UNICEF recrute un responsable administratif (ouvert aux ressortissants du Sénégal uniquement), Dakar, Sénégal

UNICEF recrute un responsable administratif (ouvert aux ressortissants du Sénégal uniquement), Dakar, Sénégal

Contexte

En 2023, les Nations Unies au Sénégal déménageront dans la nouvelle maison des Nations Unies sise à Diamniadio. La Maison des Nations Unies abritera toutes les organisations Onusiennes au Sénégal en plus des salles de conférences et de réunions, des espaces commerciaux avec plus de 1800 membres du personnel des Nations Unies. 

Une Unité Indépendante du Projet (UIP) se chargera de fournir les services communs à tout le personnel des Nations Unies dans cette structure.

Comment pouvez-vous faire un impact?

Sous la Supervision directe du Chef de l’UIP, l’Administrateur du bâtiment et des installations (Facility Management) est responsable de tous les services liés à la gestion du bâtiment de la Maison des Nations Unies.

L’Administrateur du bâtiment et des installations fournira des services d’ingénierie et de génie civile relatives à la planification, la conception, l’estimation et l’examen technique de tous les projets de construction / rénovation ainsi que des opérations d’entretien.

Il/Elle s’occupera principalement des services externes, mais aura également à gérer une équipe qui l’aidera à superviser aussi bien les services externes qu’internes.

L’Administrateur du bâtiment et des installations participera à la gestion technique initiale du bâtiment, la mise en place les calendriers de maintenance préventive afin d’assurer une transition réussie de Dakar à Diamniadio pour les 27 Agences des Nations Unies.

Il/Elle devra promouvoir une approche axée sur le client de manière efficiente et entreprendra le renforcement continu des capacités du personnel de sa section.

Il/Elle aidera à créer et à définir des Accords sur le niveau des Services, à préparer des procédures opérationnelles standard détaillant la façon dont les niveaux et la qualité de service seront mis en œuvre en vue de les communiquer en diverses parties prenantes ayant des profils culturels et professionnels très variés.

Le titulaire supervisera également la formation continue des utilisateurs des services dans le but de les familiariser avec les procédures internes.

L’Administrateur du bâtiment et des installations fera partie de l’équipe de direction de l’UIP et travaillera en étroite collaboration avec les responsables de l’informatique, de la sécurité et d’autres domaines connexes.

Il/ Elle supervisera une petite équipe de personnel des Nations Unies de même que les services fournis par plusieurs fournisseurs et consultants.

Responsabilités et taches

• Concevoir les services généraux et les installations du bâtiment et gérer les équipes et les processus des services axés sur le client, qui répondent aux normes internationales pour une gestion efficace et efficiente du bâtiment.
• Responsable des services d’ingénierie et de génie civile, y compris la planification, la conception, l’estimation et l’examen technique de tous les projets de construction / rénovation et des opérations d’entretien de la Maison des Nations Unies.
• Gérer un budget de >5 millions USD, y compris la préparation, le suivi et la production de rapports sur les budgets et la gestion des actifs.
• Gérer des grands contrats de sous-traitances pour les services auxiliaires et la maintenance.
• Gérer les relations avec des parties prenantes internationales et multiculturelles de haut niveau à la fois sur la prestation de services (informatique, sécurité, autres) mais aussi avec les clients.
• Responsable de la préservation et de la pérennité de la sécurité et de l’environnement.

 1. Services de gestion du bâtiment et des installations. Fournir les niveaux de service définis dans les limites du budget convenu. Ceci, tout en assurant 

• La conformité des normes internationales de gestion des bâtiments et des installations (ISO
• Le respect des règles, procédures, politiques et stratégies des Nations Unies, y compris en matière de sécurité, d’inclusion et de durabilité/viabilité environnementale (EDGE).
• Le respect des règles et procédures gouvernementales.
• S’assurer que les processus opérationnels administratifs soient bien cartographiés et que les procédures opérationnelles internes soient en place et communiquées aux utilisateurs des services.
•  L’équipe de gestion du bâtiment et des installations ainsi que les autres membres du personnel de soutien sous la direction du Titulaire du poste devront être dotés des plans de travail axés sur les résultats et sont gérés en fonction des critères de performance.
• La maintenance préventive sera effectuée conformément aux spécifications des équipements afin de garantir la validité de la garantie et zéro (0%) temps d’arrêt des équipements.
• La satisfaction globale du personnel devra être continuellement ciblée et mesurée dans le but de dépasser les niveaux d’attente du personnel.       

