Avis de recrutement d’un assistant de direction au sein de la direction international, H/F, Paris, France
Description
Rattaché(e) à la Directrice International, vous assurez des missions d’appui administratif et logistique (avec une spécificité liée à l’activité internationale) au service de l’équipe internationale, composée d’une vingtaine de personnes, amenées à se déplacer fréquemment en France et à l’étranger. Vos principales missions sont :
Relais logistique, appui à l’organisation de missions à l’international et de réunions / évènements internationaux :
- Achat de billets d’avion (Havas) ;
- Réservation de véhicules et salles de réunion ;
- Organisation réunions d’équipe et séminaires ;
- Appui à l’organisation de rencontres internationales (Communautés de pratiques et de savoirs) et évènements de communication sur l’international (en interne ou externe)
- Courses pour les visas, à déposer aux ambassades ;
- Accueil des partenaires internationaux : lettres d’invitation, commande des billets d’avion, réservation des hôtels, etc ;
- Organisation de commandes d’achat/matériel pour l’équipe.
« Relais RH » environ 20 salariés :
- Processus candidature (trames, envoi aux RH etc.) ;
- Accueil des nouveaux membres de l’équipe et accompagnement à l’intégration ;
- Fiches d’arrivée du nouveau collaborateur (DSI, RH, paie…) ;
- Plan de formation individuel et collectif de l’équipe (post entretiens annuels).
Relais administratif / archives :
- Mise en forme de notes et autres documents ;
- Dossier du personnel : archivage physique et électronique (en lien avec la direction juridique, resp. archives administratives) ;
- Mise à jour des informations relatives à la Direction (sur la plateforme de travail collaborative « Smartsheet ») .
Contribuer à faire circuler l’information au sein de la direction, au sein d’Apprentis d’Auteuil et à l’ensemble des partenaires extérieurs :
- Organiser et coordonner la rédaction et la transmission à l’équipe de la Direction international, de diverses informations internes et externes à Apprentis d’Auteuil
- Répondre aux sollicitations externes de partenariats ;
- Soutenir la réalisation et diffusion de bulletins d’informations, newsletters ou rapports d’activité de l’équipe internationale à l’attention d’autres directions et en externe.
Appui à la gestion de l’agenda de la Direction pour les rendez-vous institutionnels externes et en interne avec d’autres directions
Expériences / Formation
Profil : De formation de niveau Bac+2 ou Bac + 3, vous avez une expérience confirmée dans une fonction similaire de préférence dans le secteur associatif (expérience en ONG internationale très souhaitable) et/ou formation de niveau Bac +2 en secrétariat de direction.
Compétences recherchées :
– Capacités d’initiative, de rigueur et excellente organisation;
– Dynamique, bon relationnel et sens du service;
– Discret(e) et garant(e) de la confidentialité des dossiers;
– Maîtrise professionnelle de l’anglais (à l’écrit);
– Excellente maîtrise des outils bureaucratiques : Word, Excel, messagerie Outlook, internet, etc.
Comment postuler
Postuler directement sur le site d’Apprentis d’Auteuil (lien ci-dessous).