Avis de recrutement : Équipes Médicales Internationales recrute un.e Responsable logistique Barranquilla, Colombie.
Objetivo Principal
Brinda apoyo logístico, administrativo y de adquisiciones al equipo de Barranquilla y los colegas del programa de Colombia, según sea necesario. Este puesto sirve como punto focal de logística para la oficina del programa. Con el Liderazgo del Gerente Regional de Programas, el Oficial de Logística apoya la implementación de los programas desde aspecto logístico por lo cual trabaja de manera articulada con el Coordinador del Programa de Salud y el Coordinador Financiero y Administrativo Regional.
Principales Responsabilidades
Gestión de Compras:
- Responsable del correcto diligenciamiento de: Solicitudes de compra, Análisis de cotizaciones, Órdenes de Compra, Notas de Bienes Recibidos y Documentos de Pago, establecidos en el FOM 13 y los SOP de compras en Colombia.
- Responsable de la recolección y elaboración de cotizaciones e investigación de nuevos proveedores de bienes y servicios, y trabajar con el Gerente de Operaciones y Soporte y Gerentes de Programas, analizando cotizaciones y haciendo recomendaciones en un proceso de licitación competitivo
- Es el responsable del manejo de la caja menor de la locación y dar cumplimientos a las políticas de su manejo.
- Trabajar para crear, mantener y hacer crecer proactivamente las bases de datos de proveedores y contratos, anticipándose a las necesidades comerciales nuevas y emergentes. Mantener las relaciones con los proveedores y gestionar el desempeño de los proveedores en los contratos clave
- Trabajar con el Gerente de Operaciones, para recibir y analizar los cuestionarios de proveedores, identificando y escalando cualquier área de riesgo crítico para el negocio.
- Responsable de preparar y mantener los documentos de compra y archivarlos con un alto nivel que sea suficiente para cualquier requisito de auditoría futuro o consultas posteriores, especialmente ProPacks y documentos de seguimiento de compras.
- Trabajar con el Gerente de Programa y Coordinadores del Programa de Salud para crear y mantener un plan de compras actualizado y preciso para planeación, informes y auditorías.
- Trabajar con las partes interesadas internas y externas para determinar las necesidades de adquisiciones, la calidad y especificaciones y los requisitos de entrega, e impulsar mejores prácticas de valor por dinero e integridad en adquisiciones.
- Apoyar al Gerente de Programas con la planificación de adquisiciones, seguimiento (plan de compras) y otros proyectos asignados con la orientación técnica del Gerente de Operaciones y Soporte.
- Gestionar el desarrollo, implementación y seguimiento de acuerdos marco con proveedores específicos.
- Apoyar a los colegas para que comprendan y cumplan con el FOM y los SOP relacionados con los planes de compra.
Gestión de Inventarios:
- Responsable de la gestión de existencias y almacenes en la locación.
- Responsable de la correcta gestión de formatos establecidos en el FOM14
- Responsable del envío mensual de informe de stock al gerente de operaciones y soporte y al Gerente de Programa.
- Contribuir a la solicitud mensual del presupuesto requerido para el área logística.
- Responsable del seguimiento de los equipos y activos en la locación.
- Mantener actualizada la información correspondiente en bases de datos de inventarios y documentos
- Administrar los proveedores y procesos de transporte para la oficina, lo que incluye garantizar el cumplimiento de la política de transporte y todos los protocolos de seguridad.
- Responsable de que todos los activos estén etiquetados, almacenados y rastreados utilizando plantillas establecidas para la gestión de activos.
Logística y seguridad del instalaciones:
- Revisar periódicamente las fechas de vencimiento de elementos como el botiquín, el extintor, así como revisar si los detectores de humo y CO2 están en funcionamiento.
- Comprobar que el sistema de seguridad de la oficina (alarma, Cámara, etc.) está funcionando.
- Atender las necesidades de las instalaciones en la ubicación, desarrollar y mantener relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con todos los colegas de Medical Teams International.
- Trabajar con el Gerente de Operaciones, para establecer y monitorear los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Medical Teams en la oficina regional.Comprobar que el checklist de seguridad se complemente para cada visita a terreno
- Compartir con el coordinador de seguridad, alertas, situaciones, o eventualidades que puedan comprometer las actividades de MTI
- Realizar el checklist de seguridad para los vehículos que movilizan staff de MTI
- Responsable de la correcta identificación con logos de la organización, a los vehículos que nos presten su servicio para las actividades.
Cupones:
- Apoyo en el estudio de mercado de productos para cupones, para poder establecer el valor de los insumos en cada ciudad.
- Apoyar el proceso de selección de proveedores más adecuados para MTI, pasando por la caracterización, identificación y evaluación de los mismos en las zonas requeridas de cada ciudad.
- Apoyar los procesos de Contratación con proveedores para cupones, incluyendo la recolección de documentos, generación de contratos, otrosí y generación de seguimiento contractual con los proveedores seleccionados.
Otras obligaciones:
- Cumplir y mantener el conocimiento de las reglas, la legislación, los reglamentos, los estándares y las mejores prácticas aplicables, incluidos los requisitos de financiación de los donantes institucionales.
- Responder a consultas y solicitudes de asesoramiento de rutina de manera oportuna y coherente.
- Apoyar la protección de los participantes del programa y los empleados mediante la promoción de un entorno de conciencia y el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta de las políticas de protección de Medical Teams contra la explotación y el abuso sexual, protección de niños y adultos vulnerables y políticas laborales libres de acoso. Apoyarse del equipo de voluntarios de cada locación siempre que sea posible.
- Deberes adicionales asignados por el Gerente de Programa y / o el Gerente de soporte de operaciones.
Educación y Certificaciones
- Profesional en administración de empresas, ingeniería Industrial y/o Tecnólogo en logística, cadena de suministros, Administración de negocios u otras carreras afines.
Experiencia
- Mínimo 2 años de experiencia trabajando en logística, preferiblemente con una ONG o una organización sin fines de lucro relacionada con la salud
- La experiencia de trabajar con donantes institucionales (ONU, USAID, etc.) es una ventaja adicional
- Experiencia en gestión de proveedores, acuerdos marco y procesos de compras.
Los interesados que cumplan con los requisitos descritos en la presente descripción de cargo, pueden realizar su postulación (CV Y Carta de presentación indispensable) vía correo electrónico utilizando la siguiente dirección, [email protected] antes de finalizar el día 12 de Mayo de 2023 , es indispensable indicar en el asunto el cargo al que aplica y la fuente en donde usted conoció de la convocatoria.
Medical Teams no discrimina en sus procesos de selección, sin embargo, se recomienda que personas con experiencia vivida en el proceso migratorio, así como de diversa procedencia, postulen para este cargo, si cuentan con la documentación legal correspondiente para trabajar en nuestro país, también es un valor agregado indispensable que mínimo el candidato domine el Idioma español y un valor agregado el idioma Inglés.