ACTED recrute un(e) chargé(e) transparence et conformité, Diffa, Niger

ACTED recrute un(e) chargé(e) transparence et conformité, Diffa, Niger

Contexte :

Depuis 1993, ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme. Aujourd’hui, ACTED met en œuvre plus de 450 projets par an auprès de 8 millions de bénéficiaires dans 35 pays, pour un budget de 160 millions d’euros. Nos équipes sont composées de 400 staffs internationaux et 4 300 staffs nationaux.

Dans le cadre de ses programmes dans la Région de Diffa, ACTED procède à un recrutement d’un (e) Chargé(e) Transparence et Conformité.

Nombre de poste : 1

Lieu d’affectation : Diffa

Mouvement régulier à prévoir sur les bases ACTED Niger.

Le/la Chargé(e) Transparence et Conformité travaille sous la supervision directe du Responsable Transparence et Conformité et rend hiérarchiquement compte au Représentant ACTED de sa zone d’affectation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec ses supérieurs, ainsi qu’avec l’ensemble des salariés de sa base d’affectation. Ses principales tâches sont les suivantes :

Transparence et conformité

Le Chargé Transparence et Conformité a d’abord la responsabilité de :

Superviser l’ensemble du processus FLAT :

• S’assurer de la transparence et de la conformité aux procédures à travers la revue régulière de la documentation tels que les documents d’achats, les documents ADM/RH (les dossiers du personnel, les documents administratif, …), les documents programmes (liste de bénéficiaires, PV de remise, PV de dotations, …) ;
• Réunir toutes les informations des projets liés à la finance, la logistique, l’administration et les programmes dans les classeurs FLAT appropriés ;
• Assurer une revue régulière de la documentation FLAT avant l’envoie par le bureau zone au bureau principal (capitale) ;
• Réconcilier les documents, c’est-à-dire vérifier que l’information est bien la même entre les différents documents du dossier FLAT en croisant les données entre elles ;
• Assurer que tous les dossiers FLAT sont photocopiés avant d’être envoyés ;
• S’assurer régulièrement le transfert des documents FLAT du bureau zone vers le bureau capital.

Contribuer à la conformité et à la responsabilité d’ACTED :

• Faciliter la mise en œuvre des recommandations et des plans d’actions liés aux d’audit Internes et/ou Externes sous l’autorité du Responsable Transparence et Conformité ;
• Effectuer des contrôles qualité supplémentaires de la documentation FLAT, en vérifiant l’exactitude de l’information et en croisant les documents, et reporter immédiatement les éventuelles erreurs au Responsable du département concerné ;
• Mener une étude de marché de tous les matériaux et/ou services identifiés comme étant les plus fréquemment achetés et utilisés par ACTED auprès de divers marchands. Les données externes recueillies doivent ensuite être comparées au prix réels payés par ACTED lors des transactions effectuées le mois écoulé ;
• Se conformer au Code de Conduite du département Audit.

Reporting :

• Préparer les rapports mensuels sur les revues FLAT, donnant autant de détails que possible sur tous les projets en cours et terminés à revoir et envoyer au Responsable Transparence et Conformité ;
• Proposer des Recommandations en cas de non conformités des documentations FLAT tous en priorisant les points essentiels.

Audit interne :

Le/la Chargé Transparence et Conformité assure également un rôle d’Audit Interne dans sa zone d’affectation et notamment sur les points ci-dessous :

• Assurer le respect des procédures internes d’ACTED ;
• Assurer la transparence financière d’ACTED Niger ;
• Assister ou participer à la préparation des dossiers pour les audits externes ;
• Assurer la mise en œuvre des modifications et recommandations issues des audits internes et externes ;
• Rassembler, compiler et analyser les informations financières, logistiques et administratives ;
• Observer une confidentialité absolue sur le travail effectué et les informations obtenues.

Autres activités :

En addition des tâches énumérées précédemment, il est de sa responsabilité de :

• Appuyer et soutenir les différents départements dans le respect des procédures internes ;
• Assurer des formations pour les équipes en place et les nouveaux arrivants ;
• Appuyer le Responsable Transparence et Conformité dans la régularisation des dossiers ;
• Réaliser des audits internes ponctuels sur des thématiques pré-identifiés avec le Responsable Transparence et Conformité.

CV et Lettre de  Motivation peuvent être envoyés à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 26 Mars 2021.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.