Avis de recrutement : IRC recrute un(e) Coordinateur(trice) de terrain basé à Bamako, Mali.
Aperçu du poste
Le/La coordinateur/trice de terrain est globalement responsable des activités quotidiennes sur le site de terrain. Il/Elle supervisera les activités quotidiennes des divers programmes et unités opérationnelles/du personnel du département sur son site. Le/La coordinateur/trice de terrain est responsable de la coordination et de la collaboration entre les départements, de la fourniture d’un soutien opportun pour une mise en œuvre efficace des programmes, de la santé, de la sûreté et de la sécurité du personnel, de la représentation efficace de l’IRC dans la zone opérationnelle, du respect des politiques et procédures de l’IRC et de la responsabilité envers les clients et les collègues. Ce poste, basé à Tenenkou, est supervisé par le directeur adjoint des opérations (DDO).
Responsabilités principales :
Programme
• S’assurer que les programmes sont mis en œuvre dans les délais, dans le respect du budget, selon les normes élevées requises et conformément à l’attribution du donateur.
• S’assurer que des structures et des activités appropriées de M&E et de CRM soutiennent toutes les activités du programme.
• Assister chaque responsable de programme et d’unité opérationnelle par des conseils et un soutien technique. S’assurer que les équipes du programme et des opérations reçoivent un soutien et un suivi de la part des départements de Bamako.
• Voyager régulièrement pour superviser et suivre les progrès sur tous les sites du programme. Préparer et distribuer des notes de visite sur le terrain avec les principales conclusions, les points d’action convenus, le calendrier d’exécution et les responsables de l’exécution.
• Rechercher continuellement et vigoureusement de nouvelles opportunités de programmes pertinents.
• Comme l’exigent les contrats des donateurs, le coordinateur de terrain s’assurera que les rapports sur les activités du projet sont élaborés et soumis à temps à Bamako et que les rapports fournissent le niveau de détail requis pour respecter les engagements envers les donateurs.
• Le/La coordinateur/trice de terrain jouera un rôle important dans le développement des propositions des donateurs pour son site. Il s’assurera que les propositions sont soutenues par :
o des évaluations opportunes et solides,
o des budgets de programmes qui reflètent l’environnement opérationnel et les besoins du site, et des plans d’activités réalistes.
Mise en œuvre des politiques
• Assurer la mise en œuvre cohérente de toutes les politiques, manuels et procédures de l’IRC/Bamako.
• S’assurer que les politiques de l’IRC WAY et de l’organisation sont mises en œuvre avec précision, et que les employés savent comment faire part de leurs préoccupations.
• S’assurer que tout le personnel participe à la formation obligatoire, en particulier en ce qui concerne la sensibilisation à l’égalité des sexes, la sauvegarde, l’ESE, la sensibilisation à la fraude/prévention, et la sûreté et la sécurité.
Chaîne d’approvisionnement
• Superviser le Département logistique du bureau de terrain et le fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification des achats, l’achat de biens et de services, leur transport et leur stockage,
• Assurer le maintien d’un système de supervision et d’identification de tous les actifs de l’IRC.
• S’assurer que tous les contrats avec les fournisseurs et les vendeurs sont entièrement légaux et protègent l’IRC autant que possible.
• Assurer l’organisation, la planification et l’entretien de la flotte et des équipements ainsi que le fonctionnement des moyens de communication appropriés au bureau de terrain.
• Assurer l’installation/la réhabilitation/le fonctionnement adéquat des locaux de la base (bureau/maison d’hôtes)
Gestion des ressources humaines
• Superviser et motiver les subordonnés directs, assurer le suivi de leurs performances et fournir un encadrement pour garantir les performances et le développement du personnel.
• Fournir des conseils et un soutien dans la résolution des problèmes de relations avec les employés. Avec le soutien des RH, prendre les mesures disciplinaires appropriées conformément aux politiques des RH de l’IRC.
• Veiller à ce que le recrutement de nouveaux membres du personnel ait lieu rapidement ;
• Déléguer les tâches du programme d’une manière responsable. Assurer le leadership, promouvoir des relations de travail professionnelles et inspirer les membres du personnel pour qu’ils dirigent leur personnel et leurs programmes dans le respect du budget et des objectifs.
• Organiser des réunions individuelles toutes les deux semaines avec l’équipe centrale du site et conserver la documentation de la discussion pour assurer le suivi.
• Organiser une réunion mensuelle de tous les responsables dans le bureau de terrain, et documenter la discussion pour assurer le suivi, y compris la documentation des points d’action convenus, des responsables désignés et des délais de mise en œuvre des points d’action convenus.
