COOPI recrute un(e) chef(fe) de Mission, Port au Prince, Haïti

COOPI recrute un(e) chef(fe) de Mission, Port au Prince, Haïti

COOPI recherche un/e Chef/fe de Mission en Haïti

COOPI est présent en Haïti depuis le tremblement de terre du 2010, en portant secours aux communautés touchées par la catastrophe, intervenant en suite dans les crises successives occasionnées par l’épidémie de choléra, les ouragans Sandy et Matthew.

Nos activités dans le pays ont été développées dans le contexte urbain de l’agglomération de Port-Au-Prince, en particulier dans les communautés de Tabarre, Cité Soleil, Port au Prince et Gressier. En partenariat avec IRD, avec le financement d’ECHO et USAID/OFDA, on a travaillé sur la création de systèmes d’information sur la vulnérabilité et l’accès aux principales ressources pour la gestion des crises, ainsi que sur le renforcement des capacités locales de réponse aux catastrophes. Depuis 2014 nous avons étendu nos interventions à la Sécurité Alimentaire dans les zones rurales du pays (Départements du Centre et Sud-est) selon l’approche méthodologique de la RRC/Environnement, en vue de renforcer la résilience à la sécheresse des communautés rurales les plus vulnérables. Nous coopérons aussi avec des partenaires locaux, dans la re-valorisation et la promotion de la culture haïtienne, ainsi que dans les programmes de formation. COOPI a établi une stratégie basée sur la réponse d’urgence et la préparation aux désastres, le soutien à l’éducation et la santé des enfants, la sécurité alimentaire, la sécheresse et le développement des organisations culturelles en faveur des artisans et artistes. COOPI travaille actuellement avec des financements ECHO et WFP dans la zone urbaine de Port au Prince, spécifiquement dans les communes de Tabarre, Cité Soleil et Croix des Bouquets et dans le bas Nord-Ouest dans les communes de Bombardopolis et Baie de Henne.

Nous encourageons le personnel international présent dans le pays à postuler.

Objectif du poste

Le/la Chef/fe de Mission :

• est responsable de l’activité de COOPI au pays ;
• participe à la définition de la stratégie pays et des priorités d’intervention ;
• est responsable de la gestion du siège à Haiti sous tous les aspects : personnel, logistique, budget et respect des procédures ;
• représente COOPI dans les relations avec les Bailleurs, les Institutions, les ONG, les agences gouvernementales locales et internationales ;
• assure la bonne mise en œuvre des projets et le respect des procédures établies par COOPI et par les bailleurs ;
• collabore à la définition de la stratégie pays et à l’identification des priorités d’intervention ;
• est responsable de la gestion des expatriés et du staff national, de leur sécurité, et du résultat de tous les projets, y compris la gestion financière et la logistique ;
• assure la couverture des couts généraux de la mission.

Responsabilités spécifiques

Gestion stratégique

• collabore avec le Coordinator Regional et le bureau planification et programmation (IQUP) dans l’élaboration et mise à jour de la stratégie pays ;
• assure l’actualisation périodique dès document de stratégie de la mission COOPI au pays, et sa pertinence par rapport aux stratégies des bailleurs, en accord avec la stratégie générale de l’organisation ;
• gère le budget de la mission COOPI au pays ;
• supervise et vérifie le déroulement des projets, assure la gestion et l’archivage de la documentation officielle de chaque projet aussi que sa transmission périodique au siège ;
• assure la mise à jour des procédures de gestion de COOPI au pays : règlement et annexes, grilles salariales du personnel National en accord aux lois locales, plans de sécurité, code de conduite, plan d’achat, etc. ;
• analyse les informations concernant les bailleurs et préparer des profils bailleurs ;
• recherche et transmet au siège les appels à proposition nationaux et internationaux ;
• contribue à l’identification des opportunités d’intervention et de partenariats, et élabore des fiches synthétiques de projet et d’évaluation des risques pour soumission au siège ;
• assurer la qualité technique et la cohérence et viabilité budgétaire des nouvelles propositions de projet et des avenants des projets en cours.

Relations institutionnelles

• maintient, développe et promeut les relations avec les différents bailleurs et institutions présents en HAITI et les ONG internationales et locales ;
• représente l’organisation à tous niveaux vis-à-vis des bailleurs, partenaires et autorités ;
• supervise les procédures pour l’obtention/renouvellement de la reconnaissance juridique de l’organisation par les autorités compétentes ;
• supervise les procédures pour l’obtention des facilitations/exonérations fiscales vis-à-vis des bailleurs et autorités ;
• participe aux réunions des clusters à niveau national et de la coordination humanitaire ;
• participe aux réunions de présentation des stratégies/des appels à proposition des bailleurs ;
• de manière générale, veille à véhiculer une image positive et professionnelle de la fondation ;
• veille en particulier au respect du mandat, de l’éthique, des valeurs de l’organisation.

