L’ONG ADLI recrute un consultant pour le coaching en marketing et en vie associative, Niger

RECRUTEMENT DE CABINETS DE CONSULTANTATION POUR LE COACHIONG EN MARKETING  ET EN VIE ASSOCIATIVE AU BENEFICE DES ORGANISATIONS PAYSANNES FINANCEES DANS LE CADRE DE LA CONVENTION DE PARTENARIAT MCA-MCC-USADF  AU NIGER

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Ouverture de l’appel à manifestation : 25/05/2020

Clôture de l’appel à manifestation : 24/06/2020 à 16h30 heure du Niger

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Contexte

Au cours du mois de janvier 2019, et à travers une convention de partenariat  USADF/MCC/MCA/ADLI, il avait été lancé un appel à candidature pour subventionner des OP/PME dans le cadre de la facilité de subvention aux communautés agricoles et Sylvio pastorales pour la résilience au climat, accordée par le MCA-MCC. 18 Communes de 4 régions du Niger ont été concernées à savoir :

*CU III  Niamey : PME intervenant sur toutes les 18 communes et ayant une relation commerciale avec plusieurs de ces structures

Plusieurs structures(561) organisations/PME ont déposé leur dossier pour bénéficier de cette subvention. Deux étapes de tri et plusieurs visites terrains ont permis de retenir et développer  52 dossiers dans les secteurs d’activités suivantes :

L’analyse de la dynamique interne/externe et de la situation socio-économique  de ces organisations  se caractérise  par :

• Un état fébrile de  plus de 60%  d’entre  elles qui se traduit par leur  léthargie ;
• Un esprit d’assistance affiché par une attitude attentiste ;
• Un manque de dynamisme de leur part qui se traduit par une faible motivation  et engagement  en temps  normal, mais  changeant selon l’opportunité qui se présente ;
• Un accaparement  des structures par une minorité des personnes décideuses (membres du CA, leaders, autorités coutumières etc.) ;
• Une absence de développement  et diversité  des partenaires d’appui ;
• Des marchés très complexes ne regorgeant pas parfois d’énormes opportunités commerciales ;
•  Une distribution directe sans intermédiaire entre l’organisation et le consommateur.  Selon la nature des activités sur lesquelles ces 52 organisations fondent leurs affaires, nombreuses sont celles  qui planifient de vendre aux prix du marché. Ce qui veut  signifier qu’elles optent pour une distribution directe sans intermédiaires entre l’organisation et le consommateur direct donc  sans aucune marge bénéficiaire ;
• Le degré d’analphabétisme des membres ;
• Une mauvaise définition de cible dans la majorité des projets, parce qu’on prévoie  de vendre des grandes quantités de produit au prix du marché et dans des contenances classiques similaires aux autres (exemple reconditionnement systématique dans  des sacs de 100 ou 50kg, huile dans des bidons de 25 litres ou 4 litres etc.). Ceci explique dans ces cas, que nos cibles ne peuvent être que ceux qui ont les moyens d’acheter les grands volumes et qui en feront soit des dons soit une consommation directe à l’image des organismes comme le PAM et les institutions comme les hôtels, les restaurants, les internats, les établissements à cantine, ou les foyers nantie, qui représentent une minorité de  la composition sociale ;
• L’irrégularité de la tenue des assemblées générales statutaires et extraordinaires ;
• Le non-respect des règlements intérieurs par les membres.

A ces facteurs endogènes s’ajoutent d’autres exogènes dont la faible productivité, l’absence de promotion et un environnement de travail exposé à tous les risques sanitaires et  concurrentiel en termes de valeur marchande.

