Contexte du poste
La Croix-Rouge française (CRF) en Afrique de l’Ouest / Lac Tchad est présente dans 11 pays. Elle dispose de délégations au Cameroun, Tchad, Mauritanie, Mali, Niger et en Guinée-Conakry ainsi que d’un bureau régional au Sénégal. La CRF entretient des relations historiques et dynamiques avec ses partenaires en Côte d’Ivoire, au Burkina Faso, au Bénin et au Togo sans pour autant y avoir une présence physique.
La stratégie de la CRF en Afrique de l’Ouest et Lac Tchad vise à renforcer la résilience des populations et à répondre aux urgences humanitaires affectant les populations vulnérables aux côtés des Sociétés Nationales des pays d’intervention. Les programmes de développement se concentrent dans les secteurs de la santé (prise en charge de la malnutrition, soins de santé primaire, santé materno-infantile et renforcement des systèmes de santé, le soutien psychosocial et la protection, etc.) et la réduction des risques de catastrophes (prévention, préparation, réponse). La CRF intervient également dans des projets d’accompagnement des migrants, en particulier dans la région d’Agadez(Niger) et de Nouadhibou (Mauritanie) qu’elle entend développer et renforcer ailleurs en Afrique de l’Ouest. Son budget annuel dans la zone est d’environ 15 M€.
Depuis 2017, la CRF a engagé une stratégie de déconcentration de ses fonctions siège avec la création d’un bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest / Lac Tchad basé à Dakar. Le bureau compte aujourd’hui 15 personnes.
DESCRIPTIF DU POSTE
Objectifs
Sous l’autorité du responsable géographique adjoint pour l’Afrique de l’Ouest, les tâches principales se déclinent ainsi :
- Gestion de l’approvisionnement ;
- Gestion du parc véhicules ;
- Gestion du parc équipement / télécommunication ;
- Gestion et suivi du parc informatique ;
- Gestion des stocks ;
- Gestion des ressources humaines ;
- Reporting / Capitalisation.
En fonction des priorités du bureau régional et des besoins identifiés sur les délégations CRF, le titulaire du poste pourrait également être amené à apporter un appui ponctuel aux délégations CRF d’Afrique de l’Ouest à travers des missions courtes (<30 jours).
DESCRIPTIF DETAILLE DES TACHES
Gestion de l’approvisionnement :
- Effectuer l’analyse d’environnement achat à Dakar ;
- Maitriser les procédures d’achat de la Croix rouge française et celles des bailleurs ;
- Mettre à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs ;
- Elaborer les TPM et chronogrammes des achats nécessaires au niveau du bureau et de la délégation ;
- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes des autres départements ;
- S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ;
- Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats ;
- Effectuer des achats pour le bureau de Dakar, tout en veillant au respect des règles d’achats et procédures de validation ;
- Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés avant de clôturer les achats.
Gestion du parc véhicules :
- Négocier les contrats de location de véhicules ;
- Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la délégation ;
- Etablir le planning des mouvements de véhicules ;
- S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
- Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule ;
- Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules ;
- S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules.
Gestion du parc équipement / télécommunication :
- Mettre à jour l’état de parc en temps réel ;
- Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des équipes ;
- Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel ;
- Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication ;
- Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication.
Gestion et suivi du parc informatique :
- Mettre à jour les antivirus ;
- Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données ;
- S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique ;
- Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation.
Gestion des stocks :
- S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption ;
- S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock ;
- Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage ;
- Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks.
Gestion des ressources humaines :
- Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique ;
- Recruter, former et encadrer l’équipe logistique ;
- Effectuer les EAP des membres de l’équipe logistique ;
- Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe.
Reporting / Capitalisation :
- Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes) ;
- Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes ;
- Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au référent logistique ;
- Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination selon la périodicité établie.
PLACE ET RELATIONS AU SEIN DE LA DÉLÉGATION
Liens hiérarchiques :
- Travaille sous la responsabilité du responsable géographique adjoint ;
- Est responsable direct de l’assistant fleet et des gardiens CRF (4).
Liens fonctionnels :
- Collabore en interne avec l’ensemble des employés du bureau, notamment le département administration-finance ;
- Collabore en externe avec : l’environnement de la délégation (Mouvement Croix-Rouge, autorités locales administratives, bailleurs des projets en cours…).