Description du poste
Sous la supervision du/de la Directeur.trice pays (DP), l’Adjoint DP pour les programmes (ADP-P) est responsable du développement, de la planification, de la supervision et de la qualité des programmes mis en œuvre en RCA par TGH. Le/la titulaire du poste veillera à la mise en œuvre des projets de qualité, dans les temps impartis, tout en élaborant/adaptant la stratégie et le développement de la mission. Enfin, le poste implique aussi le suivi des sujets transversaux et du MEAL, de la conformité avec les donateurs et de la stratégie des donateurs/finances, de la coordination/représentation interne et externe, du partenariat et la structuration du département des programmes et de la gestion du personnel du programme.
Le/la ADP-P travaillera également en étroite collaboration avec les coordinateurs de zone/de terrain et les coordinateurs des fonctions support (Logistique, Finance/Admin/RH) afin d’assurer une collaboration Programme/Supports fluide et harmonieuse. Il/elle managera hiérarchiquement les unités suivantes : Grant/Reporting, MEAL, Coordinateur Consortium et Chefs de projet de la base de Bangui (Protection de l’Enfance, Formation/Insertion professionnelle). Il/elle aura en management fonctionnel les Chef de Projet travaillant sur les bases autres que Bangui (ex : Birao) et étant sous l’autorité hiérarchique du/de la Coordinateur.trice terrain.
Plus précisément, ses principales responsabilités sont les suivantes :
Stratégie et développement du programme
- En étroite collaboration avec le DP et avec l’équipe Desk du siège – mais aussi de manière collaborative avec l’équipe Programme, avec le staff des bases, et la Coordination ; développer/mettre en œuvre la Stratégie Programme (secteurs, type d’activités, modalités, localités) sur la base des besoins évalués dans le pays, des ambitions du TGH en matière de développement/déploiement et des capacités de la mission ;
- Sur la base de la Stratégie Programme, élaborer une stratégie bailleurs de fonds / de financement
- Une fois validées, présenter les stratégies (programme, bailleurs) à la mission (Coordination, Bases) et au Siège
- Initier et superviser les évaluations des besoins dans les zones actuelles comme dans les nouvelles zones- en coordination avec les chefs de projet techniques et les coordinateurs de terrain/de zone et en rapport avec la stratégie, et selon les capacités de la mission
- Veiller à ce que les propositions soumises s’inscrivent dans le cadre de la Stratégie Programmes et la Stratégie bailleurs de la mission
- Coordonner et superviser le processus de développement de propositions de projets (« propales »), des Modification Requests, des Cost-Extension et No-cost extension.
Développer / superviser le département Programmes au sein de la mission et assurer une coordination interne harmonieuse et fluide avec les autres départements.
- S’assurer que l’organigramme actuel répond aux besoins du département Programmes et proposer des solutions/amendements si nécessaire. Veiller à ce que l’équipe du programme soit dotée d’un personnel adéquat et à ce qu’un soutien technique supplémentaire soit engagé si nécessaire pour assurer la qualité de la conception et de la réalisation des projets ;
- Veiller à ce que les rôles, les responsabilités, les schémas de communication et les lignes hiérarchiques soient clairs et compris par tout le monde au sein de la mission, et surtout au sein du département Programmes. Veiller à ce que l’ensemble du personnel du Programme comprenne et soit en mesure de jouer son rôle dans la mise en œuvre de programmes de qualité ;
- Assurer une coordination harmonieuse et animer le département Programmes (en organisant des réunions spécifiques, etc.) ;
- Veiller à ce que des modèles de coordination soient mis en place avec les départements Support (réunion de lancement de projet, travail d’équipe lors de la mise en œuvre, etc.) S’il existe des tensions, proposer des solutions pour les apaiser ;
- Gérer/Manager le personnel du département Programmes qui dépendent hiérarchiquement du/de la ADP-P, notamment en définissant des objectifs, en assurant l’évaluation, le coaching/la formation, la supervision, etc. Participer au management du personnel Programme qui dépendent fonctionnellement du/de la ADP-P.
- Veiller à ce que le personnel Programmes développe et maintienne de manière proactive ses compétences techniques, managériales et de leadership, et fournir des opportunités de coaching si nécessaire ;
- Participer au recrutement de l’équipe du programme et à la gestion des ressources humaines ;
- Soutenir de manière proactive les engagements de TGH.
Développer et soutenir les départements MEAL et Partenariats
- Soutenir le/la Responsable MEAL dans le développement du département MEAL et de la stratégie MEAL, y compris les objectifs et priorités à court/moyen et long terme (organigramme et recrutement des ressources humaines du département MEAL, les outils et formations nécessaires, etc.) ;
- Veiller à ce que les autres unités/départements du programme collaborent harmonieusement avec les équipes MEAL, tant au niveau de la Coordination que pour les Bases.