 Les  conséquences qui y sont liées  est le maintien de ces organisations au stade primaire, voir secondaire pour certaines d’entre elles. La notion d’entreprise coopérative est ignorée de tous les membres particulièrement ceux relevant du milieu rural  traduisant leur  faible niveau de développement  pour entre autres raisons  ci-dessous :

• La majorité des organisations amorcent pour la 1ére fois une véritable vie d’entreprise où la dimension économique sera le centre d’intérêt commun à tous les membres ;
• La majorité des organisations exercent  leurs activités commerciales de manière classique (vente en détail sur des cibles éparses, sans  référence et visibilité etc) ;
• La majorité des organisations mènent leurs activités commerciales  sur des marchés de taille et d’importance moyenne souvent enclavés ou ouverts à des marchés frontaliers de petites tailles ;
• L’ensemble  des organisations  ne prennent pas en compte la mesure de la dimension ‘’programme de gestion environnementale et social (PGES)’’ l’environnemental  concurrentiel  des marchés.

Au regard de tout ce qui précède, il a été prévu qu’une  partie des fonds de cette subvention soit utilisée pour la formation et le coaching en vie associative et en marketing au profit de chaque organisation afin de surmonter les obstacles de ce contexte et profiter de toutes les opportunités du marché.

Ces Coachings qui se veulent innovants (loin d’être des formations classiques)  permettront  aux organisations d’être assister par le cabinet dans la mise en application des bonnes mœurs de la gestion associative et de la stratégie marketing élaborée par le partenaire technique qui est l’ONG ADLI.

Les thématiques ou domaines primordiaux de facilitation par les Cabinets/consultants sont :

A- OFFRE N°1 : Formation et coaching en vie associative

Le Cahier de charge du, ou des  Cabinets de consultation  est détaillé comme suit :

La dynamique organisationnelle :

Au regard des expériences  de formations acquises en la matière par les membres de l’op , il s’agira pour le cabinet d’évaluer le niveau des connaissances des membres des différents organes/et ou de l’ensemble des membres qui composent la structure, d’entrevoir les formations utiles et nécessaires  avant  d’établir  un chronogramme qui  se focalisera sur l’application pratique des connaissances par les membres à travers la réalisation de leurs  activités  et  actions quotidiennes  et  stratégiques essentielles  notamment :

• La  Gestion d’une réunion de l’assemblée générale (AG), extraordinaire ;
• La rédaction d’un PV après chaque réunion ;
• L’adhésion et la fidélisation des membres au sein de leur structure ;
• La connaissance  et l’adaptation du RI au contexte de l’organisation ;
• L’élaboration d’un plan d’actions  et d’un plan de formations ;
• La recherche de financement partant du PA établi ;
• L’élaboration du plan de suivi et  sa mise en application.

La gestion des ressources financières et matérielles :

Comme toute entreprise les ressources de l’organisation sont composées des ressources matérielles et financières. II  s’agit dans le cadre de cette approche d’amener les membres à avoir un  comportement et un regard responsable  envers les biens et services que se procure la société. Comment cela va se traduire ? Il appartiendra au prestataire d’amener les membres à cultiver la notion d’entreprise et l’esprit de propriétaire / usager  par les membres d’où le partage commun du bénéfice et   risque à intérioriser par tous.

Toutes les transactions doivent faire l’objet de traçabilité en ce sens que toutes les entrées et sorties des biens (en ressources matérielles ou financières)  doivent  d’être matérialisées.

Le prestataire veillera à ce que cela soit ainsi.

La gestion du stock :

Au même titre que la gestion des ressources matérielles et financières, la gestion du stock est un élément fondamental de la vie de l’organisation car il y va de la rentabilité dans le fonctionnement de ses ressources financières. En effet  une mauvaise gestion de stock est synonyme  de « rejet d’argent par la fenêtre ». C’est pourquoi un accent particulier sera également mis sur la gestion du stock afin d’éviter toute perte liée à des mauvaises conditions de stockage dans le magasin. Au-delà de la formation théorique, l’appui/accompagnement du cabinet va tabler sur le type et périodicité de traitement à faire, la nature des produits de traitement et les dispositions idoines à prendre pour éviter tout effet/impact des produits sur les membres de l’organisation. Les dispositions à tenir compte dans le cadre de l’empilage des sacs sont aussi important que  le traitement à subir. La mise en œuvre effective de toutes ces tâches se vérifiera à travers le suivi/coaching du cabinet

La  Gestion du programme  environnemental et social : PGES 

Cela va se traduire  par le  respect de l’application  du programme d’atténuation des effets/impacts environnementaux  élaboré et soumis dans le dossier du promoteur. Le cabinet  veillera de s’assurer  de l’application stricte du PGES de l’organisation parallèlement  au suivi du service du BEEI.

