GIZ recherche un assistant programme et S&E, H/F, Yaoundé, Cameroun

L’engagement de la GIZ dans le pôle prioritaire Gouvernance et Décentralisation est grandissante et s’organise dans le cadre d’un « Cluster » composé de trois programmes: l’appui à la modernisation des finances publiques (PAMFIP II), l’appui au développement communal (PRADEC) et l’appui à la modernisation de l’état civil (PAMEC). Le programme PAMEC a pour objectif d’accompagner le Ministère de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation (MINATD) – autorité nationale de l’état civil, le Bureau National de l’état civil (BUNEC) et les communes sélectionnées, afin qu’ils puissent être en mesure d’assurer la mise en œuvre d’un système inclusif et fiable d’état civil et de statistiques démographiques. L’appui conseil s’effectue dans trois domaines d’activités : i) le renforcement des capacités de BUNEC pour la mise en œuvre d’un système responsable d’état civil et de statistiques démographiques à l’échelle centrale, ii) le pilotage des réformes dans les régions sélectionnées, iii) la promotion du dialogue avec la société civile et la sensibilisation du public sur les droits et obligations relatifs à l’état civil.

C’est dans le cadre du soutien à la coordination de ce programme, que la GIZ  cherche une assistante ou un assistant de programme et de suivi-évaluation.

Dans ce cadre, la titulaire du poste a les attributions suivantes :

1. Attributions
2. Tâche administrative

Le titulaire du poste a les attributions suivantes :

• Préparer les contrôles internes et veiller à la mise en œuvre des recommandations ;
• Veiller au respect des procédures et règles dans la mise en œuvre des activités du programme ;
• Rédiger les comptes rendus des réunions ;
• Gérer les processus d’achats ;
• Tenir l’inventaire à l’aide du logiciel Onsite ;
• Coordonner le processus d’élaboration des contrats des consultants entre les conseillers techniques du programme et le cluster ;
• Gérer les stocks ;
• Archiver numériquement et physiquement les documents (lettres, rapport d’inventaire, documents achats et contrats, etc.) ;

1. Tâche évènementielle

• Organiser les ateliers (préparation logistique, élaboration des contrats avec les hôtels/restaurants, préparations des kits des participants, etc.) ;
• Organiser les missions du personnel du programme ainsi que celles des partenaires ;
• Organiser les missions des consultants (réservation d’hôtel, achat des billets d’avions, briefing sécuritaire, etc.) ;
• Acheter les billets d’avion pour le personnel et les partenaires.

1. Tâche financière

• Vérifier la conformité des factures et les transmettre pour paiement ;
• Appuyer les conseillers techniques dans le calcul de leurs dépenses d’activités par output ;
• Collecter les prévisions de dépenses et les transmet au service des finances ;
• Préparer l’état de paiement des participants aux ateliers et les payer ;
• Préparer les justificatifs de paiement des participants aux ateliers et les transmettre au service finance ;
• Veiller à l’apurement des créances du programme en collaboration avec le service finance ;
• Préparation des modalités pratiques des ateliers ;
• Veiller à la mise à jour de OnsiteOpérations en collaboration avec les conseillers techniques.

Autres attributions

• Représenter le PAMEC dans le cadre des réunions administratives du Cluster.
• Assumer d’autres activités et tâches assignées par son supérieur hiérarchique.