L’OIDD recrute un associé régional aux achats, Bamako, Mali
Titre : Un (01) Regional Procurement Associate
Catégorie : Affilié national, Band 3
Type de contrat : Durée déterminée, recruté(e) au niveau national
Lieu d’affectation : Bamako
Date limite de Publication : 02 Octobre 2020
A propos d’IDLO :
International Development Law Organisation (OIDD) œuvre à la réforme des lois et au renforcement des institutions afin de promouvoir la paix, la justice, le développement durable et les opportunités économiques. Nous contribuons à la stabilité des sociétés afin que chaque personne puisse vivre en toute liberté, dans la dignité et la primauté du droit.
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Contexte organisationnel :
Le Département des programmes joue un rôle central dans la gestion et la coordination de l’exécution des programmes et du développement des capacités. Il est responsable de la mise en œuvre du portefeuille de programmes de l’IDLO pour les sites de terrain et hors terrain, conformément à la stratégie de l’organisation.
Dans ce contexte IDLO recrute le poste d’Adjoint(e) de programme.
Le poste :
L’associé régional chargé des achats rend compte au directeur régional des opérations, avec une ligne fonctionnelle en pointillé vers le responsable des achats mondiaux au siège de l’OIDD.
L’associé régional aux achats travaillera en étroite collaboration avec les équipes de programme afin d’identifier les besoins en matière d’achats de la région du Sahel et de mettre en œuvre les mesures nécessaires conformément aux politiques et procédures d’achat de l’OIDD. Il/elle aidera également la région à renforcer la capacité de l’équipe chargée des achats et des équipes de programme à améliorer la gestion globale des achats, depuis l’identification des besoins jusqu’à la livraison des biens ou des services.
Contexte organisationnel :
Le Département des finances et des services de soutien (FSSD) assure une prestation efficace des services financiers, des rapports, des achats et des technologies de l’information et de la communication de l’OIDD afin de contribuer à la réalisation des activités de l’OIDD, ce qui permet à l’OIDD de remplir sa mission de manière stratégique. Cela comprend également l’optimisation des politiques et des processus internes de l’OIDD, et s’étend à sa planification organisationnelle, à la définition d’objectifs et à la mesure des performances.
Résumé des fonctions :
Mise en œuvre de la stratégie de passation de marchés :
- Superviser la mise en œuvre de la politique de passation de marchés de l’OIDD dans la région et fournir des conseils stratégiques et techniques aux parties prenantes pendant toutes les phases du cycle de passation de marchés, y compris la planification, la définition de la stratégie de passation de marchés, les performances des fournisseurs et la gestion des contrats ;
- Comprendre les besoins de la région et veiller à ce que les activités de passation de marchés répondent à ces besoins ;
- Maintenir un outil de suivi de bout en bout pour toutes les demandes de marchés essentiels et leur état d’avancement responsabiliser les collègues en veillant à ce que les exigences/spécifications soient conformes aux normes de l’OIDD en matière de passation de marchés ;
- Fournir des solutions innovantes aux besoins ponctuels des entreprises tout en garantissant la conformité et l’intégrité ;
- Point de contact central de toutes les parties prenantes pour l’orientation, le soutien et la formation sur toutes les questions relatives aux marchés publics ;
- Fournir des conseils, des informations et des orientations aux collègues sur toutes les questions relatives aux marchés publics, y compris la passation de marchés avec des fournisseurs de biens et de services, les outils et les techniques de passation de marchés ;
- Assurer la conformité par un contrôle continu et l’engagement des parties prenantes ;
- Fournir au directeur régional du Sahel, au directeur régional des opérations, au directeur régional des finances et aux autres parties prenantes des contributions et des suggestions pour les aider à élaborer une politique et des procédures d’enregistrement des fournisseurs, à examiner les critères d’évaluation des fournisseurs existants pour l’enregistrement et à proposer des méthodes alternatives, le cas échéant ;
- Fournir des conseils aux bureaux nationaux du Sahel sur les normes industrielles, y compris les acomptes, les annulations, les accords-cadres, la perspective comparative avec d’autres grandes organisations intergouvernementales (ONU, Banque mondiale, etc.) ;
- Sur demande des bureaux nationaux, organiser les processus de passation de marchés conformément aux politiques de l’OIDD en la matière.