La valorisation du capital humain

•    Le cabinet doit veiller et s’assurer qu’il ne remplace pas les membres de l’organisation dans l’exercice pratique des différentes activités ;

•    Le cabinet doit veiller et s’assurer que le potentiel humain est bien valorisé et est placé au premier plan tout le long de l’exercice.

Ces aspects de formation -coaching doivent tenir compte des objectifs à court et moyen terme de l’activité.

B- OFFRE N°2 : Coaching en Marketing

Le Cahier de charge du, ou des  Cabinets de consultation  est détaillé comme suit :

Appuyer la revue, l’amendement et la mise en œuvre des plans marketings conçus lors du développement des projets.

Aider à l’application de leur stratégie commerciale pour assoir un véritable système de communication, d’approvisionnement et la mise en relation avec les marchés afin de favoriser une vente rentable

     1.  La communication :

En matière de communication, l’organisation doit faire sa promotion à travers ses réalisations, ses échanges et contact avec son environnement extérieur et son esprit d’entreprenariat. Pour ce faire le cabinet sélectionné  aura les responsabilités de :

• Veiller et s’assurer de la mise en place du système de  communication efficace tel que défini dans la stratégie, autour duquel se forge progressivement l’esprit d’appartenance au groupe, la collaboration et le partage d’information ;
• Aider à la création et l’enrôlement des membres dans les groupes d’échange (SMS, whats’app qui seront créés ;
• S’assurera du bon usage des outils mise en place à cet effet ;
• Aider à la création du logo  et d’une adresse Email ainsi qu’un slogan qui aborde les valeurs clés de l’organisation ;
• Elaborer  tous les supports de communication qui aideront à la construction d’une bonne image de marque et une meilleure commercialisation de la production.

    2. La Prospection et de la mise en relation avec les marchés et les institutions financières :

• Le cabinet doit appuyer à l’identification et à l’installation des membres des comités  (Communication et Achat-vente) ;
• Le cabinet en collaboration avec les membres de l’organisation surtout le comité d’achat-vente, doit mettre en place un model propre de prospection  et d’approche clients ;
• Le cabinet doit élaborer et dispenser un module de technique  de vente, simple et adapter au contexte des marchés des organisations ;
• Le cabinet  doit s’assurer de la bonne tenue de tous les outils de la prospection (Les registres fournisseurs, clients et les bases de données)

    3.   L’approvisionnement :

• Le cabinet doit veiller et s’assurer que lors des transactions d’approvisionnement l’organisation est regardant  et maîtrise les charges afférentes ;
• Le cabinet doit s’assurer que  l’organisation garde au front les prix d’achat fixés dans l’analyse financière pendant l’élaboration des plans d’achat.

NB : le cabinet ne doit pas trop s’interférer dans l’exercice d’achat, ni négocier les prix à la place du comité.

     4.   La vente :

• Le cabinet doit veiller et s’assurer que les ventes se réalisent selon les plans et au respect du prix minimal fixé pendant l’élaboration de ces plans de vente dans l’analyse financière ;
• Le cabinet doit veiller et  s’assurer que  le comité Achat-vente suit les prix sur les marchés à travers le système d’informations comme la SIMA…. Etc. Il doit aussi, veiller à ce que le tableau d’analyse des prix soit à jours et que les décisions de fixation des prix émanent des résultats de ces analyses ;
• Le cabinet doit assister l’organisation à mettre en place des plans de fidélisation personnalisés pour mieux garder leurs clientèles.

