Description de l’organisation
La fédération ActionAid France – Peuples Solidaires soutient les femmes et les hommes qui, partout dans le monde, luttent pour leurs droits économiques, sociaux et culturels. Elle rassemble 45 groupes locaux, 180 000 signataires et est affiliée à la fédération internationale ActionAid. L’équipe salariée est composée en moyenne de 10 personnes et 2 services civiques, réparti∙e∙s entre les deux établissements de l’association situés à Montreuil (93) et à Rennes (35).
Mission :
L’assistant.e comptable tient à jour la comptabilité courante de l’association et participe à la gestion administrative de la structure notamment dans le cadre de la paye, des dossiers du personnel et des projets subventionnés.
Elle∙il assume les responsabilités principales suivantes :
1. Comptabilité :
Saisie comptable sous Quadratus
- Saisie des factures fournisseurs
- Contrôle et saisie des notes de frais, des notes de dépenses par chèques et CB
- Saisie de toutes les opérations de Banque
- Saisie de la caisse
- Saisie des cotisations individuelles et groupes ainsi que des participations groupes
Saisie sous Quadratus et Base de données donateurs
- Saisie des dons par virement et des abandons de frais Contrôle des chèques saisis dans la base de données donateurs et saisie des remises de chèques sous Quadra
Opérations de comptabilité approfondie
- Rapprochements bancaires
- Réconciliation mensuelle Quadra/Base de données donateurs pour : les dons non affectés, les dons affectés, les autres produits (cotisations groupes et individuels, caisse de solidarité, abandons de frais…). Pour les dons uniques CB, la réconciliation se fait sur un rythme trimestriel.
- Gestion/pointages des comptes tiers (fournisseurs, clients, charges sociales, notes de frais, notes de dépenses CB)
- Saisie des OD de paie et de la taxe sur salaire ainsi que l’abattement en respectant les imputations analytiques déterminées par salarié
- Création des comptes comptables nécessaires au bon enregistrement des données
- Création des codes et répartitions analytiques dans Quadra (centre analytique, nature analytique, clé de répartition indirecte) en fonction des informations transmises par la RAF.
- Création des fiches d’immobilisation dans le module Immo de Quadra
- Dans le cadre des reportings trimestriels et du bilan annuel, préparation des écritures de provision pour congés payés, des OD de factures non parvenues et de charges constatées d’avance
Règlements de l’association
- Dès la mise en place de la nouvelle procédure concernant les règlements, préparation des règlements de l’association sur le site internet de la banque
- Re-facturation diverses (consommables, loyer, déplacement…)
2. Paye et gestion administrative RH :
- Préparation des variables de paye et saisie de ces variables sur l’interface du prestataire paye pour validation par la RAF
- Vérification des bulletins de paie (charges, titres restaurants…).
- Distribution des titres restaurants et contrôle du stock.
- Gestion des absences (congés et récup dans le tableau des récup) et des visites médicales pour les 2 secrétariats
- Gestion des dossiers personnel (documents papier + numérisations), création des nouveaux salariés sur l’interface du prestataire paye pour DUE et des départs de salariés, sous validation de la RAF.
- Gestion des relations avec le prestataire de paye et l’URSSAF en collaboration avec la RAF
- Création et suivi des dossiers de prise en charge des formations par l’OPCO
- Transmissions des informations à la Mutuelle (arrivée et départ salarié, portabilité…), et aux salariés (changement de taux, réforme…)
3. Administratif :
- Dépôt des remises de chèques en banque (y compris chèques AG)
- Suivi des dons de la caisse de solidarité
- Commande des fournitures administratives pour secrétariat Rennes
- Classement divers et archivage
- Préparation de la partie administrative des dossiers de subvention (remplissage des fiches de renseignements et préparation des pièces à joindre aux dossiers) pour transmission à la RAF
- Gestion des inscriptions à l’Assemblée Générale et saisies comptables s’y rapportant
4. Reportings :
Projets Union Européenne et Agence Française de Développement:
- Numérisation des justificatifs de dépenses
- Elaboration des justificatifs de salaires
- Saisie des dépenses détaillées dans le fichier de reporting excel et les références des pièces justificatives (achats/règlements)
- Préparation des fichiers de feuilles de temps sous excel
5. Vie de l’organisation
- Participe aux réunions à la réflexion collective de l’équipe et des instances.
- Effectue les courses pour le secrétariat de Rennes
- Informe la RAF des anomalies rencontrées (comptabilité, organismes sociaux)
6. Egalité de genre :
- Développe un comportement individuel soucieux de l’égalité de genre.
Qualifications et expériences exigées :
- BTS Comptabilité ou équivalent
- Expérience professionnelle d’au moins 1 an en comptabilité.
Qualifications et expériences souhaitées :
- Expérience professionnelle dans une (ou des) association(s).
- Bonnes notions d’Anglais
Compétences et capacités exigées :
- Sens de l’organisation, méthode et rigueur.
- Bonne capacité d’adaptation
- Goût du travail en équipe et capacité à communiquer clairement et à écouter.
- Maîtrise des outils informatiques courants, en particulier Excel.
- Bonne aisance avec l’informatique en général
Compétences et capacités souhaitées :
- Bon relationnel pour s’adapter aux différents interlocuteur∙rice∙s (équipe, élu∙e∙s, prestataires.).
- Bonne communication orale
Conditions :
- CDD 6,5 mois (du 26 avril 2021 au 22 novembre 2021)
- Salaire entre 1500€ et 2100€ bruts par mois (défini selon la grille de salaires interne, le niveau de diplôme, les langues maîtrisées et les expériences antérieures) + 10% d’indemnité de fin de contrat + tickets restaurants + titres de transport + mutuelle santé.
- 35 h par semaine, sur 4 ou 5 journées travaillées.
- Le poste sera basé dans notre secrétariat de Rennes (35).
- Déplacements occasionnels entre Rennes et Montreuil.
Comment postuler :
Merci d’envoyer une lettre de motivation et votre curriculum vitae (contenant les références de vos responsables hiérarchiques direct∙e∙s dans vos deux derniers postes) avant le dimanche 11 avril 2021 à minuit à l’adresse [email protected]. Les candidatures reçues après cette date ne pourront pas être étudiées dans le cadre de cette procédure de recrutement.
Les candidat·e·s sélectionné·e·s pour un entretien seront contacté·e·s le mercredi 14 avril. Malheureusement nous ne sommes pas en mesure de recontacter tou∙te∙s les candidat·e·s. Par conséquent, sans réponse de notre part après cette date, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue.
Les entretiens se dérouleront le vendredi 16 avril par zoom. Nous demanderons également aux candidat·e·s sélectionné·e·s pour un entretien de réaliser un court test écrit en amont de l’entretien. Une réponse définitive sera fournie au plus tard le mercredi 21 avril.
Le poste est à pourvoir a priori le lundi 26 avril. La date de prise de poste pourra être ajustée en fonction des contraintes liées au Covid-19. Les candidat∙e∙s sélectionné∙e∙s pour un entretien en seront dans ce cas informé∙e∙s en amont des entretiens.
ActionAid France – Peuples Solidaires porte une attention particulière à ce qu’aucune discrimination n’entache le processus de recrutement et est attachée à la mixité et à la diversité des profils dans son équipe.
Merci de ne pas téléphoner, aucune information ne sera communiquée par téléphone.