Avis de recrutement de structures en vue de la souscription d’une police d’assurance maladie et d’un service de médecine du travail, Tchad

APPEL D’OFFRES N° 83355557

TERMES DE REFERENCE POUR UN LE RECRUTEMENT DE STRUCTURES EN VUE DE LA SOUSCRIPTION D’UNE POLICE D’ASSURANCE MALADIE ET D’UN SERVICE DE MEDECINE DU TRAVAIL POUR LE PERSONNEL NATIONAL DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR ZUSAMMENARBEIT (GIZ) GmbH AU TCHAD

I. Contexte et justification

La GIZ est un prestataire de services de Coopération Internationale pour le développement durable actif au niveau mondial. Elle a plus de 50 ans d’expérience dans les domaines les plus variés : développement rural, bonne gouvernance, énergie et environnement, promotion de la paix et de la sécurité… Elle coopère avec le secteur public et privé, elle intervient sur mandat du gouvernement fédéral allemand et est active dans plus de 130 pays dans le monde entier . Son siège se trouve à Eschborn et à Bonn en Allemagne.

L’Antenne de N’Djamena est rattachée au Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé au Cameroun. Des Projets/Programmes (P/P) sont mis en œuvre au Tchad par les fonds des plusieurs bailleurs.

La GIZ est une organisation de coopération technique allemande au développement. À ce titre, elle jouit des exemptions par ordre du Gouvernement de la République Fédérale d’Allemagne des licences, des taxes de port, d’importation ou d’exportation et autres taxes publiques ainsi que des frais d’entreposage. En conséquence, votre offre devra se faire hors taxes.

L’Antenne de N’Djamena est notamment en charge de la gestion des services administratifs et financiers pour le Bureau et l’ensemble de ces projets/programmes mis en œuvre au Tchad. À ce titre, divers contrats et commandes sont signés et effectués pour le compte autant de l’Antenne que des Projets/Programmes.

La GIZ intervient actuellement au Tchad dans les provinces suivantes : Ouaddaï, Sila, Salamat, Tandjilé, Mayo Kebbi Est, Mayo Kebbi Ouest, Hadjer Lamis, Chari Baguirmi, Barh el Gazel, Mao, Batha, Wadi Fira, Ennedi Est, Ennedi Ouest et Borkou.

La GIZ souhaite offrir un service d’assurance à son personnel national au Tchad, par le biais d’un intermédiaire qui apporterait des solutions innovantes sur le plan administratif et la qualité du service attendu.

En outre, au Tchad, la loi astreint les employeurs à certaines obligations dans le cadre de leurs relations contractuelles avec leurs employés. Ainsi, tout employeur est soumis à une obligation de s’assurer de l’état de santé de ses salariés.

L’assurance maladie couvrira les assurés à 80% des coûts et la médecine du travail à 100%.

A cet effet la GIZ sollicite les services de structures réputées et qualifiées, dont le réseau de structures médicales, laboratoires, pharmacies, spécialistes… permettrait :

• Pour ce qui est de l’assurance maladie : un service de qualité pour le personnel et leurs familles dans toute la zone d’intervention de la GIZ ;
• Pour ce qui est de la médecine du travail : de réaliser des visites médicales à l’embauche du personnel, des visites systématiques annuelles et du conseil médical au personnel

Toute structure intéressée est invitée à soumissionner à cet appel d’offres.

La prestation demandée est repartie en deux (02) lots :

• Lot 1 : Assurance maladie pour le personnel GIZ et leurs familles ;
• Lot 2 : Médecine du travail pour le personnel.

NB : Les soumissionnaires peuvent postuler pour tous les lots et peuvent gagner 1 ou les 2 lots.

II. Objectifs

L’objectif visé est la fourniture d’une assurance maladie à l’ensemble du personnel de la GIZ TCHAD et aux membres de leur familles,  de même que la fourniture d’un service de médecine du travail.

Cette assurance maladie devra couvrir un certain de nombre de maladie dont la liste non exhaustive est détaillée dans la rubrique en annexe.

La médecine du travail couvrira notamment la réalisation de visites médicales, la vérification de l’hygiène générale du lieu de travail, l’adaptation des rythmes de travail ou encore des postes en fonction de la santé physique et mentale des travailleurs

Le service à fournir doit être impeccable et irréprochable car il s’agit de la vie des personnes.

