office.com/r/UJmzAwz2Cd au plus tard le 16 mars 2025 et Les dossiers de candidatures compose d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae envoyés à [email protected] en indiquant le titre du poste en objet « Chargé(e) de l’Administration et de la Logistique »

NB : les candidat(e)s devront enregistrer leur candidature sur le lien https://forms.office.com/r/UJmzAwz2Cd et l’adresse mail ci-dessus pour être pris en compte lors du dépouillement. Ceux qui ne suivront pas ces deux étapes seront éliminés.