2. Services d’ingénierie et de génie civile

• Planification, conception, estimation et examen technique de tous les projets de construction/rénovation et des opérations d’entretien et de maintenance
• Préparer/examiner les spécifications, les plans, la liste des matériaux et les estimations des coûts de construction.
• Gérer les opérations d’entretien non-routinières, inhabituelles ou sans précédent, de niveaux modérés à complexes pour les bâtiments de la Maison des Nations Unies, les équipements, les installations et les espaces associés.
• Diriger l’expertise technique des services liés à l’ingénierie et à la génie civile, aux opérations de maintenance et à la gestion de projet.
• Assurer la supervision technique et managériale de l’équipe de gestion des services du bâtiment et des installations de la Maison Commune des Nations Unies.

3. Gestion de budget

• Préparation, suivi et rapportage sur les budgets liés à la gestion du bâtiment et des installations.
• Responsable de la certification des services et des biens reçus.
• S’assurer que les équipements soient étiquetés et répertoriés dans un registre approprié conformément aux règles et procédures de l’ONU.
• Planifier et procéder à l’inventaire annuel des équipements et s’assurer que les rapports sur les actifs soient préparés pour être distribués aux parties prenantes concernées.
• Les équipements seront gérés avec une approche de maintenance préventive visant à garantir zéro temps d’arrêt et des dépenses minimales pour le remplacement des équipements.

4. Gestion des Contrats

• Préparer les offres de service, participer aux évaluations des offres.
• Responsable de l’accueil, la mise en relation et l’intégration des fournisseurs.
• Responsable de l’assurance qualité pour les services rendus par les fournisseurs.
• Superviser, vérifier et corriger les aspects financiers des contrats, y compris la certification des factures.

5. Gestion de la clientèle

• S’assurer du haut niveau de satisfaction des utilisateurs des services.
• Être pro actif (ve) sur les besoins et les attentes des utilisateurs des services.

6. Sécurité et Environnement

• Responsable du respect des règles et procédures de sécurité sénégalaises et onusiennes en cours.
• Responsable du respect des réglementations et procédures environnementales sénégalaises et onusiennes en cours.
• Assurer un environnement de travail inclusif et accessible.
• Autres tâches assignées par le Chef de l’UIP.

Competences requises

Pour chaque enfant, vous démontrez       …

Les valeurs de l’UNICEF que sont l’attention, le respect, L’intégrité, la confiance et la redevabilité (CRITA).

Nos compétences fondamentales 

• Accompagner, diriger et encadre le personnel (2)
• Démontrer une conscience de soi et une conscience éthique (3)
• Travailler de façon collaborative (3)
• Établir et entretenir des partenariats (3)
• Innover et epouser le changement (3)
• Penser et agir de manière stratégique (3)
• S’atteler à obtenir des resultats tangibles (3)
• Gérer l’ambiguïté et la complexité (3)

Pour etre qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devrez…

• Etre titutaile d’un Diplôme universitaire en Management de bâtiments et des installations, Ingénierie ou autre domaine équivalent.
• Avoir 8 ans d’expériences professionnelles  dont 5 en management dans un environnement axé sur le service/client
• Avoir une bonne connaissance des principes et des méthoses en management des batiments et des installations, et des initiatives environnementales
• Expérience de travail dans un environnement international
• Expérience dans la gestion de plusieurs clients par le bias de systèmes de gestion basés sur les interfaces Web y compris les systèmes de gestion des services, systèmes de billeterie et systèmes de gestion des batiments
• Matrise du français et de l’anglais. La connaissance d’une autre langue des Nations Unies (Arabe, Chinois, Russe, ou Espagnol) ou d’une langue locale serait un atout.

Remarques:

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents. 

L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’intégration au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés de tous les horizons à postuler notamment les candidatures féminines.