III. Prestations sollicitées

1. Nature et objectif de la prestation

A. Lot 1 : Assurance maladie du personnel national et leurs familles

Pour ce lot les prestations sollicitées sont entre autres, les couvertures et la prise en charge des risques suivants à l’intérieur de la République du Tchad :

• Les actes médicaux (consultations, soins et hospitalisation, médicaments, lunetterie, soins dentaires, maternité…) ;
• La prévention des maladies (vaccinations, visites médicales périodiques…) ;
• Lutte contre le VIH/SIDA (prévention et soins).

B. Lot 2 : Médecine du travail

Il est attendu du prestataire qu’il mette à la disposition de la GIZ ses services de médecine préventive pour réaliser la surveillance médicale au profit des employés et ce, si possible dans toutes les zones d’opération de la GIZ Tchad ou dans des zones départementales rattachées aux zones d’opération où il existe des structures sanitaires adaptées où des visites médicales pourraient être faites. Il devra de ce fait prendre toutes les dispositions nécessaires afin que les employés effectuent les visites médicales dans de bonnes conditions et dans la stricte confidentialité.

En outre, le prestataire devra faire pour les  :

a. Prestations collectives :

• Accompagnement à la mise en place d’une démarche de prévention ;
• Initiation à l’analyse des accidents du travail ;
• Appui technique sur des risques spécifiques ;
• Conseil en ergonomie (aménagement de locaux, adaptation des postes de travail, …) ;
• Gestion des situations de crise : débriefing post-traumatique, gestion des conflits ;
• Ateliers collectifs pour nos salariés sur des thèmes de santé et de bien-être au travail.

b. Prestations individuelles

• Le suivi individuel des salariés ;
• Les examens complémentaires ;
• L’adaptation des postes de travail au salarié en situation de handicap.

2. Effectifs à assurer[1]

A. Lot 1 : Assurance maladie du personnel national et leurs familles

A hauteur de 80% des dépenses liées aux risques mentionnés au paragraphe précédent, la GIZ souhaite signer un contrat avec une compagnie d’assurance pour les effectifs suivants au Tchad :

• 220 employé(e)s sous contrat avec la GIZ pour le moment ;
• 125 conjoint(e)s ;
• 444 enfants (04 enfants légitimes maximum par employé(e), jusqu’à l’âge de 18 ans au maximum).

Soit un total d’environ 809 personnes à assurer, étant entendu que ce nombre peut varier à la hausse ou la baisse en considérant les mouvements de personnel.

B. Lot 2 : Médecine du travail

Ici, seul le personnel de la GIZ aura accès à ce service. Pour la visite médicale d’embauche, le nombre est fonction des nouvelles embauches réalisées. La visite médicale annuelle concernera tout le personnel. Le nombre provisoire de 220 employés(e)s est à retenir pour la proposition de l’offre tout en sachant qu’il est flexible.

IV. Résultats attendus

• Une liste des centres hospitaliers, pharmacies, laboratoires, cabinets spécialisés … ayant des plateaux techniques suffisants a été communiquée à la GIZ et à tout le personnel dans toute les zones d’intervention de la GIZ au Tchad;
• Les assurés sont pris en charge dans les différentes structures médicales sans des tracasseries ;
• Les assurés sont bien traités et soignés ;
• Les frais de consultations, d’analyses, d’hospitalisation et d’achats des médicaments sont remboursées dans un délai raisonnable à indiquer;
• Les informations sont traitées dans la stricte confidentialité et secret professionnel ;
• Des conseils sont fournis à chaque personnel sur sa santé après chaque visite;
• Des orientations et conseils sont donnés à la GIZ relatif à l’aménagement de locaux, adaptation des postes de travail, … pour permettre au personnel de bien réaliser les tâches sans grande difficultés ou des conséquences sanitaires;
• Le personnel est satisfait des services fournis par le/les prestataires.

VI. Livrables / Rapports

A. Lot 1 : Assurance maladie du personnel national et leurs familles

Le prestataire devra présenter les statistiques des prestations au moins 1 mois avant l’échéance d’une année d’exercice. Il devra faire des propositions pour améliorer le service. Il devra mettre à la disposition de la GIZ et de son personnel la liste actualisée des structures médicales appropriées.

