La Croix-Rouge française recrute un(e) adjoint(e) logistique, Sainte-Marie, France

Contexte :

La Croix-Rouge française (CRf) met en œuvre depuis 2000 un programme régional de Gestion des Risques de Catastrophes (GRC) à partir de la “Plate-forme d’Intervention Régionale de l’Océan Indien” (PIROI: http://piroi.croix-rouge.fr ) basée à l’île de la Réunion. En étroite coordination avec les composantes internationales de la Croix-Rouge et les Sociétés Nationales membres de la PIROI (Comores, Madagascar, Seychelles, Maurice, France – Réunion/Mayotte, Mozambique, Tanzanie), elle vise à réduire l’impact des catastrophes naturelles et sanitaires et les effets du changement climatique sur les populations de la zone sud-ouest de l’océan indien.

Le cadre stratégique 2021 – 2025 de la PIROI inclut les quatre axes stratégiques suivant :

Axe 1 : Les connaissances et compétences des acteurs de la gestion des catastrophes sont améliorées concernant les risques liés aux aléas naturels, les crises sanitaires et aux changements climatiques

• Recherche innovation au service de l’amélioration des actions
• Renforcement de l’offre de formation en GRC et action humanitaire
• Partage de l’expertise régionale dans la zone et à l’international (publications, réunions de coordination, séminaires de recherche…)

Axe 2 : Les capacités des acteurs de la gestion de catastrophes sont renforcées en matière de gestion des risques liés aux aléas naturels, des crises sanitaires et des changements climatiques

• Les capacités des acteurs CR/CR sont renforcées en matière de gestion des risques liés aux aléas naturels, aux crises sanitaires et aux conséquences des changements climatiques (moyens organisationnels GRC, équipes de réponse, moyens logistiques)
• Les capacités des acteurs gouvernementaux et non gouvernementaux (hors CR/CR) sont renforcées

Axe 3 : Les populations du sud-ouest de l’océan Indien sont mieux informées et préparées face aux risques liés aux aléas naturels, aux crises sanitaires et aux changements climatiques

• Des outils de prévention adaptés aux spécificités locales sont créés/mis à jour (grâce à la collaboration entre les acteurs de la GRC)
• La capacité des écoles à se préparer aux risques de catastrophes est renforcée
• Les capacités des communautés vulnérables sont renforcées dans la gestion des risques de catastrophes et sanitaires et les conséquences du changement climatique (sensibilisations grand public, EVC, …)

Axe 4 : Les populations affectées par une catastrophe liée aux aléas naturels reçoivent une aide d’urgence répondant à leurs besoins prioritaires et qui contribue à leur relèvement

• Appui régional aux réponses d’urgence anticipé sur la base de prévisions (FbF)
• Réponse d’urgence élaborée en tenant compte des évaluations des besoins et des capacités de relèvement des communautés.
• Evaluation de la réponse d’urgence (Eval/ RetEx systématique)
• Accompagnement du relèvement précoce des populations est accompagné (Build back better)

Ces quatre axes stratégiques sont complétés par une action facilitatrice (la construction du PIROI Center) et cinq engagements (assurer le Nexus prévention, préparation, réponse ; approche intégrée de la résilience ; engagement communautaire et prise en compte des spécificités individuelles ; devenir climato-intelligent ; s’appuyer sur des relations partenariales durables et équilibrées).

Pour la période 2021–2023, le programme régional et la construction du PIROI Center sont cofinancés par plusieurs bailleurs, dont l’AFD, l’UE (INTERREG, FED, ECHO), la Région Réunion, la Préfecture de La Réunion, ainsi que des fonds propres de la CRf. Des fonds additionnels peuvent être levés afin de financer les opérations d’urgence. Par ailleurs, une antenne de la PIROI a été ouverte à Mayotte en 2019 afin de développer particulièrement le programme dans l’archipel comorien (Mayotte et Union des Comores) tandis que la PIROI assure le rôle de délégation régionale de la Direction des Relations et des Opérations Internationales (DROI) vis-à-vis des délégations CRf en Union des Comores et au Mozambique (à compter de janvier 2021).

Descriptif général du poste :

Placée sous la responsabilité du coordinateur logistique, l’adjoint.e logistique sera en charge de :

• Objectif 1 : Assurer le bon fonctionnement des achats et de la chaîne d’approvisionnement
• Objectif 2 : Assurer l’organisation et la gestion des moyens généraux de la délégation
• Objectif 3 : Apporter un appui logistique à l’ensemble des programmes CRf de la région ainsi qu’aux Sociétés Nationales membres de la PIROI
• Objectif 4 : Assurer le suivi et l’accompagnement de l’équipe sous sa hiérarchie

Descriptif des tâches / Responsabilités :

OBJECTIF 1 : Assurer le bon fonctionnement des achats et de la chaîne d’approvisionnement dans une démarche constante d’optimisation de la qualité, des coûts et des délais

