Concern Worldwide recrute un gestionnaire de base, Bagasola, Tchad

À propos du rôle :

Il s’agit d’une création de poste avec des conditions non accompagnées basé à Bagasola, Département de Kaya, Province du Lac, TCHAD.

Vous rapporterez au Coordinateur du programme d’intervention d’urgence (ERPC) à Bagasola et dirigerez en ligne le Log/Admin Officer. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Program Manager (PM) et l »admin/Rh officer basés à Bagasola ainsi qu’avec le Systems Director (SD) et le Finance Manager (CFM basés à Ndjamena.

Nous aimerions que vous commenciez le 15 avril 2021.

Votre objectif :

Est de fournir un soutien quotidien à la mise en œuvre du programme en s’assurant que les systèmes (informatique, logistique, administration et RH) fonctionnent selon les besoins du programme et conformément aux politiques, procédures et normes de Concern. Sous la supervision du ERPC, vous améliorerez les compétences de gestion et de planification du personnel Support de Concern de Bagasola et contribuerez au développement de systèmes efficaces et rentables qui respectent les directives, politiques et procédures informatiques, logistiques, RH et administratives. Vous dirigerez l’amélioration continue des systèmes en place et suggérerez des modifications si nécessaires. Vous soutiendrez la mise en œuvre de projets et apporterez un soutien efficace et opportun à tous les programmes de Bagasola dans vos domaines de responsabilité.

Vous serez responsable de :

Bureau de l’administration :

Superviser l’entretien et le fonctionnement des locaux de Concern (bureaux / magasins et résidence) à Bagasola en veillant à ce que les fournitures, le personnel et les procédures opérationnelles standard soient en place ;
S’assurer que les baux de tous les locaux sont gérés activement, en s’assurant que les demandes de paiement (y compris les taxes) sont traités en temps opportun et que les renouvellements de contrats sont évalués et mis en œuvre ou modifiés en temps opportun, en collaboration avec le bureau de la coordination de Ndjamena ;
Assurer la liaison avec le bureau de Ndjamena pour assurer un soutien des systèmes efficace et opportun et la collaboration nécessaire à la mise en œuvre du programme.

Logistique :

Assurer le respect des systèmes et procédures de Concern en matière de logistique, avec le soutien du ERPC et du SD ;
Gérer les fonctions logistiques (achats, transport, stockage, gestion des actifs) à Bagasola, en veillant à ce que toutes les tâches soient effectuées en temps opportun et conformément aux procédures de Concern et des donateurs ;
Assurer la gestion optimale de la flotte et des générateurs: superviser et maintenir le système de gestion du transport du programme, y compris la planification des mouvements des véhicules, le rapport de transport, etc. et planifier l’entretien / les réparations. Une attention particulière sera accordée à la gestion des générateurs, à la maintenance, à la gestion et à la consommation de carburant ;
Gérer les actifs de Concern à Bagasola en veillant à ce que tous les actifs soient enregistrés, suivis, marqués et surveillés à l’aide d’un inventaire complet et d’un registre des actifs ;
Superviser la gestion efficace des entrepôts et des magasins Concern à Bagasola et s’assurer qu’ils fonctionnent conformément aux procédures Concern ;
Contribuer à l’élaboration de budgets précis notamment en ce qui concerne la logistique, le transport, les magasins, l’administration, les communications, la sécurité et les ressources humaines, pour les propositions des donateurs et dans le cadre du processus budgétaire annuel de Concern ;
Gérer et surveiller directement le transport et l’administration des dépenses et du budget de Bagasola ;
Veiller à ce que les prévisions de trésorerie pour les équipes de soutien soient soumises à temps pour assurer le transfert des fonds en temps opportun ;
Travailler avec les équipes de programme et le SD pour élaborer des plans d’achats annuels réalistes et s’assurer qu’ils sont maintenus, respectés et régulièrement mis à jour ;
S’assurer que tout le personnel de Concern a Bagasola soit formé à la planification des commandes et connaît les procédures d’approvisionnement; informer le personnel de chaque révision ;
Conseils sur la distribution des articles de secours aux bénéficiaires et s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures de Concern ;
Assurez-vous que les journaux, les rapports de transport, les ressources humaines et les rapports administratifs sont compilés et produits régulièrement selon les besoins.

Gestion des ressources humaines :

Assurer la supervision de la gestion au personnel des RH / Administration. Aider aux recrutements (si nécessaire) et fournir une formation au personnel concerné sur les systèmes et politiques de Concern et s’assurer que les normes de transparence et de responsabilité sont conformes à la politique de Concern et aux exigences des donateurs. En particulier, travailler en étroite collaboration avec le personnel des RH pour renforcer leurs capacités. Veiller à ce que les évaluations du développement du rendement du personnel (PDR) de la base soient effectués en temps opportun et de manière appropriée ;
Conseiller sur la planification de carrière du personnel du Support ;
Tenir à jour les listes du personnel et fournir régulièrement des rapports de dotation au ERPC et au SD, en donnant des conseils sur les besoins en personnel ;
Conseiller et surveiller la mise en œuvre de la politique et des procédures RH de Concern vis-à-vis du personnel international et national.