B. Lot 2 : Médecine du travail

Le prestataire devra :

• Fournir un certificat d’aptitude médical à la GIZ au plus tard 48 heures après la visite ;
• Déposer un rapport à la GIZ à l’issue de la visite médicale annuelle ;
• Remettre le rapport médical détaillé à l’employé ;
• Apporter une mention particulière pour les cas des employés auprès desquels des maladies contagieuses auraient été détectées ; Cela permettra non seulement une meilleure prise en charge mais également de prévenir d’éventuels cas de contagion des collègues ;
• Aviser et orienter l’employé, si une maladie a été identifiée à l’issue de la visite médicale annuelle et qui nécessite des soins appropriés ;
• Présenter les statistiques des prestations annuelles au moins un mois avant l’échéance d’une année d’exercice ;
• Faire des propositions pour améliorer l’hygiène et la santé du personnel en milieu du travail.

VI. Durée de l’accord cadre

La durée de l’accord cadre est de deux (02) années renouvelables jusqu’à 6 années maximum en cas de satisfaction.

• Conditions de satisfaction:
  • Prise en charge rapide du personnel ;
  • Enrôlement rapide des collaborateurs nouvellement recrutés et retrait rapide des collaborateurs arrivés en fin de contrat ;
  • Remboursement rapide des frais de soins et d’achats des médicaments ;
  • Solutions apportées aux plaintes des assurés ;
  • Confidentialité des données et des informations.

VII. Profil recherché

Comme indiqué dans la première partie, les entreprises dotées d’une qualification technique et d’une expérience avérée dans le domaine peuvent postuler.

VIII. Dossier à fournir et critère d’évaluation

1. Dossiers à fournir

a. Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées.

Pièces éliminatoires : (la non présence ou la non validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

• Lettre de soumission indiquant respectivement les lots soumissionnés;
• Attestation d’exercice en cours de validité ;
• Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM)
• Patente de l’année en cours ;
• Certificat d’Identification fiscale (CIF) au nom de l’entreprise ;
• Carte du contribuable (carte fiscale) de l’année en cours au nom de l’entreprise ;
• Attestation de non faillite datant de moins de trois mois ;
• Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts ;
• Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise ;
• Autorisation du ministère de tutelle ;
• Copie de la police d’assurance de responsabilité professionnelle valide, montrant le capital de la couverture.

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseur ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.

Il s’agit de :

• Déclaration d’intégrité GIZ et AFD;
• Conditions générales des contrats ;
• Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ;
• Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

Après l’évaluation et avant l’attribution du marché, le soumissionnaire adjudicataire devra présenter les originaux de tous ces documents demandés. En outre, il devra présenter les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :

• Attestation de mise à jour CNPS ;
• Quitus fiscal.

Les documents et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Dossier administratif».

b. Dossier technique

Il est composé de :

LOT 1

• Expérience et présentation de la société/structure/compagnie avec le chiffre d’affaires, sa présence sur le territoire nationale (N’Djaména et autres provinces citées) ;
• Liste des structures sanitaires avec adresse complète (n° téléphone, situation géographique, adresse mail…) sur l’ensemble du territoire tchadien ;
• Des références actuelles et antérieures au niveau national avec adresse complète (copie de contrat, attestation de bonne exécution, n° téléphone, adresse mail…) ;
• Délai d’enrôlement des nouvelles recrues de la GIZ dans la base de données ;
• Délai de traitement en vue des remboursements de frais médicaux ;

LOT 2

• Expérience et présentation de la société/structure/compagnie avec le chiffre d’affaires, sa présence sur le territoire nationale (N’Djaména et autres provinces citées) ;
• Proposition d’un médecin de travail ayant 3 années et plus d’expérience (joindre le CV et attestations/diplômes) ;
• Proposition de 2 médecins suppléants ayant 2 années et plus d’expériences (joindre les CV et attestations/diplômes) ;
• Méthodologie de travail et outils préconisés ;
• Fréquence de visite des locaux de la GIZ.

