Enabel recrute un(e) assistant(e) administratif(ve), Niamey, Niger

Contexte :

Enabel est l’Agence belge de développement. Nous accomplissons toute mission de service public qui s’inscrit dans le cadre de l’Agenda 2030 pour le développement durable, en Belgique et à l’étranger. Ainsi, Enabel renforce l’impact de la Belgique en matière de développement international en exécutant également des missions pour des mandants tiers, tant nationaux qu’internationaux.

Enabel au Niger cherche pour son bureau à la Représentation, un(e) assistant (e) administratif(ive), qui sera en charge de toutes les tâches relatives au poste comme décrites ci-après :

Fonctions et responsabilités :

Sous la supervision directe de la Représentante Résidente, l’assistant (e) administratif(ive) assure l’exécution de toutes les activités de l’administration en lien avec le poste de secrétaire.

L’assistant (e) administratif(ive) d’une part, s’occupe de la réception au secrétariat et d’autre part donne un appui à la gestion logistique de bureau afin d’assurer un environnement de travail pour que les collègues puissent se concentrer sur leur mission.

Taches Principales :

• Accueillir les visiteurs et les orienter vers leurs interlocuteurs ;
• Gérer et orienter les appels téléphoniques entrants et sortants  ;
• Tenir à jour le répertoire des partenaires ;
• Organiser et gérer des rendez-vous et contacts du bureau  ;
• Recevoir, enregistrer et distribuer les courriers arrivés et départs ;
• Rédiger, saisir mettre en forme et suivre les correspondances administratives  ;
• Assurer la gestion et la distribution au personnel du matériel et fournitures de bureau et mettre à jour les registres prévus à cet effet ;
• Tenir à jour l’agenda des réunions, des rencontres et missions, ateliers et autres rencontres officielles et d’organiser les pauses café, restauration et hébergement du personnel et partenaires en mission  ;
• Préparation des bons de commande ;
• Réceptionner et contrôler la qualité des biens commandés conformément aux spécifications prédéfinies Elaborer les ordres de mission ;
• Préparer les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats …) ;
• Réserver les hôtels, vols, restaurants, … ;
• Classer et archiver la documentation de tout type ;
• Mettre à jour les informations pertinentes ;
• Collecter la documentation de façon proactive ;
• Exécuter toute autre tâche à la demande du superviseur dans la limite des responsabilités et tâches qui lui sont dévolues.

Compétences et qualifications requises : 

• Être titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction au minimum ou posséder une expérience avérée dans le domaine ou tout autre diplôme équivalent ;
• Avoir au moins Trois (3) ans d’expérience comme Assistant (e) Administratif(ve) dans une ONG Internationale ou un organisme similaire ;
• Avoir une parfaite connaissance de Windows et de ses différentes applications ainsi que de l’Internet ;
• Posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite ;
• Posséder une expérience en comptabilité et finances serait un atout ;
• Être capable de travailler sous pression ;
• Être très organisé et posséder un sens élevé de responsabilité et de relations publiques ;
• Pouvoir gérer convenablement une petite caisse de menues dépenses ;
• Être honnête et intègre ;
• Avoir un esprit d’équipe.

Composition du dossier de candidature :

Pour ce poste, le dossier à présenter doit contenir : 

• Une lettre de motivation ;
• Un Curriculum Vitae mis à jour et signé comportant deux (2) références professionnelles à contacter au besoin.

Les dossiers sont à déposer au bureau de la Représentation d’Enabel au Niger, sis Avenue de Niamey (YN 39) – Yantala Nouveau – non loin de la Clinique d’Iran, en allant vers le CEG 6–BP 12987 – Niamey, Tél 20.73.39.61. Les dossiers seront transmis sous enveloppe fermée avec la mention « Candidature au Poste d’Assistant Admin », au plus tard le 29/01/2021 à 12H00.

Veuillez mentionner vos numéros de contacts sur le CV ou la lettre de motivation. Seuls les candidats/es sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

NB : les candidatures féminines sont vivement encouragées.

La Représentante Résidente.