UNICEF un(e) associé(e) aux voyages, (GS6), TA, Kinshasa, RDC

Contexte :

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.
Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.
Et nous n’abandonnons jamais!

Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF en RDC?

Malgré sa grande superficie et ses ressources naturelles illimitées, la République démocratique du Congo (RDC) est l’un des pays du monde le plus pauvre et le moins développé. En effet, il est classé 176ème sur 188 pays dans le rapport sur le développement humain 2015. La pauvreté des enfants est largement répandue, et particulièrement dans les zones de conflit ou difficiles d’accès. Selon une étude récente de l’UNICEF, 80% des enfants âgés de 0 à 15 ans subissent au moins deux privations majeures de leurs droits.

Malgré une croissance durable ces dernières années, le niveau de l’économie en RDC reste bien trop bas pour fournir suffisamment de recettes publiques afin de combler les besoins de base de la population, en particulier ceux des enfants. La persistance des conflits à l’est et la chute des prix des matières premières sur les marchés mondiaux ont été des facteurs aggravants.

Vos principales tâches et responsabilités :

Sous la supervision directe de l’Administrateur (trice) chargé (e) de l’Administration, le / la titulaire du poste fournira un appui administratif efficace et économique aux voyages et aux services administratifs en ce qui concerne tous les aspects liés au voyage du personnel de l’UNICEF, des fonctionnaires / ONG et des consultants ; conformément aux politiques, procédures, règles et règlements administratifs et financiers de l’organisation :

• Assurer la liaison et faire le suivi avec les compagnies aériennes et les agents de voyages pour les réservations et l’achat des billets pour les voyages du personnel de l’UNICEF, des fonctionnaires non gouvernementaux et des consultants. Fournir des informations sur les horaires et les options de vol, demandées occasionnellement au siège / bureau de Genève pour PTA pour les voyages du personnel et le suivi avec les compagnies aériennes pour les billets ;
• Traiter les factures de l’agence de voyage et s’assurer que les réductions convenues sont appliquées, les notes de crédit et faire le suivi des remboursements de billets non utilisés. Traiter également les factures d’hôtel ;
• Traiter les autorisations de voyage locales et internationales pour le personnel de l’UNICEF, les consultants, les fonctionnaires et les ONG conformément aux règles et traiter les droits de voyage du personnel ;
• Traiter les demandes de visas pour le personnel de l’UNICEF, les consultants, les fonctionnaires et les ONG (conformément aux règlements des ambassades et du ministère des Affaires étrangères) avant le départ et obtenir un visa à l’arrivée pour les invités / visiteurs conformément aux exigences des Nations Unies et du pays d’affectation ;
• Faire les demandes d’immatriculation des véhicules officiels et aider à l’immatriculation des véhicules privés pour le personnel international. S’assurer que les véhicules officiels sont en bon état de marche et ont une couverture d’assurance à jour chaque année ;
• Assurer un traitement efficace et efficient de toutes les demandes de remboursement de frais de voyage soumises par les membres du personnel et leur soumission en temps voulu au responsable administratif pour vérification et approbation ;
• Prendre des dispositions pour la confirmation, le trajectoire ou l’obtention de nouveaux billets pour le personnel / visiteurs participant aux ateliers et conférences en RDC ;
• Tenir à jour les voyages du personnel et les autres fichiers de correspondance de voyage. Rédiger toute la correspondance relative aux voyages ;
• Organiser les acceuil à l’aéroport et les réservations d’hôtel pour le personnel et les visiteurs de l’UNICEF ;
• Participer à la préparation du rapport annuel en fournissant les statistiques nécessaires sur les voyages ;
• Tenir / contrôler les dossiers sur les frais de voyage et fournir ces informations au chef d’unité au moyen de rapports périodiques. Conseiller également sur la liste hebdomadaire des voyageurs ;
• Conseiller le personnel et les visiteurs sur les exigences sanitaires pour les voyages à l’intérieur et à l’extérieur de la RDC ;
• Assurer autres taches demandées par le superviseur.

Pour se qualifier comme un champion pour chaque enfant, vous devez :

• Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires, complété de préférence par une formation en sciences commerciales et administratives, en secrétariat de direction ou dans un domaine équivalent ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 6 (six) ans dans le travail Administratif. Expérience des agences du système des Nations Unies est un atout ;
• Être capable d’entretenir des relations de travail dans un esprit d’équipe ;
• Avoir de bonnes capacités d’analyse et de négociation ;
• Avoir la capacité à exprimer les idées et les concepts oralement et par écrit d’une façon aussi claire et concise que possible ;
• Avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multiculturel ;
• Avoir une maîtrise du français et la connaissance de l’anglais est un atout ;
• Avoir la maîtrise des logiciels de gestion de base (Windows, Excel, Word, Internet et autres applications informatiques).

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer…

Les valeurs de l’UNICEF que sont la bienveillance, le respect, l’intégrité, la confiance et la responsabilité (CRITA) et les compétences de base en communication, travail avec les autres et recherche de résultats.

Consultez notre référentiel de compétences sur : UNICEF_Competencies.pdf

L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’inclusion au sein de ses effectifs et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

L’UNICEF a une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF adhère également à des principes stricts de protection des enfants. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.