L’Institut international de recherche sur les politiques alimentaires (IFPRI) recrute un Coordonnateur administratif à Washington D.C, États-Unis.

 

 

 

 

 

Résumé du poste :

L’unité Marché, commerce et institutions de l’Institut international de recherche sur les politiques alimentaires (IFPRI) recherche un coordinateur administratif I pour fournir un soutien administratif. Il s’agit d’un rendez-vous d’un an, non exempté et renouvelable, situé au siège de l’IFPRI à Washington, DC

Tâches essentielles :

Les tâches et responsabilités spécifiques comprennent, mais sans s’y limiter :

  • Support documentaire : Modifier et/ou transcrire des rapports, des manuscrits et d’autres documents selon les besoins, pour le personnel de l’unité.
  • Coordination logistique du projet : rédaction et suivi des contrats des collaborateurs et des services.
  • Support comptable : Préparer les rapports de frais de déplacement et de terrain. Classez et surveillez les budgets des projets, les dépenses budgétaires approuvées par les collaborateurs et les donateurs, et les contrats de sous-traitance.
  • Organisation des voyages : préparer les demandes d’hôtel et de voyage pour le personnel et les visiteurs, aider à coordonner les demandes de visa, les demandes d’itinéraires et l’émission de billets d’avion et/ou de train, les avances de fonds/honoraires et la préparation des rapports de frais de voyage. Coordonner avec le bureau de voyage et la comptabilité pour le traitement des demandes de voyage.
  • Réunions : Coordonner les arrangements pour l’organisation d’événements spéciaux, y compris les déjeuners, les réunions, les conférences et autres événements de formation. Cette fonction comprendra la réservation de salles, l’organisation du matériel de réunion, les exigences de présentation, la mise en place de téléconférences, la restauration et la prise/enregistrement et/ou la transcription des procès-verbaux des réunions, selon les besoins.
  • Calendrier des rendez-vous et assistance aux visiteurs : gérer la planification des rendez-vous pour les boursiers de recherche à la demande et fournir un soutien logistique aux visiteurs, y compris la réservation du bureau/de l’hôtel, la prise en charge et le retour des clés du bureau, les connexions informatiques, l’étiquette/l’étiquetage du bureau attribué, et arrangement pour sac brun/séminaire/présentation.
  • Prise en charge de la base de données de contacts : maintenir diverses bases de données administratives/d’unité, y compris la liste principale des collaborateurs et des projets, le fichier de contact/d’urgence du personnel et d’autres fichiers principaux.
  • Soutien administratif au personnel détaché : fournir un soutien administratif au personnel détaché, le cas échéant.
  • Assistance par courrier : si nécessaire, gérez le courrier entrant et sortant et surveillez l’inventaire de l’équipement.
  • Effectuer d’autres tâches assignées.

Qualifications requises:

  • Licence; ou diplôme d’associé plus trois ans d’expérience pertinente ; ou diplôme d’études secondaires plus quatre années d’expérience pertinente.
  • Excellentes compétences en anglais oral et écrit.
  • Solides compétences en composition, en grammaire et en relecture avec la capacité de rédiger de la correspondance.
  • Expérience démontrée dans le traitement de questions confidentielles.
  • Expertise démontrée en information financière.
  • Familiarité avec le suivi/la gestion des budgets et des contrats de projet.
  • Compétence démontrée avec les ordinateurs : Expérience avec MS Office, en particulier Microsoft Word, Outlook, Excel et PowerPoint requise.
  • Excellentes compétences en dactylographie requises ; 50-65 mots par minute de préférence.
  • Capacité démontrée à travailler de manière productive au sein d’une équipe multiculturelle.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches et à hiérarchiser le travail de manière responsable avec un minimum de supervision.
  • Capacité démontrée à prêter attention aux détails et à suivre jusqu’à la clôture.
  • Expérience démontrée de travail dans un environnement de travail au rythme rapide.

Qualifications préférées :

  • Maîtrise d’une deuxième langue du système des Nations Unies

Exigences physiques et environnement de travail :

  • L’employé restera assis en position verticale pendant une longue période de temps avec peu d’occasions de bouger/de s’étirer.
  • L’employé soulèvera entre 0 et 10 livres.
  • L’employé doit avoir une acuité visuelle proche pour effectuer des activités telles que : préparer et analyser des données et des chiffres ; transcrire; terminal d’ordinateur de visualisation; lecture approfondie.

Date limite : 26 juin 2023

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