Servtec recrute un assistant de projet, Sénégal
Contexte :
Servtec Sénégal recrute un Assistant de Projet pour son client, une association de droit sénégalais qui vise à contribuer à la promotion et l’accompagnement des investissements européens au Sénégal.
Le/la titulaire du poste sera chargé sous la supervision hiérarchique et fonctionnelle la Cheffe de projet et aura la charge des missions suivantes
Activités principales
Gestion Courante de Projet :
- Accueillir, informer et orienter les différents visiteurs et membres intervenant dans le cadre du projet ;
- Filtrer , orienter et assurer l’accueil téléphonique et physique des différents intervenants au projets ;
- Gestion de l’agenda de la Cheffe de projet et des membres de l’équipe projet ;
- Gestion du courrier et des différents échanges physiques et numérique relatifs au projet en liaison avec les différents membres de l’équipe projet ;
- Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents projets (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
- Collecter, classer, saisir, enrichir et mettre à jour les bases de données relatives au projet ;
- Constitution et préparation de dossiers et de fond de dossiers ;
- Assurer le lien entre les différents membres de l’équipe projet ;
- Réalisation de mailing et diffusion de l’information en relation avec le projet.
Gestion administrative :
- Appui à la Cheffe de projet et au chargé de mission ;
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations du projet ;
- Préparer différentes réunions, évènements, manifestations et en réaliser les comptes rendus (rapport, compte rendu, note…) ainsi que la transmission aux différents acteurs ;
- Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, calendrier des évènements, etc.) ;
- Réaliser la gestion administrative des contrats, documents comptables, factures et la transmission au Cabinet comptable ;
- Organiser des déplacements professionnels dans le cadre du projet.
Gestion Comptable :
- Assurer un suivi comptable scrupuleux en collaboration avec le cabinet comptable, le Trésorier EUROCHAM et la Cheffe de projet ;
- Transmission et classement des pièces comptables et administratives liées aux dépenses et autres décaissements du projet ;
- Organiser des RDV mensuels avec le Commissaire aux comptes.
Gestion des membres-Evénements :
- Assurer la gestion des demandes internes et externes de réservation des salles de réunion et autres locaux en relation avec le projet ;
- Organisation en lien avec la Cheffe de projet l’accueil , l’organisation technique et logistique mais aussi le réception de personnalités/délégations accueillies par l’association dans le cadre du projet.
Profil recherché :
Compétences et Connaissances :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, gestion de projet et de secrétariat ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Pack Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint), OneDrive, outils Google (form, sheet, etc) ;
- Usage courant d’Internet ;
- Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise,…) ;
- Capacités organisationnelles ;
- Capacité de gestion simultanée de dossiers ;
- Capacité à rendre compte, informer, mobiliser sa hiérarchie directe qui collaborent sur les dossiers partagés ;
- Savoir travailler en équipe et en réseau en interne ;
- Avoir le sens de l’écoute, du relationnel, de la diplomatie et de la courtoisie ;
- Savoir travailler en toute autonomie (capacité à gérer les dossiers) ;
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle ;
- Avoir de la méthode et de la rigueur ;
- Savoir s’adapter à des situations complexes.
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