IRC recrute un assistant des achats, Filingué, Niger

 

Poste : Procurement Assistant

Nombre de position : 01

Programme :  Operations

Lieu D’affectation : Filingué

Durée du contrat : 12 mois (avec option de Renouvellement)

Superviseur : Supply Chain Officer

Type d’emploi : CDD

Grade : 9A

 

Contexte :

Fondée en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l’un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d’un conflit aux victimes d’oppressions et de conflits violents. Présente dans plus de 40 pays, la mission d’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlées par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

Depuis les années 1980, le Niger a été constamment classé parmi les derniers pays sur l’index du développement humain des Nations Unies. Plus de la moitié de la population souffre d’une insécurité alimentaire chronique et une personne sur 10 a des problèmes sérieux d’insécurité alimentaire. Niger est également un pays sujet à des catastrophes naturelles, régulièrement frappé par des crises alimentaires et des inondations, cholera et des essaims de sauterelles. Les femmes et les filles ont un accès très limite aux services sociaux de base et particulièrement à la santé et à l’éducation. En plus de la vulnérabilité d’une grande partie de la population nigérienne, Niger héberge environ 60,000 refugies provenant du Mali, 153,000 déplacés en provenance du Nigeria et plus de 100,000 déplacés internes dans la région de Diffa. Les besoins liés à cette situation sont énormes et pourront augmenter, avec les déplacements anticipés à l’intérieur du Niger.

La vision de l’IRC pour le Niger est que les individus, les ménages et les communautés sont résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte en perpétuel changement. IRC Niger est présent dans les régions de Tillabéry, Agadez et Diffa avec des projets dans les domaines suivants : RRM, Protection, WASH, Nutrition, Santé, ERD et Education.

Sommaire :

Sous la supervision directe du Supply Chain Officer, Procurement Assistant est responsable de la bonne gestion de toutes les fonctions liées à l’approvisionnement au sein du bureau de l’IRC Tillabéry. La chaîne d’approvisionnement doit être capable d’approvisionner rapidement les Programmes en fournitures, services et équipements en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation.

Zone d’interventions :

Le/la Procurement Assistant sera basé(e) à Filingué avec des déplacements fréquents sur toute la zone de couverture du Programme selon les besoins.

Responsabilités  :

Réception des demandes d’achat :

  • Réception des demandes d’achat
  • Vérifier les conformités de toutes les demandes d’achat soumises à la Supply Chain et faire le feed back aux demandeurs quand nécessaire ;
  • Accepter les demandes d’achat conformes dans le system BvA et suivre le processus de traitement dans le system ;
  • S’assurer que le system BvA est tenu à jour et qu’aucune transaction pendante non pertinente n’est gardée sans être supprimée ;
  • Traiter les demandes d’achat selon le seuil de délai moyen pays.

Recherche et traitement de cotations : 

  • Elaborer les demandes de cotations de façon claire avec toutes les informations nécessaires conformément au SoP en vigueur ;
  • Collecter les cotations conformément au SoP en vigueur en maintenant les ségrégations de tâches nécessaires ;
  • Faire les analyses des cotations reçues conformément aux seuils et à la ségrégation de tâches prévues par le SoP ;
  • Assurer la transparence et l’équité dans le processus de demande et de traitement de cotation ;
  • S’assurer que les cotations sous plis fermés et les appels d’offre sont reçues dans une caisse sécurisée gardée par l’administration ;
  • S’assurer que les documents d’attribution  ont reçu les approbations nécessaires conformément à la procédure en vigueur avant toute contractualisation ;
  • S’assurer que les prix appliqués par les fournisseurs sont raisonnables et conforment aux réalités du marché.

Contractualisation et suivi des livraisons :

  • Elaborer les contrats et les bons de commande et soumettre dans le circuit d’approbation conformément aux procédures en vigueurs ;
  • S’assurer que les clauses et les spécifications sont claires dans les contrats et les bons de commandes  ;
  • S’assurer que les fournisseurs respectent les délais de livraison convenus et documenter tout changement ;
  • Evaluer les performances des fournisseurs selon leurs niveaux de réactivités et de respect des engagements.

Demande de paiement :

  • Elaborer les demandes de paiement et soumettre à la finance pour paiement ;
  • S’assurer que les dossiers sont clôturés dans le système BvA par la finance une fois le paiement physique fait.

Archivage :

  • Assurer l’archivage électronique des dossiers d’achat une fois la demande de paiement soumise à la finance ;
  • Mettre en place un système de classement des instances d’achat par niveau de processus de manière à faciliter le suivi et l’accès ;
  • S’assurer que tous les fournisseurs de Diffa ont un ATC à jour.

Relation interne et externe :

  • Maintenir une bonne collaboration et communication avec les programmes et les autres départements demandeurs ;
  • Maintenir une bonne communication et collaboration avec le magasinier dans le cadre de la transmission des dossiers d’achat pour assurer la réception ;
  • Maintenir une bonne communication et collaboration transparente avec les fournisseurs.

Rapportage :

  • Partage hebdomadaire du rapport PRTS de la base de Tillabery  ;
  • Livrables escomptés ;
  • Rapports hebdomadaires et mensuels  réguliers à temps ;
  • Une base de données de fournisseur pré-qualifié IRC tenue à jour ;
  • Une liste de prix complète pour les biens, services et équipements achetés par IRC ;
  • Situation mensuelles des engagements partagée au responsable de la chaîne d’approvisionnement et aux finances ;
  • Un système d’archivage Accessible et clair tenu à jour ;
  • Une Liste des ATC tenue à jour.

  Le titulaire du poste supervise directement : Non applicable.

Profil recherche :

  • Être de nationalité Nigérienne ;
  • Avoir une grande capacité en communication administrative et opérationnelles  ;
  • Un minimum de BAC+3 dans un domaine pertinent relatif à la description du poste ;
  • Jouir d’une grande expérience en gestion des achats dans des grandes organisations. Expériences des grandes ONGs internationales est souhaitable ;
  • Bonne connaissance des législations fiscales du Niger (TVA, BIC, Exonération…) ;
  • Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne les Word, Excel, PowerPoint et une grande maitrise de l’internet ;
  • Être disponible pour toute éventualité ;
  • Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité ;
  • Aptitude à travailler sous pression et dans des situations stressantes sans supervision minimale et sans compromis sur les délais ou la qualité ;
  • Excellent niveau en français, haussa et langues locales de Diffa.

Candidature :

Composition de dossier :

  • Une lettre de motivation à l’attention de Coordonnateur Terrain IRC Tillabéry ;
  • Un Curriculum Vitae comportant 3 références (Adresses, numéros de téléphone/adresse Email).

Dépôt des dossiers

Les candidats/tes intéressé(e)s par ce poste peuvent soumettre leur candidature à travers le lien  : postuler ici en précisant le titre du poste « Procurement Assistant » au plus tard le 14 janvier 2021 à 17H.

IRC est employeur à opportunité égale, considéré tous les candidats sur base de leur mérite sans aucune considération de race, sexe, couleur, nationalité, religion, orientation sexuelle, âge, état civil, vétéran ou infirmité.