La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre technique».    

c. Offre financière

Présentée sous pli fermé portant le nom de la société, portant la mention « offre financière » qui doit contenir les détails estimatifs de la prime à payer pour chaque bénéficiaire présenté en fonction de la variante suivante :

• Variante : Conditions financières de remboursement des frais médicaux, chirurgicaux, pharmaceutiques et d’hospitalisation engagés en cas de maladie, de lunetterie et prothèses de toutes sortes, de maternité ou d’accident survenu à un assuré et constaté par des autorités médicales compétentes à l’intérieur du Tchad ;

• Cadre de devis

LOT 1

LOT 2

Le soumissionnaire doit indiquer dans son offre pour chaque lot en plus du PN : 99.9239.7-001.03 « Bureau GIZ N’Djamena » et du numéro de l’appel d’offre 83355557, les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :

• NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire
• Mention de l’enregistrement pour certaines factures
• Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…)
• Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services
• Prix unitaire Hors TVA
• Date de délivrance ou d’émission de la facture
• Numéro de la facture
• Taux et montant de la TVA
• Total hors taxes et Montant TTC
• Validité de l’offre.

Mention obligatoire à compléter avec celles prévues aux articles 1014 et 1026 du CGI:

• Nom et adresse du client
• Nom et Adresse du Fournisseur ou Prestataire

2. Evaluation des offres

Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et est présentée dans la langue requise. La GIZ procèdera à l’évaluation de cet appel d’offres en 3 étapes :

a. Évaluation des dossiers administratifs

Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non validité de l’une des pièces éliminatoires, entraine le rejet de l’offre.

Pour les pièces complémentaires, elles sont obligatoires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leur présence dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constitue un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou ne sont pas dument signées dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique si le nombre minimal de cinq (5) dossiers complets n’a pas été atteint.

Ainsi, les soumissionnaires se verront éliminés en cas d’atteinte du nombre minimal de dossier complets. A défaut, on procédera à l’inventaire des dossiers les plus complets parmi les moins complets en vue de compléter la liste au nombre minimal de cinq (5) et les concernés seront invités à les compléter dans un délai de 24h.

b. Évaluation technique (70%) par lot

Elle prendra en compte les offres jugées recevables après la vérification d’aptitude et sera conduite sur la base des critères définis dans la grille d’évaluation technique en annexe.

• Un minimum de 70 points est nécessaire pour être éligible à l’évaluation financière ;
• L’offre technique ne doit comporter aucune information financière.

c. Évaluation des Offres financières par lot

Elle prendra en compte les soumissionnaires qualifiés à l’étape technique et se déroulera suivant les étapes suivantes :

• La vérification de la conformité entre les prix en lettres et ceux en chiffres. S’il y a contradiction entre les prix en lettres et ceux en chiffres, les prix en lettres prévaudront et ceux en chiffres seront corrigés ;
• La vérification des calculs. Ainsi s’il y a contradiction entre le montant total de l’offre et le montant total obtenu par application de la quantité au prix unitaire, ce dernier prévaudra et le montant total sera corrigé.

IX.  PONDERATION

Les offres retenues techniquement et financièrement seront pondérées de la manière suivante :

1. Évaluation technique par lot

L’évaluation technique se fera suivant les critères inscrits dans la grille de notation.

La note technique est déterminée selon la formule suivante :

Note Technique (NT) =  (Nombre de points obtenus )/(Meilleur nombre de points)  ×70

2. Évaluation financière par lot

À la suite de la correction des erreurs de calculs arithmétiques, les offres financières seront pondérées de la manière suivante :

Note Financière (NF)=  (Montant le plus bas )/(Montant du soumissionnaire)  ×30

3. Évaluation globale des offres par lot

Elle consistera à attribuer les notes finales aux soumissionnaires ainsi qu’il suit :

Note Globale (NG) = NT + NF

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière, sera déclaré adjudicataire du marché sous réserve qu’il présente sous 72h les originaux de son dossier administratif y compris l’attestation de mise à jour de la CNPS et le quitus fiscal tous deux en cours de validité.

NB : L’information sur la fin de la procédure sera communiquée par mail et affiche devant nos Bureaux. Seuls les soumissionnaires ayant d’adresse mail seront informés de la fin de la procédure. Pour ce faire, nous vous invitons à inscrire votre adresse mail fonctionnelle sur la liste de dépôt des offres.