Gestion financière :

Sous la supervision de l’EPRC, assurer la supervision de la gestion au personnel des RH / Administration ;
Faire le suivi de la gestion du coffre-fort, s’assurer d’anticiper l’approvisionnement du coffre en collaboration avec le ERPC ;
S’assurer de participer au cash count hebdomadaire en accord avec les procédures finances en place ;
S’assurer de faire respecter les procédures en place ;
Élaborer des budgets de transport et d’administration précis pour les propositions des donateurs et dans le cadre des processus budgétaires annuels de Concern ;
Gérer les dépenses et les budgets de transport et d’administration, en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière optimale et que les dépenses soient conformes aux procédures financières de Concern et aux exigences des donateurs ;
Surveiller les rapports mensuels sur les dépenses de transport et d’administration, en examinant tous les écarts importants par rapport au budget.

Prise en charge des communications et des systèmes informatiques :

Assurer la supervision de la gestion au responsable informatique national (basé à Goz Beida), en veillant à ce que les besoins informatiques et de communication du personnel soient régulièrement examinés, budgétisés et satisfaits, tout en veillant à ce que les protocoles d’exploitation pertinents soient respectés ;
Conseiller / contribuer à rendre opérationnels les équipements de communication HF, VHF conformément aux politiques de communication et fournir la formation requise au personnel sur l’utilisation et les protocoles d’utilisation corrects ;
En collaboration avec le responsable informatique national et le personnel de gestion du programme, assurer la formation de tout le personnel concerné du programme à l’utilisation et à la maintenance du matériel informatique et de communication.

Sécurité et représentation :

Soutenir le ERPC dans l’application quotidienne des plans de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures opérationnelles normalisées (SOP) de Concern à Bagasola en collaboration avec le groupe de focal de la sécurité (SFG) ;
Effectuer toutes les évaluations de sécurité dans les zones d’opérations nouvelles / potentielles avant le déploiement des équipes de programme.

Comme demandé et / ou délégué par le ERPC :

Fournir des informations au personnel et aux visiteurs sur le SMP et les SOP et s’assurer que tout le personnel est pleinement conscient de ses tâches et responsabilités liées à la sécurité ;
Représenter Concern auprès des autorités locales et / ou des réunions de sécurité de l’UNDSS des Nations Unies et d’autres membres de la communauté humanitaire à Bagasola ;
Sous la supervision du ERPC, entreprendre une analyse des incidents et des tendances de sécurité dans la zone d’intervention et les zones environnantes, en s’assurant que la hiérarchie est régulièrement informée de la situation de sécurité et conseille si nécessaire en ce qui concerne l’adaptation des plans de travail et des plans de mouvement ;
Veiller à ce que les résidences, bureaux et véhicules disposent d’une liste des biens et équipements nécessaires en cas d’urgence ;
Aider le ERPC à développer les relations / la liste de contacts des autres ONGI, UNDSS et les parties prenantes externes pour suivre l’évolution de la situation de sécurité et faire régulièrement rapport à la direction ;
Assurer que toute information de sécurité pertinente et / ou incident de sécurité soit communiquée au ERPC en temps opportun ;
Le Base Manager (BM) est l’interlocuteur privilégié de la société de sécurité externalisée, veille et retourne sur la qualité des services fournis.

Politiques de sauvegarde et responsabilités :

Adhère et applique les politiques de sauvegarde dans son domaine de responsabilité ;
Adhère au mécanisme de réponse aux plaintes et facilite sa mise en œuvre.

Vos compétences et votre expérience comprendront :

Essentiel :

Diplôme en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou discipline associée ;
Au moins 3 ans d’expérience en systèmes / logistique, avec une expérience en gestion, dont au moins deux ans à l’étranger avec une ONG; Expérience en logistique / approvisionnement / transport / gestion de flotte; expérience de gestion de magasins ;
Aptitude avérée à rédiger des rapports ;
Excellentes compétences en communication en français ;
Très bon niveau d’anglais, écrit et verbal ;
Solides compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse. Capable de prioriser et de gérer une charge de travail diversifiée et lourde ;
Compétences éprouvées en matière d’analyse, de planification et de gestion du temps ;
Volonté et capacité de communiquer avec les gens et de contribuer au développement des capacités du personnel local ;
Bon esprit d’équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe nationale et multinationale ;
Sensible politiquement et culturellement ;
Capacité et volonté de vivre dans des conditions élémentaires pendant de longues périodes ;
Excellentes compétences informatiques, y compris Microsoft Word, PowerPoint et Excel.

Souhaitable :

Master ou diplôme en études de Logistique ou dans un domaine pertinent ;
2 ans minimum d’expérience dans un rôle de manager ;
Personnalité extravertie avec d’excellentes compétences de formation ;
Expérience de travail / de vie dans un environnement peu sûr ;
Expérience ou connaissance des normes internationales telles que SPHERE et Core Humanitarian Standard ;
Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés.

Toute autre exigence particulière : • Les femmes candidates sont encouragées à postuler

Nous aimerions également :

Toutes les demandes doivent être soumises via notre site Web à https://jobs.concern.net.

Les CV ne doivent pas dépasser 4 pages.

En raison de l’urgence de ce poste, les candidatures seront régulièrement présélectionnées et nous pouvons proposer des postes avant la date de clôture.

Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale basée en Irlande qui se consacre à la réduction de la souffrance et travaille à l’élimination ultime de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde.

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