Identification de nouveaux bailleurs 

• promeut des activités visant l’identification des nouveaux bailleurs dans le pays, dans le respect des procédures COOPI et avec le support du siège.

Programmation et gestion des projets

• dans le cadre de la stratégie pays, il/elle coordonne l’élaboration, écriture et envoi des documents nécessaires à la présentation de nouveaux projets ;
• assure l’envoi de tout document demandé par le siège pour la présentation de nouvelles propositions de projets ;
• assure la rédaction et l’envoi des rapports narratifs et financiers des projets, et la préparation des documents de suivi demandés par le siège de Milan ;
• assure la qualité des projets en cours et la bonne gestion des budgets, en collaboration avec le Coordonnateur Administratif, les Chefs de projet et les points focaux sectoriels ;
• assure que les activités de suivi et évaluation soient correctement planifiées et mises en œuvre en HAITI ;
• valide et transmet les rapports techniques et financiers au siège et aux bailleurs, en respectant les procédures et les échéances prévues par les contrats ;
• assure le respect des procédures COOPI et des bailleurs en matière de gestion des projets ;
• assure la consolidation du capital de connaissances à travers le flux d’informations, le partage des connaissances et le développement des capacités des ressources humaines.

Logistique et sécurité 

• est responsable du suivi de la fonction logistique dans le pays, dans le respect des procédures ;
• est responsable de la correcte application des procédures sécuritaires dans le pays ;
• assure l’actualisation, la diffusion interne et l’application des plans de sécurité ;
• est le point focal pour la collecte des informations sécuritaires avec le support du responsable logistique ;
• gère directement les opérations d’évacuation.

Gestion économique-financière 

• avec le support de l’administrateur pays, il/elle est responsable de la préparation du budget annuel pays et de ses révisions au cours de l’année ;
• assure la supervision de la gestion économique-financière des projets et de la Coordination ;
• supervise la planification financière et économique du pays.

Gestion RH

• participe au processus de recrutement du staff expat en appui au Coordinateur Régional et au service recrutement siège ;
• est responsable de la gestion du personnel local et de la sécurité de tout le staff COOPI en HAITI ;
• planifie les besoins en staff international et national et leur couverture budgétaire sur la totalité de la mission ;
• prépare les Termes de Références du personnel expatrié, actualise les fiches de budget relatives ;
• assure la formation sur place et le débriefing au niveau local des expatriés ;
• assure la mise en place des plans de formation du personnel national ;
• supervise l’organisation du travail dans le respect des rôles prévus par l’organigramme ;
• supervise l’élaboration et le respect des plans de travail de chaque RH ;
• autorise les plans de congé ;
• assure le processus d’évaluation au niveau local à partir de l’identification des objectifs ;
• récolte e analyse les besoins en formation du staff expatrié et national ;
• assure l’évaluation ou évalue directement le personnel expatrié.

Visibilité et communication 

• coordonne les activités de visibilité et communication de COOPI en HAITI, dans le respect des lignes directrices du bureau communication et fundraising (UCF).

Supervision des procédures 

• assure l’élaboration et mise à jour du règlement pays en conformité avec les procédures internes COOPI ;
• assure le respect des procédures et obligations contractuelles des bailleurs aussi bien que des procédures COOPI.

Profil du Candidat

Formation – Expériences spécifiques

• Formation universitaire/postuniversitaire et/ou de l’expérience démontrée dans la Coopération Internationale, l’aide humanitaire, le développement et l’environnement, les sciences sociales ou similaires ;
• Au moins 5 ans d’expérience dans les interventions humanitaires et dans la gestion de projets ;
• Maitrise des procédures des principaux bailleurs : Commission Européenne, ECHO, USAID (OFDA), PAM, FAO etc. ;
• Expérience de coordination interinstitutionnel et inter-agences (diplomatie) ;
• Expérience et volonté de travailler dans un environnement multiculturel et de promouvoir une bonne communication et compréhension entre le personnel COOPI ;
• Excellente maîtrise du français, parlé et écrit ;
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Excellente connaissance du système d’exploitation Microsoft Windows et de MS Office.

Compétences transversales

• Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ;
• Excellente capacité organisationnelle ;
• Flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
• Capacité de systématisation des processus et rédaction des documents et rapports
• Excellentes capacités de négociation et communication ;
• Excellente capacité de travailler sous pression ;
• Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel ;
• Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

Atouts

• Expérience de travail en HAITI et/ou dans des contextes similaires ;
• Bonne connaissance de l’anglais ;
• Connaissance de l’italien ;
• Précédente expérience de travail avec COOPI.

Nous nous réservons le droit de fermer l’offre avant la date limite de dépôt des candidatures, dès lorsque nous aurons reçu un nombre suffisant de candidatures.
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens seront menés au fur et à mesure et l’offre d’emploi sera clôturée lorsque le poste aura été pourvu, merci de votre compréhension.

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus de 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres.