Termes de référence pour le recrutement d’un transitaire / commissionnaire en douane pour les importations / exportations de la GIZ au Tchad

Termes de référence pour le recrutement d’un transitaire / commissionnaire en douane pour les importations / exportations de la GIZ au Tchad

I. CONTEXTE/JUSTIFICATION :

La GIZ est un prestataire de services de Coopération Internationale pour le développement durable actif au niveau mondial. Elle a plus de 50 ans d’expérience dans les domaines les plus variés : développement rural, bonne gouvernance, énergie et environnement, promotion de la paix et de la sécurité. Elle coopère avec le secteur privé. Son siège se trouve à Eschborn et à Bonn en Allemagne.

L’Antenne de N’Djamena est rattachée au Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé au Cameroun. Des Projets/Programmes (P/P) sont mis en œuvre au Tchad par les fonds des plusieurs bailleurs.

La GIZ est une organisation de coopération technique allemande au développement. À ce titre, elle jouit des exemptions des matériels fournis pour les différents projets par ordre du Gouvernement de la République Fédérale d’Allemagne des licences, des taxes de port, d’importation ou d’exportation et autres taxes publiques ainsi que des frais d’entreposage. En conséquence, votre offre devra se faire hors taxes.

L’Antenne de N’Djamena est notamment en charge de la gestion des services administratifs et financiers pour le Bureau et l’ensemble de ces projets/programmes mis en œuvre au Tchad. À ce titre, divers contrats et commandes sont signés et effectués pour le compte autant de l’Antenne que des Projets/Programmes.

Dans Ie cadre de ses activités au Tchad, l’Antenne GIZ importe souvent, par voie aérienne/routière    à N’Djamena, des équipements de télécommunications, matériels informatiques, véhicules et divers matériels.

Pour ce faire, elle est à la recherche d’un transitaire/commissionnaire officiel,  compètent  et jouissant d’une bonne réputation pour Ie dédouanement de ces envois / réceptions   aériens / routiers et autres formalités administratives. Le transitaire/commissionnaire sélectionné signera avec la GIZ un accord cadre d’une année renouvelable en cas de satisfaction jusqu’à concurrence de quatre (4) ans.

II. OBJECTIF :

L’objectif recherché à travers cet appel d’offres, est de recruter un transitaire/commissionnaire en douane afin qu’il puisse faciliter les dédouanements des matériels de la GIZ, faire le suivi des dossiers de la GIZ auprès des institutions étatiques et exécuter quelques prestations sur demande de la GIZ.

III. DUREE :

La date d’entrée en vigueur du contrat de transit aérien et routier est fixée au 1er juillet 2020. Le contrat prend fin le 30 juin 2021. Elle est renouvelable en cas de satisfaction de la GIZ sur les services.

IV. SPECIFICATIONS TECHNIQUES DE LA PRESTATION :

1. Cargaison :

La cargaison se compose d’articles non alimentaires importés par air et par route par la GIZ et provenant de divers horizons :

• Équipements informatiques et accessoires etc. ;
• Matériel de télécommunications (radio, etc.) ;
• Matériels de la chaîne de froid (réfrigérateurs, chambre froide, etc.) ;
• Matériels roulants et pièces de rechange (Véhicules, motos, vélos) ;
• Autres matériels et équipements non spécifiés ici.

Pour toutes ces importations, la GIZ est exonérée des droits de douane et taxes d’importation.

2. Réception des matériels :

La GIZ fournit aux transitaires retenus tous les documents concernant l’envoi, à savoir :

Pour le Fret aérien :

• L’Ordre de transit ;
• Les documents d’expédition (LTA, facture fournisseur, liste de colisage, certificat d’origine) ;
• La franchise et autorisation préalable d’importation ;
• Autres documents requis si nécessaires pour le dédouanement au Tchad.

3. Dédouanement :

Le transitaire retenu, en sa qualité d’agent agréé en douane doit fournir à la GIZ les services ci-dessous :

a. Importations par Air :

• Dédouaner les commandes de la GIZ sur la base de la franchise ;
• Procéder à l’enlèvement rapide des produits froids, et autres matériels attendus en urgence ;
• Livrer les colis de la GIZ suivant les instructions mentionnées sur l’ordre de transit.

b. Les importations par route :

• Dédouaner les commandes de la GIZ sur la base de la franchise ;
• Procéder à l’enlèvement rapide des produits et autres matériels attendus en urgence ;
• Livrer les colis de la GIZ suivant les instructions mentionnées sur l’ordre de transit.