Gestion financière
• Assurer la supervision des questions financières et administratives sur le site, y compris l’approbation des dépenses en espèces, le maintien des opérations avec le budget de fonctionnement, l’approbation des salaires, les frais de voyage et les questions de bureau.
• S’assurer que le bureau de terrain se conforme aux directives et aux exigences de l’IRC et des donateurs.
• S’assurer de la ponctualité et de l’exhaustivité des rapports financiers du bureau de terrain – rapports financiers internes et gouvernementaux.
• Contrôler et gérer le budget alloué au bureau de terrain par les donateurs sous forme de subventions/contrats pour la mise en œuvre du programme en temps voulu.
• Examiner le rapport BvA et s’assurer que le budget des subventions/contrats de santé est utilisé et dépensé.
• S’assurer que l’exposition/les risques financiers sont signalés en temps utile.
• Faciliter et soutenir les activités de suivi financier dans votre bureau de terrain respectif.
• Assurer la mise en œuvre et l’application de la politique financière de l’IRC, y compris la matrice d’autorisation du CP.
• S’assurer que les exigences réglementaires financières du gouvernement (impôt sur le revenu, impôt sur le travail, pension, etc.) sont collectées et liquidées ou traitées en temps utile.
Gestion du personnel
• Organiser des réunions bihebdomadaires en tête-à-tête avec les membres de votre équipe principale et de votre équipe de subordination directe, documenter les notes de discussion pour le suivi, et les récupérer au besoin.
• Organiser des réunions mensuelles de tous les responsables dans votre bureau de terrain respectif, consigner les notes de discussion pour le suivi et les récupérer si nécessaire.
• Effectuer régulièrement des visites sur le terrain pour voir les activités sous votre responsabilité, soumettre des rapports de visite, convenir des points d’action et attribuer aux responsables des échéances pour la mise en œuvre et le contrôle/suivi de tous les points d’action.
Sécurité et sûreté
• Surveiller l’environnement de sûreté et de sécurité, et s’assurer que toutes les informations pertinentes sont partagées avec les parties prenantes internes et externes appropriées.
• Soutenu par le coordinateur principal de la sûreté et de la sécurité basé à Bamako, développer et mettre en œuvre des politiques de sûreté et de sécurité pour répondre aux conditions locales.
• Coordonner la planification et les systèmes de sécurité avec les ONGI locales, l’ONU, le RRS et les autorités.
• Assurer la mise en œuvre cohérente des politiques de l’IRC Global et Mali en matière de véhicules et traiter rapidement tout écart par rapport à la politique.
• Mener des discussions régulières afin d’identifier et de résoudre les problèmes liés au niveau de stress et au sentiment de sécurité du personnel.
Représentation
• Établir et maintenir une relation de travail positive avec les parties prenantes locales, les ONG, le gouvernement et l’ONU notamment en se réunissant régulièrement pour faire le point sur les activités de l’IRC.
• Rechercher activement la coordination et les relations de travail avec d’autres ONG et partenaires.
Rapports
• Le/la coordinateur/trice de terrain est responsable de la soumission de rapports hebdomadaires et mensuels de haute qualité (couvrant les programmes, l’administration, les finances et la logistique) et de rapports ad hoc selon les besoins.
Coordination et communication
• Assurer une bonne coordination, une bonne collaboration et un bon travail d’équipe dans les bureaux locaux et entre les bureaux locaux et les autres parties prenantes clés.
• Le coordinateur de terrain est un point focal pour les communications clés entre le bureau local, le siège et les autres partenaires clés.
• Il doit s’assurer qu’une communication efficace et efficiente existe au sein du bureau extérieur, de manière unilatérale et bilatérale, entre les différents départements et les principales parties prenantes.
Exigences du poste :
• Un diplôme universitaire, troisième cycle ou un équivalent est préférable.
• 5 à 6 ans d’expérience connexe avec un diplôme de troisième cycle ou de premier cycle, respectivement.
• Au moins 4 ans d’expérience en management senior.
• Expérience du travail au sein d’une équipe diversifiée
• Expérience et compétences avérées en matière de gestion de haut niveau.
• Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion d’une ONG.
• Excellentes compétences en matière de rédaction de rapports français-anglais – normes des donateurs et excellentes compétences en matière de représentation.
• Bonne Connaissance des outils informatiques
• Une expérience en gestion de projet est un plus
• Doit avoir d’excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
Environnement de travail :
Le/La coordinateur/trice de terrain sera basé (e) à Tenenkou et devra régulièrement visiter les projets de l’IRC mis en œuvre à Tenenkou et dans les environs.
Le/La coordinateur/trice de terrain vivra dans une maison partagée sur la base de vie du terrain à Tenenkou. Il s’agit sera semi-accompagné à Bamako.
Date limite : 16 mars 2023