      5.   La valorisation du capital humain :

• Le cabinet doit veiller et s’assurer qu’il ne remplace pas les membres de l’organisation dans l’exercice pratique des différentes activités ;
• Le cabinet doit veiller et s’assurer que le potentiel humain est bien valorisé et est placé au premier plan tout le long de l’exercice.

Ces aspects de formation -coaching doivent tenir compte des objectifs à court et moyen terme de l’activité.

* Tous ces aspects de coaching doivent tenir compte des objectifs à court et moyen terme de l’activité.

Objectifs :

Coaching en vie associative :

La formation- coaching,  a pour objectif de renforcer les capacités des organisations  cibles par l’appropriation et l’application de thématiques citées, objet des présents termes de référence

Coaching en Marketing :

Ce coaching  facilitera la mise en application la stratégie commerciale de chaque organisation pour mieux commercialiser les produits de leurs activités afin d’assurer l’accroissement des revenus et l’amélioration des conditions de vie des membres.

Résultats attendus :

Les résultats attendus à l’issu de la  série de formation et accompagnement sont les suivants :

• L’ensemble des membres  ou ceux des différents comités ont  compris et maîtrisé les thématiques ;
• L’ensemble des membres  ou ceux des différents comités  appliquent les connaissances acquises ;
• Les membres des comités sont bien outillés et suivis ;
• La dynamique interne et externe des organisations cibles se ressent à travers les contacts et négociations que les membres de l’OP mènent ;
• La dynamique interne et externe des organisations cibles  est  palpable  à travers la capacité à ébaucher de plan de marketing ;
• L’organisation s’appuie sur une stratégie de marketing porteuse de bon résultat ;
• Toutes les productions sont vendues avec rentabilité.

Profil et expériences du consultant  :

Le dossier du  consultant / Cabinet /ONG, doit comporter les éléments et pièces suivantes :

1. les références techniques des trois dernières années du cabinet dans le domaine ;
2. Les preuves d’une expérience identique dans l’accompagnement des organisations paysannes ;
3. Les cv des chefs de mission et deux (2) cv de technicien ;
4. Les références fiscales ;
5. L’agrément ;
6. Une méthodologie détaillée de la conduite des ou de la prestation choisie par le consultant.

Soumission :

Les consultants, Cabinet ou ONG intéressés doivent fournir les informations et documents indiquant qu’ils sont qualifiés pour exécuter la dite prestation (brochures, références concernant l’exécution de contrats analogues, CV des experts clés, expériences dans le domaine similaire, expériences dans des conditions semblables, les conditions de reconnaissants administratives, etc.).

Les consultants, Cabinet ou ONG peuvent postuler à toutes les deux offres ou une au choix parmi les deux.

Durée des prestations : Les prestations seront étalées sur une durée de douze (12) mois.

Les consultants, Cabinet ou ONG doivent préciser la/les régions d’intervention dans la/ lesquelles il se sentirait à l’aise pour mener à bien les activités qui lui seront confiées :

• National (Toutes les 4 régions) ;
• Région de Dosso ;
• Région de Maradi ;
• Région de Tahoua(Konni) ;
• Région de Tillabéry.

Présélection des consultants : 

 Les consultants, Cabinet ou ONG retenus à l’issue de l’analyse des références techniques, recevront les Termes de Références détaillés qui leur permettront de proposer une offre technico-financière.

Les consultants, Cabinet ou ONG peuvent obtenir des informations supplémentaires auprès des bureaux du MCA, au siège de l’USADF à dar Es-Salaam et auprès de  l’ONG/ADLI partenaire de l’USADF au Niger Tel 21 76 72 67 de 8h à 12h et de 15h à 17h GMT ou par courriel à l’adresse suivante   [email protected]

Lieu de dépôt :  Les manifestations d’intérêts doivent être soumises par e-mail à l’adresse  [email protected] et physiquement sous plis fermé au niveau du Bureau de l’ONG/ADLI à Niamey au quartier Dar Es-Salaam et au niveau des bureaux régionaux de  l’ONG à Dosso, Maradi et Konni.