4. Consignation :

Pour toute fourniture faisant l’objet d’un transport aérien, le nom et l’adresse de l’adjudicataire du contrat de transit seront mentionnés dans la section du consignataire de la LTA (Consignation directe). Cependant, d’autres cas de consignation pourraient se présenter (Consignation indirecte). L’adjudicataire, avec l’aide de la GIZ, engagera les démarches de régularisation.

V. RESPONSABILITÉS :

A. GIZ :

1. Notifiera à l’avance le transitaire du tonnage, du type, de la date approximative d’arrivée, du mode d’expédition etc. des vivres, et continuera de fournir des mises à jour sur la date d’arrivée prévue, le nom des navires, etc ;
2. Transférera les documents du fournisseur ; lettres d’exemption de taxes et de droits ; contrats d’affrètements ; une copie de l’accord de coopération entre la République du Tchad et la République Fédérale d’Allemagne et autres lettres nécessaires ;

B. TRANSITAIRE :

1. Il se chargera du dédouanement et des formalités administratives pour l’enlèvement des cargos de Ia GIZ à l’aéroports de N’Djaména et au poste frontalier de N’Gueli dans le respect strict des accords de coopération. Il livrera les cargos dédouanés au bureau de I’Antenne de GIZ-N’Djamena et aux adresses de sites de projets qui lui seront indiquées. Étant donné la nature du service attendu, Ie transitaire devra faire preuve de savoir-faire, de rapidité et de la capacité de négocier dans des situations de litige ;
2. Il veillera à ce que les cargos de la GIZ ne restent pas trop longtemps sous douane (48 heures). En outre, il s’assurera que ceux-ci sont livrés à Ia GIZ dans un bon état. Tout dommage lié au transport, à la manutention, à l’entreposage ainsi que toute perte autre que ceux imputables aux services de douanes, est la responsabilité du transitaire en sa qualité de dernier transporteur. Selon la nature et la gravité du dommage, Ia GIZ situera les responsabilités pour décider du remboursement par le transitaire du matériel abimé/perdu ou payer un montant équivalent au prix de revient des articles au moment du dommage ou de la perte ;
3. Il s’occupera aussi du suivi des dossiers d’immatriculation des moyens roulants de la GIZ et de leurs renouvellements ;
4. Suivre les dossiers en cours et informer la GIZ de leur l’évolution en cas de retard ou de blocus dans la livraison,
5. Mettre à la disposition de la GIZ une liste de toutes les pièces à fournir pour le dédouanement afin d’éviter des retards et des rejets de dossiers.

VI. PROFIL RECHERCHE :

Le soumissionnaire doit être une personne morale du droit privée dotée d’une capacité technique, financière, matérielle et humaine, résidant à N’Djamena pouvant réaliser les tâches ci-dessus sans difficultés.

Compte tenu de l’urgence qui caractérise I’action de la GIZ en général, et celle de la GIZ-TCHAD en particulier, Ie transitaire veillera à ce que les cargos de Ia GIZ ne restent pas sous douane plus longtemps que ne I’exigent les procédures administratives. II usera dans la mesure du possible, de tout son savoir-faire pour accélérer la sortie des cargos de la GIZ et éviter ainsi des frais de surestarie etc.

VII. MODALITÉS DE SOUMISSION D’OFFRE ET EVALUATION DES OFFRES :

1. CONTENU DE L’OFFRE :

a. Dossiers administratifs

Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées.

Pièces éliminatoires : (la non présence ou la non validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

• Attestation d’exercice en cours de validité ;
• Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) ;
• Patente de l’année en cours ;
• Certificat d’Identification fiscale (CIF) au nom de l’entreprise ;
• Carte du contribuable de l’année en cours au nom de l’entreprise ;
• Attestation de non faillite datant de moins de trois mois ;
• Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts ;
• Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise ;
• Agreement de transitaire en zone CEMAC valide / (éliminatoire).

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.

