Avis de recrutement : La Chaîne de l’Espoir recrute un Coordinateur Support au Bénin.

Avis de recrutement : La Chaîne de l’Espoir recrute un Coordinateur Support au Bénin.

À PROPOS DE LA CHAÎNE DE L’ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

CONTEXTE

La Chaîne de l’Espoir développe au Bénin un programme « Soins Chirurgicaux » depuis 2010, ayant pour objectif de renforcer l’autonomie et les compétences des équipes des services de chirurgie pédiatrique du CHNU et du CHUMEL et de venir en aide aux enfants vulnérables nécessitant une prise en charge chirurgicale. Ce programme était mis en œuvre par les équipes de La Chaîne de l’Espoir basées au Togo.

En 2023, La Chaîne de l’Espoir lancera un nouveau projet au Bénin, la Phase 2 du « Programme intégré de prévention, de sensibilisation, de renforcement de capacités et de prise en charge des brûlures œsophagiennes dues aux ingestions accidentelles de soude caustique au Bénin et en Côte d’Ivoire », appelé également « Projet ISC/SCOE – phase II », projet cofinancé par l’Agence Française de Développement.

Au regard de la nouvelle ampleur du portefeuille de projets et des enjeux spécifiques à la mise en place d’un projet co financé par un bailleur institutionnel au Bénin (nouveau projet et donc relations de proximité à avoir avec les partenaires institutionnels et opérationnels, nouveaux partenaires associatifs de mise en œuvre entre autres), La Chaîne de l’Espoir a décidé en 2023 d’ouvrir un bureau avec une équipe dédiée au Bénin.

Ce poste aura une dimension sous régionale au regard des besoins d’appui et de suivi des actions du projet Sténoses phase 2 sur la Côte d’Ivoire et pays concernés indirectement par le projet.

POSTE ET MISSION

Assurer toutes les tâches et actions nécessaires à une ouverture de bureau de La Chaîne de l’Espoir au Bénin en collaboration avec les équipes du Togo et les référents techniques au siège et plus particulièrement :

• L’installation de bureaux adaptés aux besoins des projets et la réalisation de toutes les démarches administratives et logistiques correspondantes ;
• La réalisation de toutes les démarches administratives, fiscales, sociales et en lien avec les programmes nécessaires à la mise en œuvre effective du plan d’action et projets de La Chaîne de l’Espoir au Bénin ;
• La mise en place des procédures et outils de gestion administrative, comptable, financière, RH et logistique ;
• L’appui au bon fonctionnement administratif / financier / RH du projet Sténoses 2 au Bénin et en Côte d’Ivoire.

Par ailleurs, le Coordinateur support Bénin sera en charge de :

• La gestion comptable, financière et budgétaire.
• La gestion administrative.
• La gestion des achats et la logistique.

ACTIVITES PRINCIPALES

Ouverture du bureau de La Chaîne de l’Espoir au Bénin

• Réaliser toutes les démarches liées à l’ouverture d’un bureau à Cotonou (identification des locaux, contractualisation, gestion de l’installation -électricité, internet, assurances etc.- et équipement des bureaux) ;
• Réaliser toutes les démarches administratives, fiscales, sociales auprès des autorités compétentes dans le pays et nécessaires au fonctionnement global du bureau et des programmes au Bénin ;
• Gérer les formalités d’ouverture de compte en banque au nom de La Chaîne de l’Espoir;
• Faciliter la collecte d’information et les démarches liées aux accords programmatiques nécessaires à La Chaîne de l’Espoir avec les ministères compétents ;
• Se coordonner avec les autres ONGI dans le pays.

