Première Urgence Internationale recrute un (e) coordinateur (trice) terrain, Fada, Burkina Faso

Date d’arrivée: ASAP

Durée de la mission: 12 mois 

Lieu: Fada, Burkina Faso

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.

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Stratégie de PUI dans le pays

PUI est présente sur un grand nombre de contexte affectés par les crises au Sahel : crise du lac Tchad avec des missions au nord-est du Nigeria et au nord-Cameroun, conséquences de la guerre au Darfour avec une mission à l’est du Tchad et plus récemment crise migratoire avec une mission en Libye depuis 2017.

Présent depuis 2013 au Mali et depuis 2018 au Niger, PUI a été témoin de l’inquiétante évolution du contexte transfrontalier entre le Mali, le Niger, et le Burkina-Faso. Les équipes de PUI sont déployées au Mali depuis 2013. Dans les régions de Gao, Mopti et Kidal elles mettent en œuvre une approche intégrée permettant la prise en charge sanitaire et nutritionnelle des populations affectées par la crise. Le Niger ayant directement subit les effets de la crise malienne et du confit en cours sur le territoire frontalier des régions du Tillabéry et de Tahoua, PUI mène depuis 2018 un projet d’assistance aux populations en soins de santé primaire, dans le district sanitaire de Ouallam, province de Tillabéri, soutenu par la DG ECHO et OFDA.

La stratégie de PUI dans ces deux pays a été d’abord d’étendre la couverture de ces zones, puis de diversifier ses activités tout en améliorant la qualité des services de santé et de nutrition. PUI est une ONG reconnue dans ces zones et qui a accès à des zones reculées à travers une acceptation des autorités sanitaires et administratives et des populations.

PUI a mené deux évaluations en santé, nutrition et WaSH en janvier 2019 et décembre 2019 dans la région de l’Est du Burkina Faso. Ces évaluations ont permis l’ouverture d’une mission avec un premier projet de réponse santé financé par le CDCS auquel s’est rapidement ajouté un financement ECHO. Ces projets sont intervenus pour appuyer le maintien du continuum de soins dans le district sanitaire de Fada dans la région Est, en fournissant un appui à Centre Hospitalier de Référence (CHR), à 6 Centre de Soin et de Promotion Social (CSPS) et en déployant une clinique mobile.

Actuellement la mission met en œuvre 3 projets sur 2 districts sanitaires (Fada et Gayeri) sous financement ECHO, CDCS, OMS et Sanofi et appui le système de santé au travers du CHR de Fada, du Centre Médicale avancé avec antenne chirurgicale de Gayéri et 10 CSPS. En parallèle PUI déploie une clinique mobile incluant la prise en charge psychosociale et développe des activités nutrition au niveau communautaires. Egalement des interventions WASH sont menées dans les structures sanitaires appuyées pour assurer un accès à l’eau et à l’assainissement adéquat pour le fonctionnement de ces structures.

Responsabilités

Sous la responsabilité hiérarchique du Chef de mission, le/la Coordonnateur·trice terrain est responsable du bon fonctionnement de le base et des opérations dans la région de l’Est du Burkina Faso. Il s’assure de la bonne mise en œuvre des programmes développés sur sa base en lien fonctionnel avec les départements support (logistique, administration) et techniques (médical), du bon fonctionnement du bureau du Fada, de la gestion sécuritaire de la zone, du développement des opérations et de la représentation de l’organisation sur la zone.

• Sécurité : Il/Elle est responsable de la sécurité sur sa zone.
• Programmes : Il/Elle coordonne les équipes et s’assure de la bonne mise en œuvre des programmes sur sa base, sous la supervision de son/sa responsable hiérarchique direct/e et en lien avec les coordinateurs techniques.
• Ressources Humaines : Il/Elle supervise l’ensemble des équipes de la base, personnel national et international.
• Suivi logistique, administratif et financier : Il/elle supervise les volets logistiques, administratifs et financiers sur sa base pour la mise en œuvre des programmes, et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice Logistique (CLOG), et du/de la Coordinateur/trice Administratif/tive et Financier/e (CAF) de la mission.
• Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués sur la zone d’intervention de sa base ainsi qu’en capitale si nécessaire.
• Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information de/vers sa bases et consolide le reporting interne et externe des activités mises en œuvre dans sa zone d’intervention avant de le transmettre à son/sa responsable hiérarchique direct/e.
• Evaluation / Stratégie : Il/Elle participe à l’élaboration de la stratégie et propose de nouvelles interventions en fonction des besoins identifiés dans sa zone d’intervention.

Activités principales

1. ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES SUR LA ZONE :

• Il/Elle s’assure que le plan de sécurité de sa base est à jour, qu’il est connu et compris de chacun (expatrié et nationaux).
• Il/Elle s’assure que les procédures de sécurité sont mises en œuvre par les équipes PUI de sa zone ou en visite sur sa zone. Il veille également à prendre en compte les fournisseurs (location de véhicules) et les partenaires de PUI (agents de santé des CSPS, des CMA et du CHRéf) dans sa gestion de la sécurité, à éviter les transferts de risques et à renforcer si nécessaire leur capacité à mitiger les risques auxquels ils sont exposés.
• Il/Elle s’assure de la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention, propose une analyse et diffuse à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e de manière régulière ou ad-hoc en cas d’urgence.
• Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et bénéficiaires.
• Il/Elle alerte sans délai son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.
• Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident de sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et rapportée selon le format PUI.

2. ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES :

• Il/Elle s’assure de la bonne marche des programmes en cours sur sa base (atteinte des objectifs, respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,) et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct/e.
• Il/Elle met en place un système de coordination formelle, l’anime sur le terrain (réunions, rapports écrits…), et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct/e.
• Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.
• Il/Elle s’assure qu’un reporting interne et externe de qualité est envoyé en coordination à temps après avoir préalablement validé les documents.

3. DEVELOPER UNE STRATEGIE POUR SA ZONE ET PROPOSER DE NOUVELLES INTERVENTIONS :

• Il/Elle propose de nouvelles interventions ainsi que des pistes de stratégie de financement de ces interventions et les discute avec son/sa responsable hiérarchique direct/e.
• Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de son/sa responsable hiérarchique direct/e.
• Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes de PUI.
• Il/Elle participe à l’élaboration de la Stratégie de la mission et organise l’atelier stratégique au niveau de sa zone.

4. SUPERVISER LES EQUIPES DE PERSONNEL NATIONAL SUR SA BASE :

• Il/Elle supervise l’ensemble des équipes nationales et internationales sur sa base
• Il/Elle encadre les employés sous sa responsabilité directe, fait le suivi de leurs objectifs et conduit une évaluation intermédiaire et finale.
• Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.
• Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.
• Il/Elle s’assure de la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage, par l’administrateur/rice de la base.
• Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.
• Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliqués et compris.
• Il/Elle complète la formation du personnel expatrié et local (appui organisationnel, méthodologique, technique éventuellement, organisation de formations…).
• Il/Elle prépare ou délègue la rédaction des profils de poste des expatriés à remplacer ou à recruter et les diffuse pour validation à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e.
• Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, valide les profils de postes nationaux rédigés par le/s responsable/s technique/s de ses bases et les diffuse pour validation au/à la CAF et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
• Il/Elle définit l’organigramme de sa base et le fait valider par son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et le/la CAF.
• Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e dans le cas où il/elle ne parvienne seul/e à régler le différend.
• Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.

5. ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE, ADMINISTRATIF ET FINANCIER DES BASES :

• Il/Elle s’assure de l’approvisionnement de sa base (support et programme) et adresse les besoins au/à la CAF/ chaque mois en veillant à ce que les procédures internes et bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.
• Il/Elle veille à ce que sa base (bureau et logement) dispose des équipements minimum convenables au travail et à l’hébergement des équipes, dans des conditions de sécurité optimales.
• Il/Elle supervise le parc de véhicules et plus globalement suit le fonctionnement et l’entretien des équipements rattachés à sa base.
• Il/Elle s’assure du stockage adéquat des biens et équipements.
• Il/Elle assure la livraison des marchandises programmes sur les sites d’intervention.
• Il/Elle prépare et met à jour les inventaires de stocks et équipements de sa base et les diffuse au/à la CLOG.
• Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
• Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et au/à la CAF/Contrôleur de gestion.
• Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF/Contrôleur de gestion selon le calendrier établi et vérifie les pièces comptables avant envoi à la coordination.
• Avec le/la CAF, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
• Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.

6. ASSURER LA REPRESENTATION DE PUI DANS LA ZONE COUVERTE PAR SES BASES ET EN CAPITALE :

• Il/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux, qu’ils soient officiels ou non, et s’assure que de bonnes relations soient entretenues avec chacun d’entre eux dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance de PUI.
• Il/Elle participe aux principales réunions de coordination lorsqu’elles existent et en est un membre actif.
• En cas de visite Bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite.

7. ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION :

• Il/Elle est responsable de la rédaction des rapports bailleurs des programmes mis en œuvre sur sa base, rapports dont il/elle rédige tout ou parties (consolidation des parties techniques rédigées par le/s responsable/s et/ou référent/s technique/s sur sa base)
• Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (Sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).
• Il/Elle organise la circulation de l’information de la base vers la coordination terrain et de la coordination terrain vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).
• Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif