ACTED recrute un responsable de logistique pays, Sahel

ACTED :

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 14 millions de bénéficiaires dans 37 pays. Nos équipes sont composées de 400 employés internationaux et 4600 staff nationaux.

Rôle et responsabilités principales :

1. Gestion de la chaîne d’achats :

1.1 Achats : S’assurer que tout besoin soit satisfait en accord avec le chronogramme défini, les standards de qualité requis, et le scénario d’achats approprié :

• Pour tout achat, garantir la conformité de la sélection et de la documentation correspondante avec les guides techniques d’achats d’ACTED et des bailleurs ;
• Construire un repérage des fournisseurs potentiels dans le pays et dans la région, et maintenir une base de données en conséquence ;
• Coordonner le cycle d’achats dans le pays avec toutes les parties prenantes (programme, finance, coordination, fournisseurs etc …) depuis la planification jusqu’à la signature des contrats et la livraison finale ; le responsable logistique pays senior est en particulier l’organisateur des sessions du comité d’achats ;
• S’assurer de la disponibilité permanente des biens courants, des services, tels que l’essence, les fournitures de bureau, les moyens de transports, etc, en particulier via le cadre de travail contractuel ;
• Gérer la traçabilité et la concordance entre les commandes, les contrats et livraisons, et les mettre en lien avec les disponibilités financières pour éviter et résoudre les problèmes.

1.2 Stocks et livraisons : dans le pays s’assurer d’un réseau de stockage et de critères de gestion des stocks adaptés :

• Repérer les entrepôts/espaces de stockage, basés sur les besoins du pays ;
• Garantir que les moyens de transports des biens sont sécurisés et répondent aux besoins ;
• Coordonner et suivre les livraisons et faire le lien avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes ;
• Donner une information régulière aux équipes sur le niveau des stocks et les délais de livraison ;
• Effectuer périodiquement des inventaires, les dédouanements et les enquêtes sur les écarts de stocks.

2. Gestion logistique transversale :

2.1 Flotte et moyens de transport : Déployer des moyens de transport efficaces dans le pays :

• Anticiper les besoins de véhicules et faire le lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
• Maintenir de façon efficiente un planning mensuel, hebdomadaire, quotidien, et des outils de suivi des mouvements ;
• Identifier des compagnies extérieures de transports fiables ;
• Contrôler et optimiser les coûts de la flotte ;
• Coordonner un cadre de travail de maintenance efficace dans le pays (en termes d’opérations mais également en termes de coûts) ;
• S’assurer que les demandes administratives sont en accord avec les services douaniers et toute autre autorité locale lors des transports de biens ou d’équipes ;
• Organiser régulièrement des formations et des sessions de recyclage pour les conducteurs.

2.2 Carburant : Gérer l’approvisionnement en carburant à travers le pays ; anticiper et atténuer les risques d’approvisionnement en carburant, en incluant les exigences de qualité.

2.3 Equipements : Déployer un plan efficace d’attribution et de maintenance des équipements dans le pays :

• Anticiper les besoins en équipements en lien avec le directeur pays (adjoint )et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
• Maintenir un inventaire à jour des équipements, incluant un étiquettage approprié ; enquêter et documenter toute perte ou détérioration ;
• Organiser des inventaires aléatoires des équipements pour vérifier la fiabilité des suivis mensuels, et prendre les mesures correctives nécessaires ;
• Gérer des plans de maintenance des équipements, contrôler et optimiser les coûts associés ;
• Organiser des formations et des sessions de recyclage régulières pour l’équipe (usage correct des ordinateurs, des radios, des installations, des générateurs, etc…) ;
• Gérer les dons d’équipements, l’obsolescente et les remplacements en accord avec les réglementations internes et externes.

2.4 Locaux : Assurer des conditions de travail et de logements appropriées à l’équipe dans chaque local, en permanence, par une démarche globale efficace de services et de maintenance

• Identifier et installer les locaux (bureaux, habitations, entrepôts) en se référant à des critères géographiques, opérationnels, sécuritaires et financiers en lien étroit avec le directeur pays et le responsable finance pays ;
• Coordonner mensuellement les inventaires des autres marchandises ;
• S’assurer que les recommandations de sureté et de sécurité sont appliquées dans les locaux.

2.5 Communications et gestion informatique et téléphonique : Développer un plan IT efficace dans le pays fondé sur les critères globaux d’ACTED

• Anticiper les besoins de communication et IT et faire le lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
• Contrôles et optimiser les coûts IT et de communication ;
• S’assurer que les demandes administratives sont remplies en direction des autorités locales pour les moyens de communication utilisés ;
• S’assurer d’une sauvegarde mensuelle des données (serveurs, données locales, emails etc…) ;
• Garantir que les standards de sécurité IT sont appliqués et piloter la gestion de crise dans le pays en lien étroit avec le siège si nécessaire ;
• Organiser régulièrement des formations et des sessions de recyclage pour le staff IT.

3. Conformité et transparence :

• S’assurer que le manuel logistique d’ACTED est appliqué dans le pays et que les demandes spécifiques des bailleurs pour la logistique et les achats sont respectées ;
• Imposer une stratégie de tolérance zéro en matière de corruption et s’assurer de l’adhésion au code de conduite et à la politique anti-fraude d’ACTED ;
• Coordonner les rapports logistiques TITANIC à un rythme mensuel et vérifier la pertinence et la fiabilité des données déclarées ;
• Organiser un planning sur 6 mois pour les visites de terrain avec des ToRs précis, incluant des contrôles ad hoc et des rapports écrits suivant chaque visite ;
• Organiser pour le staff des formations et des recyclages logistiques réguliers sur les procédures ACTED, les leçons apprises, des FAQ etc…via des groupes de travail ou des visites de terrain ;
• Capitaliser les leçons tirées de l’expérience dans des mémos, des modules de formation, etc…pour améliorer en permanence la conformité logistique dans le pays ;
• Suivre et mettre à jour des rapports d’audits internes et externes pour la logistique ;
• Garantir une production de documents logistiques précis et à jour en lien avec les autres départements FLAT.

4. Management :

• Mettre à jour l’organigramme du département logistique en fonction du développement de la mission ;
• Planifier et réaliser les évaluations et les recrutements du staff logistique ; former et consolider les compétences de l’équipe logistique du pays ; identifier les potentiels et contribuer à la stratégie de mobilité interne ;
• Toujours promouvoir activement des articulations fortes et structurées avec toutes les équipes pour toutes les opérations logistiques (en particulier les équipes programme et finance) ;
• Gérer le développement des relations partenariales sur les aspects logistiques tels que les achats, la gestion du stock et des équipements, les rapports logistiques, en particulier s’assurer d’une relecture exhaustive et dans les délais de la documentation logistique IPs ;
• Représenter ACTED dans les réseaux pertinents de logistique et de communication, en construisant activement des relations partenariales pertinentes (clusters logistiques etc…) ;
• Participer activement aux réunions de coordination au niveau du pays en en donnant des informations sur les progrès et sur les risques ;
• Contribuer aux propositions pour les bailleurs, à l’élaboration des budgets et des rapports ;
• Contribuer à l’élaboration d’une réponse d’urgence et aux efforts de planification des éventualités pour satisfaire les besoins en approvisionnement et en logistique ainsi qu’à leur mise en oeuvre.