Gestion des fournisseurs et des contrats :
- Établir et tenir à jour une liste de fournisseurs et mettre au point un système d’enregistrement de l’évaluation des fournisseurs après la prestation du service ;
- Effectuer des enquêtes trimestrielles auprès des fournisseurs et communiquer les résultats, y compris des examens périodiques des accords sur le niveau de service pour garantir que les niveaux de service sont mis à jour en fonction de l’évolution des exigences commerciales ;
- Mener nos négociations au nom de l’OIDD et assurer une évaluation transparente, équitable et logique des offres pour garantir l’optimisation des ressources ;
- Gérer les contrats d’achat pour les bureaux nationaux en maintenant un système de remplissage centralisé ;
- Tenir à jour une base de données/liste électronique de toutes les informations sur les fournisseurs et les vendeurs.
Gestion des risques :
- Identifie, évalue et gère les risques liés aux marchés publics tout au long de leur cycle de vie ;
- S’engage avec les parties prenantes pour gérer les risques potentiels ;
- Gérer les recommandations d’audit et veiller à l’intégration des actions convenues relatives aux tâches de passation de marchés afin d’éviter que les demandes d’audit précédentes ne se reproduisent lors des audits ultérieurs. Veiller à ce que les conclusions soient communiquées au directeur régional et au directeur des opérations régionales.
Gestion du personnel :
- Identifier, discuter et convenir d’objectifs de performance clairs avec les subordonnés directs et suivre ces objectifs conformément au cycle de gestion des performances de l’OIDD. Identifier et résoudre de manière proactive tout domaine de sous-performance ;
- Exécuter les tâches de gestion hiérarchique de l’équipe ;
- Exercer d’autres fonctions similaires à la demande du contrôleur.
Connaissances, compétences et capacités :
- Une bonne compréhension des principes et des pratiques de passation de marchés ;
- Bonne connaissance du droit des contrats et expertise dans la gestion de questions contractuelles complexes ;
- Aptitudes manifestes à la négociation et à la gestion de contrats ;
- Excellentes compétences analytiques et capacité à mener des recherches indépendantes, à identifier les problèmes, à formuler des options et à formuler des conclusions et des recommandations ;
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale avec tous les niveaux d’ancienneté, tant en interne qu’en externe ;
- Capacité à s’engager avec les parties prenantes par le biais de collaborations, en dirigeant et en influençant les décisions commerciales ;
- Aptitudes manifestes à la gestion du personnel, y compris à la gestion des performances des subordonnés directs ;
- Capacité démontrée à travailler de manière proactive et indépendante, ainsi que dans un environnement d’équipe ;
- Capacité avérée à analyser les risques potentiels, à promouvoir la sensibilisation aux risques et à demander des comptes aux autres sur leurs pratiques ;
- Partager les connaissances dans toute l’organisation et créer une culture de partage des connaissances et d’apprentissage ;
- Solides compétences interpersonnelles et capacité à traiter avec les gens dans un environnement multiculturel ;
- Volonté de se rendre périodiquement dans d’autres bureaux situés dans des zones à haut risque ;
- Capacité démontrée à promouvoir l’éthique et l’intégrité.
Qualifications pour le recrutement :
- Expérience : Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine des achats, de la gestion et de l’administration des contrats dans des organisations publiques ou internationales ;
- Expérience avérée dans la gestion des processus et le renforcement des capacités en matière de passation de marchés ;
- Formation : Diplôme universitaire en Gestion/administration publique/ Approvisionnement ou dans un domaine connexe ;
- Une formation spécialisée dans le domaine de la passation de marchés est un atout ;
- Qualification professionnelle dans le domaine de la passation de marchés ;
- Exigences linguistiques : Une excellente connaissance orale et écrite du français et de l’anglais est requise.
Conditions générales :
- L’OIDD propose au candidat sélectionné un contrat d’affiliation locale pour une durée de 12 mois, avec possibilité de prolongation sous réserve des performances et de la disponibilité des fonds ;
- Ce poste est ouvert aux ressortissants locaux, aux résidents permanents ou aux résidents disposant d’un permis de résidence/travail valide du lieu d’affectation ;
- Le candidat sélectionné devrait commencer à travailler dès que possible ;
- L’OIDD est un employeur soucieux de l’égalité des chances et valorise la diversité dans tous ses domaines d’activité. Nous accueillons et encourageons les candidatures diverses
Clause de non-responsabilité :
- Les déclarations ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par le contractant affecté à ce travail. Il ne s’agit pas nécessairement d’une liste exhaustive de toutes les fonctions et responsabilités ;
- Le Directeur général de l’OIDD se réserve le droit de modifier et de changer les responsabilités ou même d’annuler le recrutement pour répondre aux besoins de l’entreprise et de l’organisation, si nécessaire ;
- Dans le but d’utiliser les ressources de la manière la plus efficace possible, seuls les candidats présélectionnés seront contactés au cours du processus de sélection.
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