- Participer au recrutement des équipes MEAL
- Soutenir et coordonner les efforts de l’ONG dans la dynamique de partenariat avec des acteurs locaux, et notamment dans les efforts de renforcement de capacités
Supervision et suivi des projets sur le terrain et garantie de la qualité des activités
- Assurer la responsabilité du suivi global et de la mise en œuvre des activités haute qualité conforme aux normes de TGH et aux objectifs de la stratégie Programme
- Participer, avec les Coordinateurs Support (Logistique, Admin/Fin/RH), à la conception de programmes efficients, novateurs et de grande qualité ;
- Veiller à ce que les programmes soient mis en œuvre de manière à répondre aux besoins des communautés et des populations affectées, conformément aux principes, aux valeurs et au plan stratégique de TGH. Il s’agit notamment de travailler avec le gouvernement et les ONG nationales partenaires pour renforcer les capacités nationales ;
- Veiller à ce que les équipes programmes terrain contribuent activement à la préparation de rapports d’avancement, de rapports d’activités et de rapports aux bailleurs de qualité et en temps voulu ;
- Assurer la supervision des projets multi-bases, veiller à ce que les projets multi-bailleurs s’imbriquent étroitement et sans heurts, avec une forte harmonisation.
- Avec le soutien des unités MEAL et Grant, veiller à ce que les informations/données relatives aux projets financés par des donateurs soient compilées et disponibles ;
- Assurer la mise en œuvre globale de chaque projet financé par un bailleur (HF, CDCS, UNICEF, AFD, etc.) et veiller à ce qu’il y ait un MFU (suivi mensuel des activités) développé, mis à jour et partagé avec la Coordination et le siège mensuellement. S’assurer que tous les progrès des programmes sont conformes aux lignes directrices de la subvention ;
- Assurer le suivi du budget global par projet, alerter en cas de surconsommation ou sous-consommation et proposer des solutions (réaffectation des coûts, etc.). Soutenir les coordinateurs de terrain et les responsables de projet en veillant à ce que les dépenses des projets soient conformes aux planifications et aux engagements pris envers les bailleurs. Participer aux réunions budgétaires mensuelles de suivi. Coordonner avec tous les départements concernés la planification, la résolution des problèmes, la bonne circulation de l’information et la mise en œuvre des interventions du projet, et veiller à ce que les objectifs fixés soient atteints ;
- Veiller à ce que les objectifs, les délais et les budgets associés soient ventilés entre les bases (plan de mise en œuvre détaillé) ;
- Veiller à ce que les responsabilités soient clarifiées et attribuées au personnel et aux partenaires respectifs (RACI au niveau du terrain au sein du département des programmes) ;
- Assurer le développement et l’utilisation de méthodologies et d’outils opérationnels de qualité et harmonisés (sélection des bénéficiaires, intégration de la protection, etc. 😉
- S’assurer que les réunions de lancement de projet soient organisées et que les outils du programme soient disponibles et connus du personnel du département Programmes.
Représentation et coordination externe
- Veiller, avec l’équipe Programme, à ce que TGH soit représenté dans tous les forums de coordination externe pertinents (clusters, réunions de coordination terrain, partenaires, autorités et différents acteurs locaux pour les domaines du programme de la mission, etc.) ;
- Représenter TGH en tant que point focal Programme au niveau de la mission ;
- Assister aux réunions bilatérales avec les bailleurs, les partenaires et les autorités si nécessaire, ou veiller à ce que TGH soit représenté par un membre de l’équipe du Programme.
Cette liste de responsabilités peut être modifiée en fonction des besoins sur le terrain.
Profil
- Au moins cinq ans d’expérience en matière de gestion de projet dans l’humanitaire (ONGI de préférence, ONU), y compris une expérience significative le suivi des opérations terrain en contexte d’urgence dans des environnements complexes et une expérience significative de suivi de projets de développement ;
- Une solide expérience de la gestion du cycle de projet des ONG et une expérience du travail au sein d’une structure humanitaire;
- Très bonne compréhension et connaissance pratique des secteurs de la mission : Protection de l’Enfance, SAME, EHA;
- Bonne expérience de la logistique/chaîne d’approvisionnement, y compris des achats
- Une connaissance significative du système de coordination humanitaire, des institutions et des bailleurs (y compris BHA, UNICEF, FH/OCHA, AFD, CDCS, UNHCR, ECHO, Union Européenne), des procédures, des cadres de responsabilité et des bonnes pratiques;
- Forte expérience et appétence à écrire des propositions de projets;
- Forte expérience et appétence à mener et accompagner les évaluations de besoins multisectorielles;
- Expérience et connaissance substantielles du suivi financier et budgétaire efficace;
- Capacité à analyser les informations, à évaluer les options et à penser et planifier de manière stratégique;
- Expérience préalable de la gestion et du développement d’une équipe diversifiée et capacité à diriger, motiver les membres de l’équipe Programme;
- Capacité organisationnelle, de priorisation et de travail sous pression;
- Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles, de communication et de représentation avec les partenaires et bailleurs;
- Capacité et volonté de travailler de manière flexible avec les équipes pour répondre aux besoins urgents de populations en cas d’urgence majeure;
- Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes de TGH;
- Maîtrise du français écrit et parlé.
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Date limite : 31 mai 2023