Gestion et suivi comptable

• Mise en place des processus et outils nécessaires à la bonne gestion comptable ;
• Réaliser la saisie comptable et les clôtures mensuelles conformément aux procédures de La Chaîne de l’Espoir;
• Garantir la bonne traçabilité et éligibilité des dépenses de La Chaîne de l’Espoir et partenaires ;
• Garantir la gestion de la trésorerie de la mission (approvisionnement, gestion du cash, paiements fournisseurs et autres décaissements) ;

Suivi budgétaire et financier

• Mise en place des processus et outils nécessaires à la bonne gestion financière ;
• Garantir la bonne mise en œuvre des processus de pilotage budgétaire de La Chaîne de l’Espoir et des partenaires (préparation des budgets, mise à jour et suivi régulier, analyse). Alerter les personnes concernées des risques financiers et dérives budgétaires ;
• Accompagner les partenaires des projets dans la mise en œuvre des bonnes pratiques de gestion financière (trésorerie, comptabilité, conformité/audit, suivi budgétaire).
• Garantir le respect des règles et des procédures de La Chaîne de l’Espoir et des financeurs.

Gestion administrative

• Mise en place des processus et outils nécessaires à la bonne gestion administrative ;
• Contribuer à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec le responsable hiérarchique ;
• Proposer à la hiérarchie les contrats et s’assurer de leur suivi administratif ;
• Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation béninoise et les procédures de La Chaîne de l’Espoir y compris les formalités liées au recrutement ;
• En collaboration avec son responsable, procéder à toutes les démarches nécessaires pour assurer la conformité de La Chaîne de l’Espoir notamment à la législation béninoise et à tout autre réglementation qui lui soit applicable dans le cadre de ses activités ;
• Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de La Chaîne de l’Espoir au Bénin ;
• Rédiger la partie administrative, financière et logistique du rapport mensuel interne et soumission à son responsable ;
• Assurer l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de La Chaîne de l’Espoir, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques du bureau ;
• Fournir à son responsable des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés.
• Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en œuvre des recommandations acceptées ;
• Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l’élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données de l’antenne et des partenaires.

Gestion RH et management équipe

• Recruter, former et manager les personnes du service administratif, financier et logistique.
• Faciliter les démarches nécessaires aux processus de recrutement des équipes du bureau Bénin
• Faciliter l’organisation de l’intégration des nouveaux employés ;
• Etablir et soumettre à la validation de son responsable les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et tout autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel ;
• Réaliser toutes les formalités administratives relatives au recrutement, embauche et gestion des employés.

Gestion achats et logistique

• Produire les rapports logistiques mensuels et reporter régulièrement au Référent Logistique Siège de l’avancée des différents chantiers (le cas échéant : plan d’action logistique, plan de mise en conformité etc.) ;
• Mettre en place et garantir l’application des procédures logistiques de La Chaîne de l’Espoir : Achats, stocks, équipements, GPV ;
• Contribuer à la gestion de la sécurité (gestion opérationnelle, remontées d’information).

Achats :

• Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour le bureau et pour les programmes.
• Réaliser les achats tel que validés par son responsable, jusqu’à la réception des articles ou prestations.
• Constituer tous les dossiers d’achats originaux dans le respect des procédures de La Chaîne de l’Espoir et/ou bailleurs applicables.
• Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…) et mettre en place des contrats cadre pour les achats récurrents.
• Tenir à jour le suivi des achats réalisés.
• Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour l’approvisionnement et les besoins en services. Connaître le marché local, élaborer et tenir à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.

Gestion De Stock :

• Assurer la gestion des stocks en lien avec les équipes du siège et dans le respect des procédures de La Chaîne de l’Espoir: organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …).

Logistique :

• Prendre en charge la partie opérationnelle de la sécurité (moyens, bâtiments) dans le respect du plan de sécurité et en lien avec le Référent Sécurité de La Chaîne de l’Espoir ;
• Assurer la gestion du parc d’équipement (informatique, communication, sécurité, etc.) ;
• Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.)
• Effectuer et analyser le suivi des consommations (véhicule et générateur) ;
• Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés ;
• Identifier un transitaire fiable et connaitre les mécanismes et règles d’importation applicables, y compris les possibilités d’exonération ;
• Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs ;
• Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par La Chaîne de l’Espoir (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.) ;
• Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés, identifier des hôtels de référence et envisager une contractualisation, dans le respect des politiques de La Chaîne de l’Espoir.