Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) lance un avis de recrutement d’un(e) Associé(e) aux achats, Gabon

Le PNUD –  Programme des Nations Unies pour le développement est le réseau mondial de développement des Nations Unies. Il milite pour le changement et met les pays en contact avec les connaissances, l’expérience et les ressources pour aider les populations à bâtir une vie meilleure. Nous sommes présents dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver des solutions aux défis mondiaux et nationaux du développement, afin de contribuer à l’autonomisation des populations et à la construction de nations résilientes.

Au Gabon, le PNUD est fortement impliqué dans les questions de protection de l’environnement et autres thématiques connexes (chaînes de valeur vertes, emplois, financement durable, etc.). Les projets conjoints en cours seront renforcés afin de mieux contribuer à la transition vers une économie verte et bleue. Le PNUD est également reconnu comme un conseiller de confiance en matière de bonne gouvernance, premier pilier du Plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable. Par ailleurs, le bureau de pays s’appuiera sur son expérience dans quatre solutions phares et un élément catalyseur du Plan stratégique 2022-2025 du PNUD.

• Environnement : Le PNUD soutient la préparation de la Contribution déterminée au niveau national (CDN) du Gabon et est un partenaire de confiance dans la mise en œuvre de la Lettre d’intention entre le gouvernement gabonais et l’Initiative pour la forêt d’Afrique centrale (CAFI). Il a mené des initiatives visant à renforcer les capacités des institutions chargées de la conservation des forêts et de l’optimisation de l’utilisation des terres, interventions qui seront essentielles à une transition réussie vers une économie verte et bleue, principal pilier du Plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable.
• Gouvernance : Le PNUD-Gabon a joué un rôle majeur dans ce domaine en contribuant au renforcement des capacités en matière de gestion du développement, de lutte contre la corruption et de protection des droits de l’homme.
• Pauvreté et inégalités : En collaboration avec l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO), le PNUD mène une opération pilote dans deux localités visant à renforcer les capacités des groupes vulnérables par l’entrepreneuriat, la formation (productivité, conservation et transformation des produits agricoles), le réseautage et l’accès au financement et aux solutions numériques.
• Égalité des sexes : Dans le cadre des solutions ci-dessus initiées dans ce projet pilote, le PNUD développe, avec d’autres agences des Nations Unies, des interventions visant à accroître la participation et la contribution des femmes.
• Financement du développement : Le PNUD soutient plusieurs études (fiscalité verte, investissement privé vert, finances publiques vertes, etc.) et développe les capacités nationales dans ces domaines. Cette expérience facilitera la mise en place de plateformes pour la co-création d’un écosystème propice au financement de la transition vers une économie verte au Gabon.

L’Unité des achats s’efforce de garantir que sa fonction et ses pratiques d’achats font partie intégrante de l’avantage concurrentiel du PNUD en tant que partenaire de développement de choix. Cela nécessite d’accorder une plus grande attention à l’intégration stratégique des achats dès la conception des projets, de stimuler l’innovation dans les spécifications et les technologies, et d’adopter des pratiques de production et de consommation plus durables, conformes aux objectifs de développement durable du PNUD. L’achat durable signifie s’assurer que les produits, les services et les achats sont aussi durables que possible, avec un impact environnemental minimal et des résultats sociaux optimaux. Dans la mise en œuvre des priorités stratégiques d’achats du PNUD, les bureaux de pays s’efforceront d’utiliser des méthodes flexibles pour une livraison à forte valeur ajoutée et à faible risque, dans les délais impartis, répondant aux besoins de leurs clients et des principales parties prenantes.

Fonctions et responsabilités

Sous la direction et la supervision directe du responsable des opérations, le/la chargé(e) des achats assure le leadership dans l’exécution des services d’approvisionnement du bureau de pays, garantissant leur efficacité, leur transparence et leur intégrité. Il/elle supervise et dirige le personnel de soutien de l’unité des achats du bureau de pays. Il/elle promeut une approche centrée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’unité.

L’associé aux achats travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays, de la région et du siège du PNUD, ainsi qu’avec les fournisseurs et les représentants du gouvernement pour fournir des informations, fournir un soutien consultatif et résoudre des problèmes complexes liés aux achats.

Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et exploiter les liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est amené à travailler au sein d’équipes multidisciplinaires inter-unités, fonctions, équipes et projets afin de favoriser et de favoriser la collaboration horizontale.

1. Administrer et soutenir la mise en œuvre de stratégies et de politiques d’approvisionnement innovantes et durables, conformes aux principes d’équité, d’intégrité et de transparence, afin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

• Assurer la pleine conformité des activités d’approvisionnement avec les règles, réglementations, politiques et priorités stratégiques du PNUD grâce à la mise en œuvre de contrôles internes efficaces et au bon fonctionnement du système de gestion des achats et de l’administration du PNUD axé sur le client.
• Élaborer/établir des procédures opérationnelles standard (SOP) d’approvisionnement interne, cartographier les processus commerciaux d’approvisionnement du CO et aider à gérer les flux de travail dans l’unité d’approvisionnement et d’administration en coordination avec le superviseur.
• Mène des recherches pour contribuer à la formulation et à la mise en œuvre de la stratégie contractuelle du CO, qui comprend les processus d’appel d’offres et d’évaluation, la gestion du contrat et de l’entrepreneur, les considérations juridiques et les conditions de paiement ; et l’approvisionnement stratégique qui comprend la stratégie d’approvisionnement, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité et les stratégies de réduction des coûts.
• Soumettre des informations sur les services administratifs et d’approvisionnement fournis pour les factures de recouvrement des coûts ou facturées directement via ASP.
• Mettre en œuvre efficacement le contrôle interne, surveiller le tableau de bord des achats et organiser le système de classement de l’unité d’approvisionnement et d’administration.
• Assurer la bonne organisation et l’exhaustivité des dossiers d’approvisionnement et administratifs.

2. Organiser les processus d’approvisionnement pour le CO, les projets et collaborer avec d’autres agences des Nations Unies.

• Consolider les plans d’approvisionnement du bureau et des projets et suivre leur mise en œuvre pour le bureau de pays et les projets.
• Organiser les processus d’approvisionnement qui comprennent la préparation et la conduite des demandes de devis, des appels d’offres ou des demandes de propositions, ainsi que la réception et l’évaluation des devis, des offres ou des propositions, en totale conformité avec les règles et réglementations du PNUD.
• Effectuer un examen préliminaire des soumissions aux comités internes d’examen des marchés publics (CAP, RACP et ACP).
• Préparer les bons de commande et les contrats, dans et hors des systèmes d’approvisionnement électronique, préparer les bons de commande pour les services contractuels et créer les profils des fournisseurs et des acheteurs dans l’approvisionnement électronique. Mettre en œuvre un système de contrôle interne garantissant que les bons de commande sont correctement préparés, expédiés et corrigés dans les meilleurs délais en cas d’erreurs de contrôle budgétaire ou autres problèmes.
• Mettre en œuvre des services d’approvisionnement harmonisés et analyser de nouvelles opportunités d’approvisionnement conjoint pour les agences des Nations Unies, conformément à la réforme des Nations Unies.

3. Mettre en œuvre une stratégie d’approvisionnement et des outils d’approvisionnement électronique pour trouver les meilleures valeurs sur le marché et aligner la stratégie d’achat sur les objectifs du projet et du CO.

• Développer et mettre à jour les listes de fournisseurs.
• Mettre en œuvre la sélection et l’évaluation des fournisseurs.
• Faciliter le renforcement des connaissances en matière d’approvisionnement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays, de la région et du PNUD.
• Organiser des formations en approvisionnement pour le personnel des opérations et des projets.
• Organiser des formations achats pour les fournisseurs sur les modules d’e-procurement.
• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière d’approvisionnement.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