Il s’agit de :

• Déclaration d’intégrité ;
• Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ;
• Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

Après l’évaluation et avant l’attribution du marché, le soumissionnaire adjudicataire devra présenter les originaux de tous ces documents demandés. En outre, il devra présenter les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :

• Attestation de mise à jour CNPS ;
• Quitus fiscal.

b. Offre technique :

L’offre technique doit être composée de :

• Capacités techniques, financières et ressources humaines (liste du personnel, plus CV et dernier diplôme/employé) ;
• Moyens matériels et logistiques (liste et état de fonctionnement ; liste de matériels) ;
• Références de projets/activités similaires menés ces cinq (05) dernières années, tableau des références (coordonnées des entreprises, organisations) ;
• Une fiche signalétique de la société comportant une synthèse des états de services exécutés au cours de l’année 2019 ;
• Profil de la compagnie, secteur d’activité, organigramme ;
• Description des services offerts ;
• Méthodologie et organisation de travail du transitaire, expertise, compétences et expérience de son personnel ;
• Liste des clients actuels bien détaillée (n° de téléphone, adresse, mail…) avec au moins 3 organismes internationaux ;
• Une copie des derniers états financiers vérifiés, le cas échéant, les grandes lignes d’un plan financier pour assurer la fiabilité de l’entreprise ;
• Capital dont dispose la société / transitaire.

La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre technique» 

c. Offre Financière : à remplir annexe 1 (proposition financière) :

Elle comprendra :

• Une proposition financière détaillée en cohérence avec les éléments budgétaires requis dans le cadre de devis en annexe ;
• L’offre doit être présentée sur entête du soumissionnaire et doit être signée, datée et cachetée. Elle doit être présentée sous la forme du cadre de devis ci-dessous ;
• Elle doit être présentée en français et en francs CFA (XAF). La GIZ est exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre en hors taxe.

La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre financière » 

Le soumissionnaire doit indiquer en plus du PN : 99.9239.7-001.03 « Bureau GIZ N’Djamena » et du numéro de l’appel d’offre 83354826, les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :

• NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire ;
• Mention de l’enregistrement pour certaines factures ;
• Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…) ;
• Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services ;
• Prix unitaire Hors TVA ;
• Date de délivrance ou d’émission de la facture ;
• Numéro de la facture ;
• Taux et montant de la TVA ;
• Total hors taxes et Montant TTC ;
• Validité de l’offre.

Mention obligatoire à compléter avec celles prévues aux articles 1014 et 1026 du CGI :

• Nom et adresse du client ;
• Nom et Adresse du Fournisseur ou Prestataire.

NB : Le tarif doit être exhaustif et fixe pour toute la durée du contrat. Il peut être modifié si les raisons économiques le justifient. Toute majoration du tarif doit être accompagnée des justificatifs et portée à la connaissance de la GIZ avant sa mise en application.

Le fournisseur devra aussi expliquer la formule utilisée pour trouver le taux de cette augmentation.

Selon les règles et procédures de la GIZ, aucun payement en avance ne sera fait sauf pour des cas exceptionnels. Le payement pour le service rendu interviendra dans les 30 jours ouvrables dès le dépôt de la facture.

Étant donné que ni Ie volume, ni Ie poids des équipements à dédouaner ne sont connus au préalable, Ie soumissionnaire devra présenter son système / échelle de facturation. II s’agira aussi, outre cette échelle de tarification (par kg, conteneur ou selon d’autres paramètres), d’indiquer les différentes rubriques usuellement facturées dans une opération de dédouanement (Ie pourcentage de différentes rubriques par rapport au débours, honoraires, Ie frais fixe officiel, …) ainsi que Ie coût pour chacune d’elles.

En règle générale, I’offre doit contenir tous les détails possibles susceptibles d’éviter tout malentendu et toute équivoque dans l’interprétation ou en cas de litige.

Livraison :  La livraison se fera au bureau de la GIZ à N’Djamena au Tchad sis au quartier Klémat, 2ème arrondissement, Rue 3258, Porte 247 Canal Saint Martin et/ou aux bureaux des projets qui sera précisé dans les bons de commande.

2. EVALUATION DES OFFRES :

Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et est présentée dans la langue requise. La GIZ procèdera à l’évaluation de cet appel d’offres en 3 étapes :

a. Évaluation des dossiers administratifs :

Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non validité de l’une des pièces éliminatoires, entraine le rejet de l’offre.

