Avis de recrutement : Recrutement d’un(e) Assistant(e) de projet administratif-finances-logistique au Bénin.

 

 

 

 

 

 

Description de la mission

Placée sous la responsabilité hiérarchique et sous la supervision technique du Coordonnateur de l’assistance technique à Cotonou et du Directeur Général de l’ADPME, la personne recrutée travaillera au quotidien le Coordonnateur et sera en lien avec la chargée de projet d’Expertise France à Paris. Elle aura entre autres les missions suivantes :

Volet administratif

  • Assurer les tâches administratives courantes (traitement d’e-mails et courriers, gestion d’agenda, préparation de documents pour les réunions, comptes rendu de réunions, mise en forme des documents, etc.) ;
  • Pré remplir les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services ;
  • Assister l’assistance technique dans le suivi des missions des experts (gestion des agendas, feuilles de temps, justificatifs de missions, etc.) ;
  • Gestion de l’archivage numérique et papier des documents techniques et financiers de l’assistance technique en lien avec le siège d’Expertise France ;

Volet financier

  • Mettre en paiement les prestations et dépenses de l’assistance technique ;
  • Tenir le suivi financier de l’assistance technique (suivi/enregistrement des dépenses, suivi et solde des avances, etc.) en lien avec le siège d’Expertise France ;
  • Vérifier la conformité des factures et des pièces justificatives des dépenses ;
  • Appui à la préparation des rapports financiers de l’assistance technique ;
  • Appui la préparation et la conduite des audits de l’assistance technique, en lien avec la chargée de projet siège et le coordonnateur d’assistance technique ;

Volet logistique

  • Gérer un portefeuille de prestataires : pré-identification, négociation des devis, contractualisation, suivi des prestations, traitement de la facturation;
  • Assurer/appuyer l’organisation logistique d’événements tels que les comités de pilotages, les séminaires, les voyages d’étude, les ateliers et évènements du projet, les missions des experts et du siège d’Expertise France (billets d’avion, visas, per diem, fiches de sécurité, ordres de mission, location de véhicule etc.).

Profil souhaité

  • Au moins Bac+3 en gestion administrative, comptabilité, finance, logistique ;
  • Bonne maitrise des logiciels bureautiques (pack office, Outlook, autre logiciels web) et en particulier Excel ;
  • Bonnes capacités d’analyse et de synthèse ;
  • Parfaite maitrise du français,
  • Compétences rédactionnelles et appétence pour les chiffres ;
  • Capacité d’écoute et de dialogue ;
  • Qualités relationnelles ;
  • Sens de l’organisation et de l’anticipation, rigueur, autonomie et capacités à s’approprier rapidement des outils et responsabilités ;
  • Disponibilité et esprit d’équipe ;
  • La connaissance de l’administration publique serait un atout.
  • Expérience de minimum 3 ans en gestion administrative et financière ou logistique ;
  • La connaissance/familiarité avec les projets de coopération internationale et en particulier sur financement de l’Agence Française de Développement (AFD), constituerait un atout majeur ;
  • Une expérience dans une institution publique serait un atout.

Date limite de candidature : 21/04/2023 23:59