4. Fournir un soutien au contrôle administratif et logistique efficace dans le bureau de pays.

• Le titulaire exerce la fonction de point focal des actifs et de point focal des stocks.
• Préparer et soumettre des rapports périodiques d’inventaire et de gestion des actifs. Tenir des registres sur la gestion des actifs et des stocks. Assurer un contrôle adéquat des stocks et des actifs.
• Coordonner la fourniture de fournitures de bureau fiables et de qualité et superviser la distribution appropriée des articles et des fournitures en stock.
• Mettre à jour l’inventaire des biens durables et saisir toutes les informations nécessaires à la gestion des actifs dans la plateforme de ressources d’entreprise (ERP) du PNUD. Planifier les livraisons aux utilisateurs et suivre les mouvements de mobilier.
• Capitaliser les éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, la durée de vie utile estimée et les éléments de coût ; et aux profils « Actifs immobilisés (CAP) » et « Actifs non immobilisés (NONCAP) » du budget d’appui biennal (BSB). Utiliser l’ERP, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et pour comptabiliser les éléments en charges, conformément aux politiques et procédures du PNUD et aux normes IPSAS.
• Examiner les actifs et recommander leur cession. Préparer la documentation à soumettre au CAP ; assurer le suivi des demandes et la liaison avec l’unité demandeuse ; tenir des registres des actions de cession et saisir dans le progiciel de gestion intégré (ERP) tous les détails nécessaires à l’enregistrement des cessions. Superviser la cession des articles et l’exactitude des données d’inventaire.
• Organiser les réservations de voyages et d’hôtels, examiner les bons de commande pour les déplacements et préparer les autorisations de voyage et les paiements. Assister les membres du personnel et leurs personnes à charge en traitant les demandes de visas, de cartes d’identité et autres documents, conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national.
• Entreprendre les achats pour les voyages LTA et s’assurer qu’ils sont intégrés dans l’ERP du PNUD
• Coordonner et superviser les expéditions et le dédouanement.
• Fournir un soutien pour les questions de protocole, l’enregistrement du personnel, la gestion des clés, la coordination avec les autorités locales et d’autres questions administratives.
• Organiser le transport du véhicule, son entretien régulier, son assurance et la gestion du carburant. Vérifier et consigner le carnet de bord et la consommation de carburant du véhicule.
• Tenir à jour et actualiser l’historique du véhicule. Tenir à jour et actualiser les documents administratifs et juridiques du véhicule.

5. Contribuer à la mise en œuvre des activités interinstitutions à l’appui de l’équipe de pays des Nations Unies et faciliter la gestion des connaissances.

• Participer à la mise en œuvre des activités d’approvisionnement de l’OMT par l’intermédiaire du sous-groupe de travail ;
• Apportez une contribution significative aux travaux du BOS.
• Organiser des formations en approvisionnement pour le personnel des opérations et des projets.
• Organiser des formations en approvisionnement pour les fournisseurs sur les modules d’approvisionnement électronique.

Compétences

Compétences et expérience requises

Éducation:

• L’enseignement secondaire est requis.
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, en finances, en économie ou équivalent sera dûment pris en considération, mais ce n’est pas une exigence.
• Le niveau CIPS 3 est fortement souhaité pour ce poste et les candidats titulaires de ce niveau au moment de la candidature bénéficieront d’un avantage certain. Si la certification souhaitée n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans l’année suivant le recrutement. Les candidats titulaires d’une certification CIPS de niveau inférieur au moment de la candidature bénéficieront d’un avantage proportionnel.

Expérience:

• Un minimum de 7 années (avec diplôme d’études secondaires) ou 4 années (avec baccalauréat) d’expérience administrative pertinente à des postes de responsabilité croissante est requis au niveau national et international.
• Au moins trois ans d’expérience en gestion des marchés publics de biens et de services seraient un atout. Une expérience de l’utilisation d’outils informatiques et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) ainsi qu’une connaissance approfondie des systèmes de gestion en ligne tels que les ERP sont requises.
• Une expérience dans la supervision d’une équipe d’acheteurs et de logisticiens serait un atout.
• La maîtrise des procédures administratives d’approvisionnement du PNUD serait souhaitable.
• Une expérience en gestion d’actifs et en inventaire est souhaitée.
• Une expérience et une solide connaissance de l’analyse des dossiers soumis aux comités internes d’examen des marchés publics (CAP, RACP et ACP) sont souhaitées.