X. CONDITIONS DE SOUMISSION

1. Droit de réserve

La GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres public et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis des soumissionnaires concernés et sans être tenu d’informer les soumissionnaires affectés des raisons de sa décision.

2. Langue et monnaie

Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.

Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).

3. Conditions de recevabilité des offres

a. Recevabilité des offres physiques

L’offre complète doit être dans une enveloppe contenant le dossier administratif, l’offre technique et l’offre financière. Elles doivent être présentées séparément, chacune dans une enveloppe scellée, avec intitulée « Dossier administratif », « Offre technique lot …» et « Offre financière lot… » ; toutes les enveloppes dans une grande enveloppe, portant la mention «APPEL D’OFFRES N° 83355557: RECRUTEMENT DE STRUCTURES EN VUE DE LA SOUSCRIPTION D’UNE POLICE D’ASSURANCE MALADIE ET D’UN SERVICE DE MEDECINE DU TRAVAIL POUR LE PERSONNEL NATIONAL DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR ZUSAMMENARBEIT (GIZ) GmbH AU TCHAD».

Les offres doivent être soumises au plus tard le 13/05/2021 à 15h :30mn au Bureau de l’Antenne GIZ à N’Djaména au Tchad, rue 3258, porte 247 au quartier Klémat.

b. Recevabilité des offres par voie électronique

Les offres par voie électronique sont à envoyer à : [email protected] sous format PDF dans les conditions ci-après :

1. Envoi du dossier administratif, l’offre technique et de l’offre financière dans des mails séparés :
   • Appel d’offres N° 83355557 : Dossier Administratif
   • Appel d’offres N° 83355557 : Offre technique lot …
   • Appel d’offres N° 83355557 : Offre financière lot …
2. Le mail relatif à chaque offre doit contenir une seule offre en annexe ;
3. L’objet du mail doit être :« APPEL D’OFFRES N° 83355557: RECRUTEMENT DE STRUCTURES EN VUE DE LA SOUSCRIPTION D’UNE POLICE D’ASSURANCE MALADIE ET D’UN SERVICE DE MEDECINE DU TRAVAIL POUR LE PERSONNEL NATIONAL DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR ZUSAMMENARBEIT (GIZ) GmbH AU TCHAD» ;
4. Toutes les pages de chaque offre doivent se trouver dans le même document ;
5. Seules les annexes en PDF sont acceptées (ni bloquée, ni protégée par un mot de passe) ;
6. L´adresse de la GIZ sur I’offre doit être « Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH/Antenne GIZ-N‘Djamena, PN:99.9239.7-001.03;
7. Les offres doivent être soumises au plus tard le 13/05/2021 à 15h30mn.

Toute offre reçue après ce délai, ne sera pas traitée.

NB : cet appel d’offre est soumis aux conditions générales des contrats de la GIZ (voir annexe).

Pour toute demande de renseignements complémentaire, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : [email protected]   ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus, l’objet de votre mail ou correspondance doit porter : «N° 83355557_DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS_APPEL D’OFFRES : RECRUTEMENT DE STRUCTURES EN VUE DE LA SOUSCRIPTION D’UNE POLICE D’ASSURANCE MALADIE ET D’UN SERVICE DE MEDECINE DU TRAVAIL POUR LE PERSONNEL NATIONAL DE LA DEUTSCHE GESELLSCHAFT FÜR ZUSAMMENARBEIT (GIZ) GmbH AU TCHAD». La date limite de demande de clarification est au plus tard le 06/05/2021. Les réponses aux éventuelles questions de clarifications seront affichées devant la porte de l’Antenne GIZ à N’Djamena et sur le site Tchad carrière au plus tard le 07/05/2021 à 16h00mn.

Fait à N’Djamena, le

Annexes :

• Conditions générales des contrats ;
• Déclaration d’intégrité GIZ et AFD ;
• Fiche d’inscription ;
• Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

[1] L’effectif du personnel n’est pas intact, il peut changer à tout moment en fonction des départs et des nouveaux recrus.

Cliquer ici pour télécharger le fichier de l’annonce