Coordination SUD recrute un Responsable Administration, Finances & RH, Paris, France

1. Présentation générale et missions

Coordination SUD, plateforme nationale des ONG françaises de solidarité internationale, rassemble aujourd’hui 175 ONG, dont plus d’une centaine au travers de six collectifs d’ONG (CLONG-Volontariat, CNAJEP, Coordination Humanitaire et Développement, CRID, FORIM, Groupe Initiatives). Ces organisations mènent des actions humanitaires d’urgence, d’aide au développement, de protection de l’environnement et de défense des droits humains auprès des populations défavorisées en France et à l’international.

Coordination SUD assure quatre missions au service de ses membres :

• Une fonction de plaidoyer syndical en vue de défendre et promouvoir les ONG françaises de solidarité internationale et de garantir un environnement favorable à leur expression et à leur action,
• Une fonction d’appui et de renforcement des ONG françaises,
• Une fonction d’influence par la présentation et la promotion de positions communes auprès des institutions publiques et privées, en France, en Europe et dans le monde,
• Une fonction de veille et d’analyse du secteur de la solidarité internationale via son OngLAB.

Pour ce faire, elle anime des espaces collectifs internes de Commissions, Groupes de Travail, Clubs métiers, échanges de pratiques, ainsi que des formations dédiées, publie des documents de capitalisation et d’information, met à disposition certains services sur son site internet (offres d’emploi, appels d’offre, etc.).

2. Fonctions et responsabilités

Doté d’un budget de plus de 2 M€ annuel et d’une équipe salariée de 18 ETP, Coordination SUD, dans le cadre d’un remplacement et d’une évolution de poste, est la recherche d’un ou d’une Responsable Administration, Finances et Ressources Humaines, dont le poste devra assurer l’ensemble de la comptabilité générale et analytique de l’association, le contrôle de gestion en lien avec la consultante contrôleuse de gestion, le contrôle interne, et le suivi de la politique RH et sa gestion.

Finances (55% ETP)

• • Tenue de la Comptabilité générale et analytique et suivi de la trésorerie
• Saisie de toutes les écritures comptables (imputations comptables et analytiques)
• Comptabilité Tiers : suivi et relances (factures, cotisations, etc.)
• Edition des rapprochements bancaires, virements, placements, et relations avec la banque
• Préparation des règlements et suivi des autorisations de dépenses et notes de frais
• Gestion des refacturations internes et des services mutualisés
• Gestion des immobilisations
• Tenue de la caisse
• Saisie et suivi des valorisations
• Etablissement, contrôle et paiement des déclarations fiscales et sociales
• Classement des factures et leurs justificatifs, des contrats, des conventions de financement
• Suivi de la trésorerie : encaissement bailleurs et cotisation, établissement des plans de trésorerie trimestriels
• Alerte auprès de la direction exécutive
• Contribution et appui de la direction exécutive pour la rédaction des notes à destination des instances (Bureau, CA), en lien avec la consultante Contrôleuse de gestion et la Trésorière
  • Arrêté des comptes et rapports financiers
• Effectue les écritures de clôtures de comptes (Amortissement, fonds-dédies, affectation du résultat, AN/extourne…)
• Elaboration des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes)
• Préparation et suivi de la mission annuelle du Commissaire aux comptes
• Participe à l’élaboration du rapport d’activité annuel en lien avec la direction et la communication
• Vérification et validation des rapports financiers des partenaires
• Appui à l’élaboration du bilan financier annuel Formation et déclarations afférentes
• Appui à l’élaboration des rapports financiers aux bailleurs, en collaboration avec la consultante contrôleuse de gestion et les coordinatrices d’activités et sous la supervision de la direction exécutive
• Préparation et suivi des audits financiers des projets par les auditeurs externes
• Conseil à diverses négociations financières et aux demandes de subventions dans leur aspect budgétaire
  • Contrôle interne et veille sur la législation
• Tenue du manuel de procédures et du règlement interne pour tout ce qui concerne la comptabilité, les finances et la gestion
• Mise en œuvre et supervision de l’application des procédures comptables et de gestion
• Veille sur l’actualité pour mise en conformité et adaptation, information aux parties prenantes

Politique et gestion des Ressources Humaines (25% ETP)

• Contribution, en lien avec la Direction exécutive, à la définition de la politique RH en lien avec la stratégie RH
• Mise en œuvre de la politique RH, avec l’appui de l’Attaché·e de direction & gestion RH (suivi des profils et statuts des postes, plan de formation, accompagnement et évolution, recrutements, politique salariale, etc.)
• Veille et appui à la Direction exécutive quant au respect des obligations sociales et de la législation en vigueur, notamment en matière de dialogue social (CSE, Accord d’entreprise, etc.)
• Gestion administrative des RH, en lien fonctionnel et avec l’appui de l’Attaché·e de direction & gestion RH, par le suivi de :
• la gestion administrative des dossiers et des entrées et sorties du personnel,
• la consolidation des éléments de paie mensuelle à transmettre au service prestataire extérieur, et en remplacement ponctuel de l’Attaché·e de direction & gestion RH,
• la gestion des congés, RTT, tickets restaurant,
• l’archivage des documents RH.

Administration & Services Généraux (10% ETP)

Sous la supervision de la Direction :

• Gestion de la location et de l’entretien des locaux (occupés par Coordination SUD et locaux mutualisés)
• Administration télématique (prestataire unique informatique/téléphonie/copieurs),
• Gestion et suivi des contrats afférents
• Gestion des refacturations internes et des services mutualisés

Et en lien fonctionnel et avec l’appui de l’Attaché·e de direction & gestion RH :

• Suivi des achats des fournitures de bureau et de la gestion des stocks
• Suivi et gestion des prestataires, services postaux et logistiques

Autres activités (10% ETP)

Participation aux activités collectives

• Coordination avec les autres activités de Coordination SUD
• Participation à la vie de l’association (Assemblée générale, ateliers, évènements…)
• Participation à la vie collective du Secrétariat exécutif (réunions d’équipes, etc.)

3. Relations hiérarchiques et fonctionnelles

La/le Responsable Administratif Finances & RH est rattaché·e hiérarchiquement à la Direction exécutive, auprès de qui elle/il rend compte de son travail.

Elle/il sera amené·e à travailler en lien étroit avec les personnes coordinatrices des activités, la Trésorière de l’association, et les différents prestataires (auditeurs, commissaire aux comptes, contrôle de gestion).

Sur les volets RH et Administration / Services généraux, elle/il est en relation opérationnelle avec l’Attaché·e de direction & gestion RH.

Elle/il pourra être amené·e à encadrer des stagiaires ou des assistant·e·s.

Elle/il travaille en équipe avec les autres membres de l’équipe salariée de Coordination SUD.