Pour les pièces complémentaires, elles sont obligatoires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leur présence dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constitue un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou pas dument signés dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique si le nombre minimal de cinq (5) dossiers complets n’a pas été atteint. Ainsi, les soumissionnaires se verront éliminés en cas d’atteinte du nombre minimal de dossier complets. A défaut, le cas échéant on procédera à l’inventaire des dossiers les plus complets parmi les moins complets en vue de compléter la liste au nombre minimal de cinq (5) et les inviter à les compléter dans un délai de 24h.

b. L’évaluation technique (70%) :

Elle prendra en compte les offres jugées recevables après la vérification d’aptitude et sera conduite sur la base des critères définis dans la grille d’évaluation technique ci-après :

• Un minimum de 70 points est nécessaire pour être éligible à l’évaluation financière ;
• L’offre technique ne doit comporter aucune information financière.

c. Évaluation des Offres financières (30%) :

Elle prendra en compte les soumissionnaires qualifiés à l’étape technique et se déroulera suivant les étapes suivantes :

• La vérification de la conformité entre les prix en lettres et ceux en chiffres. S’il y a contradiction entre les prix en lettres et ceux en chiffres, les prix en lettres prévaudront et ceux en chiffres seront corrigés ;
• La vérification des calculs. Ainsi s’il y a contradiction entre le montant total de l’offre et le montant total obtenu par application de la quantité au prix unitaire, ce dernier prévaudra et le montant total sera corrigé.

VIII. PONDERATION :

1. Évaluation technique :

L’évaluation technique se fera suivant les critères inscrits dans la grille de notation.

La note technique est déterminée selon la formule suivante : 

Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus )/(Meilleur nombre de points)  ×70

2. Évaluation financière :

À la suite de la correction des erreurs de calculs arithmétiques, les offres financières seront pondérées de la manière suivante :

Note Financière (NF)=  (Montant le plus bas )/(Montant du soumissionnaire)  ×30

3. Évaluation globale des offres :

Elle consistera à attribuer les notes finales aux soumissionnaires ainsi qu’il suit :

Note Globale (NG) = NT + NF

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière par lot, sera déclaré adjudicataire du marché sous réserve qu’il présente sous 72h les originaux de son dossier administratif y compris l’attestation de mise à jour de la CNPS et le quitus fiscal tous deux en cours de validité.

IX. SOUS-TRAITANCE :

Le contractant assumera l’entière responsabilité de toute opération de sous-traitance initiée par lui-même dans le cadre du présent contrat et pour son exécution. La GIZ ne sera en aucun cas responsable des charges ni des problèmes qui résulteraient de cette sous-traitance. Le contractant veillera au strict respect et à l’exécution de toutes les clauses du présent contrat par son sous-traitant.

X. MODALITES DE PAIEMENT :

Le paiement s’effectuera par la GIZ Tchad dans un délai d’un (01) mois à partir de la présentation par le contractant les documents suivants :

a. La facture avec le numéro de la lettre de transport aérien ou Connaissement (LTA / AWB/ Connaissement) et le Purchase Order (Bon de Commande), elle doit comporter le Numéro du Projet (PN), l’intitulé du projet, numéro du bon de commande, les mentions obligatoires (article 246 nouveau du CGI) ci-dessous sur son offre :

1. NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire ;
2. Mention de l’enregistrement pour certaines factures ;
3. Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…) ;
4. Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services ;
5. Prix unitaire Hors TVA ;
6. Date de délivrance ou d’émission de la facture ;
7. Numéro de la facture ;
8. Taux et montant de la TVA ;
9. Total hors taxes et Montant TTC.

Mention obligatoire à compléter avec celles prévues aux articles 1014 et 1026 du CGI :

• Nom et adresse du client ;
• Nom et Adresse du Fournisseur ou Prestataire.

b. Les documents d’acquittement de la douane ;

c. Le bordereau de livraison signé par un agent habilité de la GIZ.

Le paiement des prestations de services sera effectué en monnaie locale soit par chèque ou virement bancaire sur un compte domicilié auprès d’une banque au Tchad.

XI. LES DELAIS DE PENALITE :

Les pénalités sont constatées dès que les jours francs requis pour la sortie des équipements selon la législation sont dépassés. Les charges supplémentaires liées à ce retard sont imputables au transitaire s’il est responsable de ce retard.