Gestion des achats dans le respect des procédures

• Appliquer les procédures d’achat CRf (MOPI – Manuel des Opérations Internationales) et autres procédures en vigueur (bailleurs, douanières etc.…) et veiller à leur bonne application
• Analyser le contexte commercial, rencontrer et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs
• Proposer un portefeuille fournisseurs adapté aux besoins de la PIROI et établir des contrats cadre si besoin
• Rédiger les Tableaux de Passation de Marché et assurer la mise à jour des outils de suivi (TPM, chronogramme, budgets, suivi des achats, des contrats, etc.…)
• Apporter l’appui et les conseils nécessaires aux départements demandeurs de la PIROI (procédures d’achats, rédaction de réquisition, CCTP, contrat…)
• Centraliser les demandes d’achats et organiser le suivi et la priorisation des différentes étapes de passation de marché avec l’équipe de la PIROI (Projets, administration et logistique)
• Réceptionner les biens, services et travaux et vérifier les éléments de facturation avant toute mise en paiement
• Assurer l’archivage (physique et numérique) des dossiers logistiques selon les procédures
• Assurer la rédaction de rapports d’activités logistiques, rapports mensuels et annuels
• Assurer le suivi des services logistiques externes et de la facturation
• Organiser la préparation des dossiers logistiques en vue des audits

Gestion des stocks et des transports

• Planifier, superviser et assurer un suivi efficace des opérations de transports nationales et internationales de stocks (Import/Export, Table de mobilisation, vecteurs de transport)
• Superviser la gestion des sites de stockages et les mouvements de stocks
• Contrôler la mise à jour des outils de suivi de stock (ERP, codes-barres, rapports de stock, plans d’entrepôts)
• Superviser les activités de gestion de stock courantes (réception de commandes, inventaires physique, rangement, entretien…)
• Consolider et analyser les rapports d’inventaires de stocks
• Consolider et s’assurer de la valorisation des dons, pertes et destructions sur l’ensemble des programmes de la délégation
• Organiser et assurer l’archivage (physique et numérique) des dossiers d’approvisionnement selon les procédures

OBJECTIF 2 : Assurer l’organisation et la gestion des moyens généraux de la délégation

Gestion et maintenance du parc équipements

• Superviser le bon fonctionnement des équipements, la maintenance, et la mise à disposition auprès du personnel (entretien/renouvellement des équipements, donations, véhicules, sauvegardes des données numériques…),
• Superviser la mise à jour du plan de maintenance des équipements et du bâtiment (préventive et curative)
• Proposer les budgets logistiques nécessaires à une gestion efficiente des moyens généraux
• Dimensionner le parc équipements en fonction des activités en cours et anticiper les besoins en renouvèlement
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc véhicules, informatique et télécommunication
• S’assurer qu’un support technique soit disponible pour l’équipe (briefing, formation, tuto, assistance …)
• Procéder aux tests conduite véhicules pour l’équipe PIROI

Gestion et maintenance du bâtiment

• Superviser le suivi du bâti, les contrôles et les certifications réglementaires, la maintenance préventive et curative, et le suivi technique et contractuel avec les prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité, travaux de réparation etc.)
• S’assurer de la bonne mise en application des normes de sécurité (sécurité dans l’entrepôt etc …)
• Optimiser les espaces de travail en fonction des besoins de la délégation
• S’assurer du suivi administratif des biens immobiliers (assurance, baux, registre sécurité…)
• Garantir la planification adéquate des travaux, leur suivi et le contrôle qualité à la réception
• Diagnostiquer les besoins en travaux et les risques potentiels (électriques, incendies…) et assurer la mise en place des mesures correctives

OBJECTIF 3 : Apporter un appui logistique à l’ensemble des programmes CRF de la région ainsi qu’aux Sociétés Nationales membres de la PIROI

• Participer à la stratégie logistique régionale en lien avec le Plan d’action PIROI (planification, réunion, projets et activités de renforcement des capacités logistiques etc…)
• Participer à la mise en œuvre des activités logistiques dans la région en lien avec les SNOI
• Contribuer à la mobilisation des moyens logistiques lors des opérations d’urgences conformément au DROP (Dispositif de Réponse Opérationnelle PIROI)
• Contrôler la maintenance des équipements de la salle opérationnelle (CCO) et de son activation durant la saison cyclonique
• Effectuer ponctuellement des missions (appui, suivi, formation, ou opération d’urgence) dans les zones d’activités du programme PIROI
• En lien avec les autres départements de la PIROI, assurer l’organisation logistique des formations, ateliers, réunions et événements : déplacements des participants (BAV, assurance, transfert…), hébergement et repas des participants, réservation des salles de formation, mise à disposition d’équipements et de matériel nécessaire

OBJECTIF 4 : Assurer le suivi et l’accompagnement de l’équipe sous sa hiérarchie

• S’assurer de la bonne répartition des tâches au sein du département logistique ;
• Superviser la mise en œuvre des tâches assurées par les membres de son équipe ;
• Accompagner et former l’équipe aux procédures de la CRf
• Evaluer le personnel sous sa supervision directe et proposer des plans de formation et des mises à jour de fiche de poste
• Animer l’équipe pour assurer la remontée et la descente d’information via le responsable logistique ;
• Organiser et/ou assurer les intérims pendant les déplacements et les absences afin d’assurer la continuité des activités logistiques

Liens hiérarchiques :

• Sous la responsabilité du responsable logistique (N+1)
• Supervise 2 personnes dans son service (N-1) : un assistant logistique et un alternant logistique

Liens fonctionnels :

• Travaille en étroite collaboration avec les différents services opérationnels et supports de la PIROI à la Réunion et à Mayotte
• Travaille en étroite coopération avec le service Logistique/Achat du siège de la CRF (Paris)
• Travaille en étroite coordination avec les délégations CRF présentes dans les pays de la zone ainsi qu’avec les délégations territoriales de la CRF à la Réunion et à Mayotte.
• Travaille en étroite coopération avec les Sociétés Nationales Croix-Rouge/Croissant Rouge de la Région et autres acteurs du Mouvement CR/CR (FICR, CICR)