Avis de recrutement d’un assistant de direction de la DGA  et chargé de mission H/F, Villeurbanne

À propos de FORUM REFUGIES-COSI

Forum réfugiés-Cosi est une association sans but lucratif, qui

  • Accueille, héberge et accompagne les demandeurs d’asile et les réfugiésde toutes origines afin d’accélérer leurs démarches administratives et leur intégration en France,
  • Apporte un conseil juridique aux étrangersretenus en centres de rétention administrative,
  • Défend et promeut les droits humains et la démocratie dans le monde, en lien avec les associations locales et les pouvoirs publics,
  • Gère un centre de documentation et de formationà destination des professionnels des migrations et du grand public,
  • Développe des actions de sensibilisationet de plaidoyer pour faire progresser le droit d’asile.

Description du poste

L’assistant(e) de direction travaille sous la responsabilité de la Directrice générale adjointe afin d’optimiser la gestion de l’activité de celle-ci et d’assurer la bonne mise en œuvre des procédures administratives internes. Il/elle assure les missions transversales ponctuelles ou durables que lui confie la DGA.

Il/elle s’assure de la bonne organisation du pôle administratif, composé également d’un technicien administratif et du secrétariat / accueil dont il/elle est le supérieur hiérarchique.

Il/elle travaille en binôme avec l’assistante de direction du DG qu’il/elle est amené(e) à remplacer  (et réciproquement) et avec laquelle il/elle coordonne la circulation des informations internes et externes relatives au fonctionnement de l’association.

Ce poste se composera de la manière suivante :

  1. Assistant(e) DGA :

  • Organisation et mise à jour de l’agenda de la directrice générale adjointe, gestion de ses
  • déplacements et des notes de frais ;
  • Supervision du suivi et de l’archivage matériel et numérique des contrats, conventions et bilans, et remplacement du technicien administratif en cas d’absence ;
  • Classement et archivage des dossiers suivis par la direction générale adjointe ; préparation des dossiers relatifs aux réunions et déplacements de la directrice générale adjointe ;
  • Rédaction de projets de courriers, collecte des éléments utiles à leur rédaction ; prise de notes et rédaction de comptes rendus de réunions ;
  • Suivi et préparation administrative et logistique des réunions internes, notamment du comité d’encadrement et des séminaires internes ; soutien de l’assistante du DG dans l’organisation et la gestion des instances associatives (bureau, CA et AG) et du comité de direction.

 

  1. Chargé(e) de mission :

  • Participation à la démarche RGPD en qualité de délégué(e) à la protection des données ;
  • Appui aux missions de la DGA en fonction des besoins (cellule Covid-19, gestion des astreintes,
  • …).

Offre de recrutement Forum réfugiés – Cosi

Rémunération et avantages : sur la base de la convention collective FEHAP51, statut non

cadre, salaire brut annuel entre 26167 € et 27998 € (selon expérience sur poste similaire),incluant

prime conventionnelle de 5% versée bi-annuellement, mutuelle, CSE (Tickets restaurants, offres

culturelles, etc.)

Description du profil

Profil :

  • Bac + 2 en assistanat de direction ou diplôme de secrétariat, avec expérience de cinq ans minimum en tant qu’assistante de direction ;
  • Parfaite maîtrise des outils informatiques (suite Office et autres logiciels d’usage courant) ;
  • Très bonnes qualités rédactionnelles ; parfaite maîtrise de l’orthographe ;
  • Anglais oral et écrit exigé ;
  • Prise d’initiative, réactivité et proactivité, capacité à anticiper événements et échéances ;
  • Capacité à prioriser et à travailler dans l’urgence ;
  • Disponibilité (ponctuellement, réunions en soirée) ;
  • Discrétion et confidentialité ;
  • Qualités relationnelles ;
  • Permis de conduire indispensable.

 

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