Le Système des Coordonnateurs Résidents de l’ONU recrute Associé(e) Exécutif(ve), Brazzaville, République du Congo

 

 

 

Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin de mieux contribuer à la réalisation du Programme 2030 et des Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (BCR), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies habilité et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – aident les pays à réaliser leurs priorités de développement et à atteindre les ODD. Ce poste est situé au Bureau des coordonnateurs résidents (BCR) à Brazzaville, en République du Congo, et est rattaché au chargé principal de la coordination du développement, au chef du BCR et au planificateur stratégique.

Responsabilités

Français Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’associé exécutif sera responsable des tâches suivantes : 1.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET PLANIFICATION :
  • Recevoir et traiter toute la correspondance au nom du Bureau.
  • Rédiger, éditer et mettre en forme la correspondance officielle pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
  • Planifier, organiser et gérer l’ordre du jour du coordonnateur résident.
  • Traiter les rendez-vous, recevoir les devis et prendre des notes lors des réunions bilatérales officielles.
  • Organiser et suivre les plans de voyage et les missions à l’étranger du coordonnateur résident.
  • Examiner et mettre en forme les discours et les points de discussion soumis par les agences pour le coordonnateur résident.
  • Assurer la liaison avec tous les autres assistants exécutifs d’autres agences, convenir de systèmes efficaces.
  • Établir et tenir à jour un système de classement pour tous les documents officiels produits par le bureau.
  • Coordonner étroitement avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe interne au siège et sur le terrain.
  • Gérer et préparer la réunion ; assurer la liaison avec le sous-traitant pour les pauses-café et assurer la liaison avec les services informatiques pour assurer la connectivité.
  • Être responsable du protocole : organiser des réunions avec des fonctionnaires et des personnalités de haut niveau, fournir un soutien administratif et préparer toute la documentation requise et pertinente ;
  • Préparer et organiser en étroite collaboration avec le Chef de bureau les réunions de coordination de l’équipe pays, les réunions du RCO, ainsi que les réunions avec les partenaires au développement et au niveau national ;
  • Préparer, organiser et assurer le secrétariat des réunions internes et externes auxquelles peuvent assister les hauts fonctionnaires ;
  • Maintenir une liaison permanente avec toutes les unités du bureau du CR : rechercher, sélectionner et diffuser les informations pertinentes pour le travail ; fournir des directives/instructions si nécessaire ;
  • Faciliter le partage d’informations entre le Coordonnateur résident et les autres membres de l’équipe pays en République du Congo ;
  • Maintenir une liaison étroite avec les assistants des autres membres de l’équipe pays et les membres de la communauté internationale afin de faciliter l’échange d’informations ;
  • Suivre les délais des actions à entreprendre, les engagements à respecter et coordonner la collecte et la soumission des rapports du Coordonnateur résident ;
  • Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux questions, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision. Français
  • Aide à la traduction, à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages Web ou les brochures.
2. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
  • Accueillir le nouveau personnel et préparer les formulaires pertinents pour soutenir son intégration au niveau local. • Lancer, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple le recrutement du personnel et des consultants, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les examens de la classification des postes, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
  • Aider à répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant ses droits, les procédures administratives, les processus et les pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les droits prévus par le Statut et le Règlement du personnel.
  • Surveiller le tableau des effectifs, les plans de congés et préparer les données/graphiques statistiques pertinents.
  • Peut être chargé de guider, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux plus subalterne.
3. BUDGET ET FINANCES :
  • Traiter les demandes dans UMOJA, les réclamations et les rapports financiers après les missions sur le terrain.
  • Suivre les paiements aux fournisseurs.
  • Aider à la préparation et à l’examen des propositions et des besoins en ressources financières et humaines. Consolider le budget et le programme de travail par rapport au budget du siège, aux fonds d’affectation spéciale, aux subventions et aux achats.
  • Aider au suivi des dépenses et les comparer au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires.
  • Assister les responsables dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
  • Aider à la préparation des soumissions d’exécution budgétaire et à la finalisation des rapports d’exécution budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
  • Traiter le paiement des factures des prestataires validées par le chef de bureau et en assurer le suivi.
  • S’acquitter d’autres tâches qui lui seront confiées.

Compétences

PROFESSIONNALISME : Aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer sa connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines des Nations Unies dans le cadre de son travail. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporte consciencieux et efficace pour honorer ses engagements, tenir les délais et obtenir les résultats escomptés ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes ou aux défis difficiles ; reste calme dans les situations de stress. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’exécution du travail ; anticipe les risques et prévoit les imprévus lors de la planification ; suit et ajuste les plans et les actions selon les besoins ; utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.

Éducation

Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle pertinent peut être accepté à la place des deux années d’expérience requises.

Expérience professionnelle

Au moins sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, la finance, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe sont requises. Ce nombre minimal d’années d’expérience pertinente est réduit de deux (2) années pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience professionnelle avec un progiciel de gestion intégré (PGI), tel qu’Umoja ou un système similaire, est souhaitable. Une expérience professionnelle au sein des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est également souhaitable. Une année ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Langues

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est indispensable. La connaissance de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un atout. REMARQUE : « La maîtrise du français équivaut à une appréciation de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et la connaissance de « sûr » dans deux de ces quatre domaines. »

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