XII. CLAUSE COMPROMISSOIRE :

Tous les litiges résultant du présent contrat, de son exécution ou de son interprétation seront, à défaut de règlement amiable, résolus par voie d’arbitrage conformément aux règles en vigueur, y compris ses dispositions sur le droit applicable.

NB : Vu le nombre de dossiers à traiter et tout en nous excusant d’avance, seuls les soumissionnaires qui auront communiqué leur adresse email seront informés par retour de la non considération de leurs offres.

XIII. CONDITIONS DE SOUMISSION :

a) Droit de réserve :

La GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres public et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis des soumissionnaires concernés et sans être tenu d’informer les soumissionnaires affectés des raisons de sa décision.

b) Conditions générales de l’offre :

• La GIZ ne prendra pas à sa charge les différents frais bancaires ;
• Aucun acompte sur le paiement ne sera accordé par la GIZ ;
• Les biens fournis aux fins des programmes de la GIZ sont exempts de tous les droits et taxes à l’importation ainsi que de toutes les taxations directes ou indirectes ;
• La GIZ ne considèrera pas des offres manuscrites, incomplètes ou non conformes à une clause explicite de notre avis d’appel d’offres ;
• L’offre ne sera considérée que si l’intitule de l’appel d’offres figure sur l’enveloppe réponse.

c) Langue et monnaie :

• Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français ;
• Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).

d) Conditions de recevabilité des offres :

1. Recevabilité des offres physiques :

L’offre complète doit être dans une enveloppe contenant le dossier administratif, l’offre technique et l’offre financière. Elles doivent être présentées séparément, chacune dans une enveloppe scellée, avec intitulée « Dossier administratif », « Offre technique» et « Offre financière » ; toutes les enveloppes dans une grande enveloppe, portant la mention «Appel d’offres N° 83354826 : RECRUTEMENT D’UN TRANSITAIRE/COMMISSIONNAIRE EN DOUANE POUR LES IMPORTATIONS/EXPORTATIONS DE LA GIZ AU TCHAD».

Les offres doivent être soumises au plus tard le 28.05.2020 à 15h :30mn au Bureau de l’Antenne GIZ à N’Djaména au Tchad, rue 3258, porte 247 au quartier Klémat.

2. Recevabilité des offres par voie électronique :

Les offres par voie électronique sont à envoyer à : [email protected] sous format PDF dans les conditions ci-après :

a. Envoi du dossier administratif, l’offre technique et de l’offre financière dans des mails séparés :

• • Appel d’offres N° 83354826 : Dossier Administratif ;
  • Appel d’offres N° 83354826 : Offre technique ;
  • Appel d’offres N° 83354826 : Offre financière.

b. Le mail relatif à l’offre financière doit contenir une seule offre en annexe ;

c. L’objet du mail doit être objet « GIZ N’Djamena : Appel d’offres N° 83354826 : RECRUTEMENT D’UN TRANSITAIRE/COMMISSIONNAIRE EN DOUANE POUR LES IMPORTATIONS/EXPORTATIONS DE LA GIZ AU TCHAD»

d. Toutes les pages de l’offre doivent se trouver dans le même document ;

e. Seules les annexes en PDF sont acceptées (ni bloquée, ni protégée par un mot de passe) ;

f. L´adresse de la GIZ sur I’offre doit être « Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH/Antenne GIZ-N‘Djamena, PN:99.9239.7-001.03

g. Les offres doivent être soumises au plus tard le 05.2020 à 15h30mn

Toute offre reçue après ce délai, ne sera pas traitée.

NB : cet appel d’offre est soumis aux conditions générales des contrats de la GIZ (voir annexe).

Pour toute demande de renseignements complémentaire, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : [email protected]   ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus, l’objet de votre mail ou correspondance doit porter : «Appel d’offres N° 83354826 : RECRUTEMENT D’UN TRANSITAIRE/COMMISSIONNAIRE EN DOUANE POUR LES IMPORTATIONS/EXPORTATIONS DE LA GIZ AU TCHAD ». La date limite de demande de clarification est au plus tard le 15.05.2020. Les réponses aux éventuelles questions de clarifications seront affichées devant la porte de l’Antenne GIZ à N’Djamena et sur le site Tchad carrière au plus tard le 20.05.2020 à 16h00mn.

Fait à N’Djamena, le

ANNEXE 1 Proposition Financière
ANNEXE 2 POUVOIRS DU SOUMISSIONNAIRE